Senior Medewerker Bedrijfsadministratie

BINOQ; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 3,4%

Vakantietoeslag 8%

27 vrije dagen bij fulltime dienst

Personeelskorting in horeca en museumw

Job summary

Museum Panorama Mesdag zoekt op korte termijn een Senior Medewerker Bedrijfsadministratie voor 24 uur per week. Je werkt nauw samen met het Hoofd Bedrijfszaken en verzorgt de financiële administratie, rapportages en jaarwerk.

Een centrale rol in planning en control met aandacht voor procesverbetering en nauwkeurige dossiervorming. Je hebt HBO+ denkniveau met financiële/administratieve achtergrond en ruime ervaring met crediteuren/debiteuren, begrotingen en fiscale aangiftes.

Qualifications

• HBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een financiële/administratieve achtergrond.

Responsibilities

• Administratieve en financiële taken incl. crediteuren- en debiteurenadministratie en facturatie.

Skills

Nauwkeurigheid

Integriteit

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Prioriteiten stellen

Deadlinebewaking

Education

HBO+ werk- en denkniveau

Tools

Excel

Office 365

Exact online

Digitale workflows

Job description

Museum Panorama Mesdag zoekt op korte termijn een Senior Medewerker Bedrijfsadministratie voor 24 uur per week

Ben jij sterk met cijfers, werk je graag gestructureerd en haal je voldoening uit een administratie die tot in de puntjes klopt? Als Senior Medewerker Bedrijfsadministratie vervul je een centrale uitvoerende en coördinerende rol binnen de financiële administratie van het museum. Je bent verantwoordelijk voor een betrouwbare, tijdige en volledige financiële administratie en bent de rechterhand van het Hoofd Bedrijfszaken in de planning- en controlcyclus: begrotingen, periodieke rapportages, jaarwerk, accountantscontrole, budgetbewaking, projectadministratie en financiële analyses. Je legt verbindingen met collega’s binnen het museum om afspraken, gegevensstromen en deadlines goed te bewaken.

Wat ga je doen?

• Financiële administratie en boekhouding. Je verwerkt, controleert en boekt facturen, declaraties, bankmutaties en overige financiële transacties. Je voert de crediteuren- en debiteurenadministratie, inclusief openstaande posten, betalingsvoorstellen en aanmaningen, en verzorgt de facturatie. Je zorgt dat kas-, ticketing- en winkelafdrachten aansluiten op de financiële administratie, voert de deeladministraties en zorgt voor een correcte dossiervorming.
• Planning & control. Je ondersteunt het Hoofd Bedrijfszaken bij begroting, prognoses, budgetbewaking, managementrapportages en tussentijdse financiële overzichten. Je verzamelt, controleert en structureert financiële gegevens, ook voor project- en subsidieverantwoordingen, bereidt analyses, aansluitingen en specificaties voor en signaleert afwijkingen, risico’s en ontbrekende informatie.
• Jaarwerk, accountantscontrole en fiscale verplichtingen. Je bereidt het jaarwerk voor, waaronder het specificeren van balansposten, overlopende posten en projectadministraties, en ondersteunt bij de accountantscontrole. Je verzorgt de btw-aangiftes of bereidt deze voor en bewaakt dat de administratie voldoet aan interne richtlijnen en wet- en regelgeving.
• Personeels- en salarisadministratie. Je ondersteunt bij het verzamelen, controleren en aanleveren van mutaties, urenregistraties, verzuimmeldingen en gegevens voor personeelsdossiers en stemt hierover af met het Hoofd Bedrijfszaken en de externe salarisverwerker.
• Administratieve organisatie, processen en systemen. Je coördineert en bewaakt de dagelijkse uitvoering van de financiële administratie. Je werkt volgens de autorisatie-, inkoop-, factuur-, betaal- en archiveringsprocedures, spreekt collega’s waar nodig aan op tijdige en juiste aanlevering van gegevens en helpt procedures, controles en systemen verder te professionaliseren.
• Samenwerking en dienstverlening. Je onderhoudt contact met afdelingen, budgethouders en medewerkers over facturen, budgetten, projectcodes, declaraties en uren, en met leveranciers, de accountant en de salarisverwerker. Je voorziet collega’s en het Hoofd Bedrijfszaken van tijdige, juiste en bruikbare financiële en administratieve informatie.

Hoe je werkt

Je bent nauwkeurig en zorgvuldig zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen. Je werkt zelfstandig, proactief en hands-on: je ziet wat er nog moet gebeuren en wacht niet af tot iemand daarom vraagt. Als cijfers niet aansluiten, wil je weten waarom. Als een proces slimmer kan, kom je met een voorstel. Ook bij strakke deadlines rond maandafsluiting, btw-aangifte, begroting en jaarwerk blijf je rustig en stel je de juiste prioriteiten.

Je werkt nauw samen met het Hoofd Bedrijfszaken en hebt veel contact met collega’s binnen de organisatie. Je bent dienstverlenend, communicatief en verbindend en spreekt collega’s aan als gegevens te laat of onvolledig zijn. Je bent je daarbij bewust van de vertrouwelijkheid van financiële en personele gegevens en handelt altijd zorgvuldig, integer en discreet.

Wat breng je mee

• HBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een financiële, bedrijfseconomische, administratieve of vergelijkbare achtergrond.
• Minimaal 3–5 jaar ervaring in een vergelijkbare financiële of bedrijfsadministratieve functie; ervaring in de publieke sector is een pré.
• Ruime ervaring met crediteuren- en debiteurenadministratie, facturatie, bankverwerking, btw, kas- en winkelafdrachten, deeladministraties en financiële dossiervorming.
• Ervaring met voorbereidende werkzaamheden voor begrotingen, managementrapportages, budgetbewaking, projectadministratie en financiële analyses.
• Ervaring met het voorbereiden van jaarwerk, balansspecificaties, aansluitingen, accountantscontrole en fiscale aangiftes.
• Ervaring met personeels- en salarisadministratieve ondersteuning is een pre.
• Kennis van administratieve processen, interne controles, autorisatieprocedures, archivering, contractmanagement en procesverbetering.
• Ervaring met financiële systemen; kennis van Exact online is een pre.
• Ervaring met Excel, Office 365 en digitale administratieve workflows.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands.
• Je bent accuraat, integer, zelfstandig, communicatief en praktisch, en goed in het stellen van prioriteiten en bewaken van deadlines.

Wat wij bieden

• Een zelfstandige en verantwoordelijke financiële functie.
• Een brede rol waarin financiële administratie, planning & control en bedrijfsvoering samenkomen.
• Nauwe samenwerking met het Hoofd Bedrijfszaken en veel ruimte om processen verder te professionaliseren.
• Arbeidsvoorwaarden conform de Museum-CAO, schaal 8. Een eindejaarsuitkering van 3,4%, vakantietoeslag van 8%, 27 vrije dagen bij een fulltime dienstverband en personeelskorting in horeca en museumwinkel.

Informatie en sollicitatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Susanne Koekenberg hoofd bedrijfszaken via [e-mail].

Museum Panorama Mesdag onderschrijft de Code Culturele Diversiteit. In geval van gelijke geschiktheid geven wij de voorkeur aan een kandidaat die complementair is aan de (culturele) diversiteit binnen onze organisatie.