Secretarieel Medewerker Bestuurlijke Besluitvorming

Gemeente Leeuwarden; Leeuwarden; Hybrid; EUR 37,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Jaarcontract met uitzicht op vast

17,05% Individueel Keuzebudget

Hybride werken mogelijk

Laptop en mobiele telefoon

ABP pensioen

Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden

Korting op verzekeringen

Fitnessabonnement

Professionele en collegiale werkomg

Ruimte voor initiatief

Job summary

Gemeente Leeuwarden zoekt een Secretarieel Medewerker Bestuurlijke Besluitvorming die zorgt voor een soepele voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke besluiten binnen Sociaal Domein Fryslân (SDF).

Je werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris en beheert documentenstromen, agenda's en opvolging van besluiten. Daarnaast bewaak je planningen en anticipeer je op knelpunten in een bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met secretariële en/of procesondersteunende werkzaamheden binnen een bestuurlijke omgeving.
• Bij voorkeur ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
• Ervaring met het organiseren en bewaken van complexe planningen en documentenstromen.
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Het vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.

Responsibilities

• Ondersteunen van de ambtelijk secretaris bij de voorbereiding en coördinatie van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
• Verzamelen, controleren, archiveren en verzenden van vergaderstukken.
• Zelfstandig samenstellen van agenda's en beheren van besluiten- en actielijsten.
• Bewaken van acties, deadlines en besluitvormingsprocessen en tijdig signaleren van knelpunten.
• Beheren en actualiseren van de Lange Termijn Agenda (LTA) en vertalen daarvan naar overlegmomenten.
• Plannen en organiseren van vergaderingen en beheren van deelnemerslijsten.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen over procedures, planning en status van stukken.
• Ondersteunen van het secretariaat tijdens vakantieperiodes en bij afwezigheid van collega's.

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Secretarieel Medewerker Bestuurlijke Besluitvorming

Wil jij bijdragen aan een goed functionerende samenwerking tussen 18 Friese gemeenten binnen het sociaal domein?

Wil jij bijdragen aan een goed functionerende samenwerking tussen 18 Friese gemeenten binnen het sociaal domein? En krijg jij energie van het aanbrengen van structuur, het bewaken van processen en het organiseren van complexe besluitvorming? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou.

Als Secretarieel Medewerker Bestuurlijke Besluitvorming vervul je een belangrijke rol binnen Sociaal Domein Fryslân (SDF). Jij zorgt ervoor dat bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming zorgvuldig wordt voorbereid en uitgevoerd. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en proactieve houding beschikken bestuurders, managers, beleidsadviseurs en andere betrokkenen tijdig over de juiste informatie en verlopen processen volgens planning.

Binnen deze functie ben je de organisatorische spil achter diverse bestuurlijke en ambtelijke overleggen. Je ondersteunt de ambtelijk secretaris en zorgt ervoor dat de documentenstroom, vergadercyclus en opvolging van besluiten soepel verlopen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het ondersteunen van de ambtelijk secretaris bij de voorbereiding en coördinatie van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming.
• Het verzamelen, controleren, archiveren en verzenden van vergaderstukken.
• Het zelfstandig samenstellen van agenda's en het beheren van besluiten- en actielijsten.
• Het bewaken van acties, deadlines en besluitvormingsprocessen en het tijdig signaleren van knelpunten.
• Het beheren en actualiseren van de Lange Termijn Agenda (LTA) en het vertalen daarvan naar de verschillende overlegmomenten.
• Het plannen en organiseren van vergaderingen en het beheren van deelnemerslijsten.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen over procedures, planning, besluitvormingsroutes en de status van stukken.
• Het ondersteunen van het secretariaat tijdens vakantieperiodes en bij afwezigheid van collega's.

In deze rol werk je nauw samen met de ambtelijk secretaris en draag je eraan bij dat besluitvorming zorgvuldig, transparant en volgens afspraak verloopt.

Wie ben jij?

Jij bent een georganiseerde en nauwkeurige professional die overzicht houdt, ook wanneer verschillende processen gelijktijdig lopen. Je voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving en begrijpt het belang van zorgvuldige besluitvorming.

Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en durft collega's aan te spreken op afspraken en deadlines wanneer dat nodig is. Daarnaast schakel je gemakkelijk tussen verschillende belangen en gesprekspartners en zorg je ervoor dat processen blijven doorlopen.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met secretariële en/of procesondersteunende werkzaamheden binnen een bestuurlijke omgeving.
• Bij voorkeur ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
• Ervaring met het organiseren en bewaken van complexe planningen en documentenstromen.
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Het vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.

Waar ga je werken?

Sociaal Domein Fryslân (SDF) ondersteunt de samenwerking van de 18 Friese gemeenten op het gebied van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Vanuit deze samenwerking worden onder meer beleidsvoorbereiding, inkoop, contractmanagement en strategische vraagstukken regionaal opgepakt.

Binnen SDF werken gemeenten samen aan belangrijke maatschappelijke opgaven op het gebied van zorg en ondersteuning. Goede bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming is daarbij essentieel. Als Secretarieel Medewerker Bestuurlijke Besluitvorming lever je hier dagelijks een directe bijdrage aan.

Je komt te werken binnen het secretariaat en werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris, management en verschillende regionale overlegstructuren. Daarmee vervul je een belangrijke rol in het ondersteunen van de samenwerking tussen de Friese gemeenten.

Wat bieden wij?

Wij bieden een salaris van minimaal € 3298,- en maximaal € 4629,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek (functieschaal 8, salaristabel 1 januari 2027, Cao Gemeenten).

De inschaling van deze functie berust op een indicatieve waardering en dient nog definitief gewaardeerd te worden.

Daarnaast bieden wij:

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05%.
• Flexibele werktijden en mogelijkheden om hybride te werken.
• Een laptop en mobiele telefoon.
• Een goede pensioenregeling via ABP.
• Diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Korting op verschillende verzekeringen en een fitnessabonnement.
• Een professionele en collegiale werkomgeving.
• Ruimte voor initiatief, persoonlijke ontwikkeling en eigen ideeën.

Belangstelling?

Reageren kan tot en met woensdag 18 november 2026.

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Jeroen van Leeuwestijn, Manager SDF, via 06-54262205.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Jelte de Jong (Recruiter) via 058 233 6164 / 06 3859 9888 (ook Whatsapp) of [e-mail] .

Wil je meer weten over hoe het werken bij de gemeente eraan toe gaat? Kijk dan eens op www.werkenbijleeuwarden.nl.

Gemeente Leeuwarden wil een inclusieve organisatie zijn en staat open voor kandidaten onafhankelijk van herkomst, religie, leeftijd, beperking, seksuele oriëntatie of gender.

Om in dienst te kunnen treden bij de gemeente Leeuwarden is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Werken bij Leeuwarden; werk wat er toe doet

Locatie: Oldehoofsterkerkhof 2, 8911DH Leeuwarden