Secretarieel medewerker bestuurlijke besluitvorming

Driessen; Leeuwarden; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding 15 cent/km (fiets

OV volledig vergoed

28 vakantiedagen per jaar

8% vakantiegeld

Pensioenopbouw vanaf dag 1

Eindejaarsuitkering

Persoonlijk leerplatform en e-learning

Job summary

Driessen in Leeuwarden zoekt een secretarieel medewerker bestuurlijke besluitvorming voor 32 uur per week in een tijdelijke aanstelling van 4 maanden. Je organiseert en bewaakt besluitvormingsprocessen en zorgt voor tijdige verspreiding van stukken.

Je werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris van Sociaal Domein Fryslân, beheert de Lange Termijn Agenda en fungeert als eerste aanspreekpunt voor procedures en planning. Een gedegen organisatorisch instinct en nauwkeurigheid zijn vereist.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en relevante opleiding.
• Meerdere jaren ervaring met secretariële en procesondersteunende werkzaamheden.
• Ervaring in een bestuurlijke omgeving en binnen een gemeentelijke organisatie.
• Ervaring met organiseren en bewaken van complexe planningen en documentenstromen.
• Zeer goede communicatieve vaardigheden en zelfstandig prioriteiten kunnen stellen.

Responsibilities

• Je ondersteunt de ambtelijk secretaris bij de voorbereiding en coördinatie van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
• Je verzamelt, controleert, archiveert en verzendt vergaderstukken.
• Je stelt zelfstandig agenda’s samen en beheert besluiten- en actielijsten.
• Je bewaakt acties, deadlines en besluitvormingsprocessen en signaleert knelpunten op tijd.
• Je beheert en actualiseert de Lange Termijn Agenda (LTA) en vertaalt deze naar verschillende overlegmomenten.
• Je plant vergaderingen, beheert deelnemerslijsten en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over procedures, planning, besluitvormingsroutes en de status van stukken.
• Je ondersteunt het secretariaat tijdens vakantieperiodes en bij afwezigheid van collega’s.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Prioriteiten stellen

Zelfstandigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Wil jij als secretarieel medewerker bestuurlijke besluitvorming in Leeuwarden 18 Friese gemeenten helpen om belangrijke besluiten zorgvuldig voor te bereiden, plannen en op te volgen? Dan is deze functie iets voor jou!

Wat ga je doen?

Als secretarieel medewerker bestuurlijke besluitvorming ondersteun je de ambtelijk secretaris binnen Sociaal Domein Fryslân. Je brengt structuur in overleggen, documenten en afspraken. Zo beschikken bestuurders, managers, beleidsadviseurs en andere betrokkenen op tijd over de juiste informatie.

Een vergadering voorbereiden, een besluitvormingsroute bewaken of een actie onder de aandacht brengen? Jij houdt zicht op de planning en signaleert knelpunten voordat ze de besluitvorming vertragen.

Jouw werkzaamheden:

• Je ondersteunt de ambtelijk secretaris bij de voorbereiding en coördinatie van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
• Je verzamelt, controleert, archiveert en verzendt vergaderstukken.
• Je stelt zelfstandig agenda’s samen en beheert besluiten- en actielijsten.
• Je bewaakt acties, deadlines en besluitvormingsprocessen en signaleert knelpunten op tijd.
• Je beheert en actualiseert de Lange Termijn Agenda (LTA) en vertaalt deze naar verschillende overlegmomenten.
• Je plant vergaderingen, beheert deelnemerslijsten en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over procedures, planning, besluitvormingsroutes en de status van stukken.
• Je ondersteunt het secretariaat tijdens vakantieperiodes en bij afwezigheid van collega’s.

Je werkt 32 uur per week. Het gaat om een tijdelijke functie van 4 maanden.

Wie ben jij?

Als secretarieel medewerker bestuurlijke besluitvorming houd je overzicht wanneer meerdere processen tegelijk lopen. Je werkt nauwkeurig, neemt zelfstandig initiatief en spreekt collega’s aan op afspraken en deadlines. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen verschillende belangen en gesprekspartners.

Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Meerdere jaren aantoonbare ervaring met secretariële en/of procesondersteunende werkzaamheden.
• Meerdere jaren aantoonbare ervaring binnen een bestuurlijke omgeving.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
• Ervaring met het organiseren en bewaken van complexe planningen en documentenstromen.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om zelfstandig prioriteiten testellen.

Waar ga je werken?

Sociaal Domein Fryslân (SDF) ondersteunt de samenwerking van 18 Friese gemeenten binnen de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De gemeenten pakken binnen deze samenwerking onder meer beleidsvoorbereiding, inkoop, contractmanagement en strategische vraagstukken regionaal op.

Je gaat aan de slag in Leeuwarden, binnen het secretariaat van SDF. Hier werk je nauw samen met de ambtelijk secretaris en het management. Samen ondersteunen jullie de bestuurlijke samenwerking tussen de 18 Friese gemeenten en dragen jullie bij aan belangrijke maatschappelijke opgaven rond zorg en ondersteuning.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 3.246 tot € 4.556 (bruto o.b.v. 36 uur per week) / schaal 8 cao gemeenten
• Een reiskostenvergoeding van 15 cent per kilometer als je met de fiets of lopend komt. OV wordt volledig vergoed.
• Je krijgt geen reiskostenvergoeding voor woon/werkverkeer als je komt met de auto/motor/scooter.
• Je bouwt naar rato 28 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.