Secretaris Public Affairs & Communicatie

Zwolle; Zwolle; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

Pensioenregeling

Ouderschapsverlof

Budget voor thuiswerkplek + laptop + fi

Job summary

Gemeente Zwolle zoekt een Secretaris Public Affairs & Communicatie die de spil is van het Public Affairs netwerk van Regio Zwolle. Je bewaakt voortgang, stuurt op planning en zorgt dat bestuurders en partners tijdig over juiste informatie beschikken.

Je beheert de Public Affairs planning, bereidt overleggen voor, stelt notities en voortgangsrapportages op, en bewaakt samenhang tussen besluiten en ontwikkelingen.

Qualifications

• MBO/HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Ervaring als Public Affairs medewerker, secretaris, projectsecretaris of soortgelijke coilunctie in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je kunt zelfstandig en gestructureerd werken aan complexe dossiers.

Responsibilities

• Je vervult de secretarisrol voor het Public Affairs kernteam en het regionale netwerk.
• Je bereidt overleggen voor, stelt agenda's op en zorgt voor goede voorbereiding van besluit- en bespreekpunten.
• Je bewaakt de planning, signaleert knelpunten en vertaalt afspraken naar concrete acties.
• Je coördineert lobby- en relatieactiviteiten en ondersteunt het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur.

Skills

Public Affairs

Coördinatie

Organisatie

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Job description

Als Secretaris Public Affairs & Communicatie ben jij de spil van het Public Affairs netwerk van Regio Zwolle. Je brengt structuur, bewaakt de voortgang en zorgt dat bestuurders, adviseurs en partners op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. Zo draag je direct bij aan de lobbykracht en ambities van Regio Zwolle.

Over de vacature

Sluitingsdatum 02-11-2026 Uren per week 32 - 36 uur Salaris € 3.246 - € 4.556 Salarisschaal Schaal 8 Opleidingsniveau MBO, HBO, MBO+

Regio Zwolle is een regionale netwerksamenwerking waarin gemeenten, provincies, onderwijs en ondernemers samenwerken aan brede welvaart. Partners houden hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De gezamenlijke koers wordt bepaald binnen de regionale samenwerking en vastgelegd in de Meerjarige Agenda. Het Regio Zwolle Bureau ondersteunt die samenwerking en regisseert het werken aan de gezamenlijke opgaven.

Om de regionale ambities te realiseren is ook samenwerking met het Rijk en Europa nodig. Met Public Affairs brengen we de belangen en ambities van Regio Zwolle onder de aandacht en bouwen we aan relaties om op het juiste moment invloed uit te oefenen op relevante besluitvorming.

Je treedt in dienst bij gemeente Zwolle, maar werkt voor Regio Zwolle. Vanuit het Regio Zwolle Bureau werk je dagelijks samen met partners uit de hele regio. Gemeente Zwolle is werkgever en ondersteunt het Bureau met de bedrijfsvoering.

Het Public Affairs kernteam werkt vanuit de Lobbystrategie Regio Zwolle 2025-2029 en een jaarlijks uitvoeringsplan. De senior Public Affairs adviseurs zijn verantwoordelijk voor de strategische en inhoudelijke advisering. Daarbij werken zij nauw samen met bestuurders, inhoudelijke dossierhouders en Public Affairs professionals van onze partners.

Als Secretaris Public Affairs & Communicatie ben jij de verbindende schakel binnen het Public Affairs kernteam van Regio Zwolle. Je zorgt voor structuur, overzicht en voortgang. Prioriteiten, besluiten en afspraken vertaal je naar een heldere planning en je zorgt dat voor iedereen duidelijk is wat er wanneer nodig is. Je houdt grip op de verschillende dossiers, signaleert knelpunten en afhankelijkheden tijdig en zorgt dat acties worden opgepakt. Daarbij werk je nauw samen met Public Affairs collega’s, dossierhouders, bestuurssecretariaten en andere partners in het regionale netwerk.

Je vervult de secretarisrol voor het Public Affairs kernteam, het regionale Public Affairs Netwerk en verschillende dossiergroepen. Je bereidt overleggen inhoudelijk en procesmatig voor, stelt agenda’s op en zorgt voor een goede voorbereiding van besluit- en bespreekpunten. Afspraken en besluiten leg je helder vast en je bewaakt de opvolging. Ook beheer je de gezamenlijke Public Affairs planning, zodat belangrijke politieke en bestuurlijke momenten op tijd worden vertaald naar concrete acties binnen het team en het netwerk.

Een belangrijk onderdeel van je werk is de voorbereiding van Public Affairs onderwerpen voor het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur van Regio Zwolle. Je coördineert dit proces van begin tot eind en stelt zelfstandig conceptnotities, voortgangsrapportages en andere bestuurlijke stukken op. Daarbij bewaak je de samenhang tussen eerdere besluiten, actuele ontwikkelingen en vervolgstappen. Je stemt intensief af met de senior Public Affairs adviseurs en de bestuurlijke ondersteuning, zodat bestuurders tijdig beschikken over goed voorbereide en bruikbare informatie.

Daarnaast coördineer je lobby- en relatieactiviteiten, zoals werkbezoeken, bestuurlijke gesprekken en bijeenkomsten in Den Haag en Brussel. Je zorgt voor een goede voorbereiding, bewaakt de planning en houdt overzicht op afspraken en beschikbare middelen. Ook pak je zelfstandig deelprojecten op, bijvoorbeeld op het gebied van planning, monitoring, werkprocessen of de organisatie van gezamenlijke Public Affairs trajecten. Vanuit jouw organiserende rol zie je waar het beter kan en lever je een actieve bijdrage aan een professionele uitvoering van de lobbystrategie van Regio Zwolle.

Je bent een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je werkt zelfstandig en gestructureerd, houdt overzicht en zorgt dat afspraken, planningen en acties op koers blijven. Je ziet wat nodig is om processen soepel te laten verlopen, neemt initiatief en wacht niet af wanneer informatie ontbreekt of afspraken dreigen te vertragen. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen verschillende dossiers en weet je hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden.

• je hebt MBO of HBO werk- en denkniveau;
• ervaring als Public Affairs medewerker, secretaris, projectsecretaris of in een vergelijkbare coördinerende functie binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Je bent gewend de voortgang van werkzaamheden te bewaken, knelpunten tijdig te signaleren en verbeterkansen in processen te herkennen en te vertalen naar concrete voorstellen.

Ook beschik je over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Je stelt zelfstandig conceptnotities, voortgangsrapportages en andere bestuurlijke stukken op en brengt informatie uit verschillende bronnen samen tot een helder en samenhangend geheel. Je communiceert gemakkelijk met bestuurders, collega's en samenwerkingspartners en weet wanneer een inhoudelijke of bestuurlijke afweging aan de senior Public Affairs adviseurs of dossierhouders is.

Daarnaast heb je belangstelling voor regionale samenwerking en Public Affairs. Je bent bereid incidenteel te reizen en bent waar nodig buiten reguliere werktijden beschikbaar. Voor werkzaamheden in Brussel kun je je goed redden in het Engels.

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32-36 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuiswerken en werken op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.629 (functieschaal 8 peildatum 1 januari 2027) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind op op deze pagina.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Werk dat de stad voelt

Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad.

Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?

Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad. Lees de verhalen van onze collega's en ontdek waarom zij elke dag met plezier werken voor Zwolle.