Managementassistent

Gemeente Zwolle; Zwolle; Hybrid; EUR 29,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget

Pensioenregeling

Laptop en telefoon van de zaak

Ontwikkelingsbudget

Job summary

Gemeente Zwolle zoekt een flexibele managementassistent die op meerdere secretariaten inzetbaar is. Je beheert agenda’s en mailboxen, coördineert afspraken en ondersteunt bijeenkomsten. Je bewaakt voortgang en draagt bij aan duidelijke communicatie.

Je werkt 32 uur per week hybride in Zwolle. Een jaarcontract met zicht op vast dienstverband, mbo+ werk- en denkniveau worden verwacht, HBO-niveau mogelijk met minder ervaring.

Qualifications

• Beheers complexe agenda’s en mailboxen en stelt prioriteiten.
• Plant en coördineert afspraken en overleggen.
• Verzorgt de communicatie en informatiestromen, zoals uitnodigingen en stukken.
• Organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten.
• Bewaakt actiepunten, besluiten en voortgang.
• Ondersteunt administratieve en organisatorische processen zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Responsibilities

• Beheert complexe agenda’s en mailboxen en stelt prioriteiten.
• Plant en coördineert afspraken en overleggen.
• Verzorgt de communicatie en informatiestromen, zoals uitnodigingen, agenda’s en stukken.
• Organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten.
• Bewaakt actiepunten, besluiten en voortgang.
• Ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Coördinatie

Communicatie

Vergaderingen organiseren

Actiepunten bewaken

Administratieve processen

Education

MBO+ werk- en denkniveau

HBO-niveau mogelijk

Tools

Microsoft Office

Outlook

Teams

Copilot

iBabs

ERPx

Ubeoo

Job description

Je team / afdeling

De afdeling Top-Services bestaat uit managementassistenten, adviseurs facilitaire zaken en medewerkers van de Servicedesk: samen ongeveer 75 mensen. Wij ontzorgen alle afdelingen binnen gemeente Zwolle, zodat zij hun werk optimaal en met nog meer plezier kunnen doen. Dat werkgeluk is merkbaar voor collega’s, partners en inwoners. Voor hen leggen we de lat hoog en maken we het verschil. We zijn gastvrij, zoeken actief de verbinding, werken goed samen en overtreffen verwachtingen.

Dit doe jij

Als managementassistent ben je niet aan één secretariaat verbonden. Je wordt ingezet op meerdere secretariaten tegelijk en springt in waar het nodig is.. De ene keer ondersteun je een secretariaat een paar weken, de andere keer langer: de periode wisselt en verschilt per keer. Juist door jouw flexibiliteit blijven de secretariaten draaien en blijven onze managementteams goed ondersteund.

Je

• beheert complexe agenda’s en mailboxen en stelt prioriteiten;
• plant en coördineert afspraken en overleggen;
• verzorgt de communicatie en informatiestromen, zoals uitnodigingen, agenda’s en stukken;
• organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten;
• bewaakt actiepunten, besluiten en voortgang;
• ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen, zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Dit ben jij

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau en ervaring als managementassistent. Ben je een enthousiaste hbo’er met wat minder werkervaring? Ook dan horen we graag van je. Je krijgt energie van regelen, schakelen en oplossen, en je vindt het juist leuk om steeds op een ander secretariaat aan de slag te gaan. Ook bij drukte blijf je rustig en werk je geconcentreerd door. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden: je brengt de kern van een boodschap helder over en schrijft duidelijke e-mails zonder taalfouten.

Deze functie past bij je als je jezelf herkent in:

• flexibel: je beweegt makkelijk mee met wisselende teams, taken en werkperiodes;
• zelfstandig: je pakt je werk op zonder dat iemand je hoeft aan te sturen;
• verbindend samenwerken: je legt makkelijk contact en werkt prettig samen met steeds andere collega’s;
• omgevingsbewust: je voelt snel aan hoe een team werkt, wat er speelt en wat er nodig is;
• snel nieuwe materie eigen maken: je maakt je nieuwe onderwerpen en werkwijzen vlot eigen.

Verder Breng Je Mee

• je bent digitaal vaardig en werkt makkelijk met Microsoft Office, Outlook, Teams en Copilot;
• kennis van iBabs, ERPx of Ubeoo is een pré.

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

Je Kunt Het Volgende Van Ons Verwachten

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.564 (aanloopschaal 6) en maximaal € 4.065 (functieschaal 7) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je hier (https://www.zwolle.nl/arbeidsvoorwaarden).

Meer weten?

Wil je meer weten over de functie? Mail met Suzan Huisman, teamleider Top-Services: [e-mail] (mailto:[e-mail]).

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Werk dat de stad voelt

Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad.

Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?

Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen (https://www.zwolle.nl/collegas-aan-het-woord) van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.