Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,33%

Vakantiegeld 8%

Pensioenregeling

Fietsplan

Maandelijkse kantoorlunch

Teamactiviteiten

Job summary

Huisartsenspoedpost Oost-Brabant zoekt een managementassistent die samen met een duo-collega de managers Posten en Triage ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s en mailboxen, organiseert overleggen en zorgt dat vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn.

Je werkt op kantoor, krijgt een vaste duo-collega en maakt notulen. Je bewaakt de opvolging van afspraken en levert structuur bij de secretariaatsdienst, zodat huisartsenzorg snel en effectief kan verlopen.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau; hbo werk- en denkniveau is een pré
• Ervaring in een secretariële of ondersteunende functie, met agenda- en mailboxbeheer
• Ervaring met het organiseren van overleggen en het uitwerken van notulen
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• Ervaring met Microsoft 365 en SharePoint en kennis van Excel

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s en plan afspraken met collega’s, huisartsen en partners
• Beheer mailboxen, herken urgenties en handel vragen af of zet door
• Organiseer overleggen en bijeenkomsten, stem agenda af en zorg dat vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn
• Werk notulen en besluitenlijsten uit, waar nodig met opnames
• Bewak de opvolging van afspraken en actiepunten
• Ondersteun bij documenten, presentaties en correspondentie
• Pacteer acties uit mail van de manager en zorg voor aandacht voor urgente onderwerpen

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Notuleren

Overleggen organiseren

Communicatie

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Excel

Job description

Managementassistent Huisartsenspoedpost Oost-Brabant (16–20 uur)

Een te volle agenda die tóch past, vergaderstukken die op tijd klaarstaan en een manager die dankzij jou goed voorbereid aan tafel zit. Daar word jij blij van. En hoe mooi is het als jouw organisatietalent ook bijdraagt aan zorg die niet kan wachten? Als managementassistent bij Huisartsenspoedpost Oost-Brabant bied jij de ondersteuning waarop onze managers kunnen rekenen.

Over de functie

Als managementassistent ondersteun je samen met je duo-collega de managers Posten en Triage. Agenda- en mailboxbeheer vormen het grootste deel van jouw werk. Daarnaast ondersteun je verschillende overleggroepen, zoals het locatie-managersoverleg en de regioraden met huisartsen.

Je maakt deel uit van het team secretariaat, dat bestaat uit zes collega’s die in drie duo’s werken. Met jouw vaste duo collega verdeel je de werkzaamheden, stem je prioriteiten af en zorg je voor een goede overdracht. Jullie kennen elkaars werk en zijn elkaars back-up bij afwezigheid. Je werkt op kantoor en stemt je werkdagen af met je duo-collega, zodat jullie samen de ondersteuning gedurende de week goed organiseren.

Wat ga je doen

• Je beheert complexe agenda’s en plant afspraken met collega’s, huisartsen en externe samenwerkingspartners
• Je beheert mailboxen, herkent urgenties en handelt vragen af of zet ze door
• Je organiseert overleggen en bijeenkomsten, stemt de agenda af en zorgt dat de vergaderstukken op tijd beschikbaar zijn
• Je werkt notulen en actie- en besluitenlijsten uit, waar nodig aan de hand van een opname
• Je bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten
• Je ondersteunt bij documenten, presentaties en correspondentie
• Acties uit de mail van de manager zelfstandig oppakken, structuur aanbrengen en zorgen dat onderwerpen die aandacht nodig hebben worden opgevolgd.

Het secretariaat is daarnaast back-up voor de receptie en telefoon, incidenteel spring je hiervoor bij.

Wie zoeken wij?

Je organiseert graag, denkt vooruit en werkt zorgvuldig. Ook als de planning verandert, blijf je rustig en stel je de juiste prioriteiten. Je werkt zelfstandig én stemt gemakkelijk af met je duo-collega. Met vertrouwelijke informatie ga je discreet om.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau; hbo werk- en denkniveau is een pré
• Ervaring in een secretariële of ondersteunende functie, met agenda- en mailboxbeheer
• Ervaring met het organiseren van overleggen en het uitwerken van notulen
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
• Ervaring met Microsoft 365 en SharePoint en kennis van Excel

Wat bieden wij jou?

• Een salaris conform de cao Huisartsenzorg, schaal 6: € 3.442 tot € 4.651 bruto per maand op basis van 38 uur
• Een jaarcontract voor 16–20 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband
• 8,33% eindejaarsuitkering, 8% vakantiegeld en een goede pensioenregeling
• Een functie waarin je achter de schermen bijdraagt aan goede huisartsenspoedzorg
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en scholing
• De mogelijkheid om deel te nemen aan ons fietsplan
• Een betrokken team met aandacht voor elkaar, een maandelijkse kantoorlunch en gezamenlijke teamactiviteiten

Over Huisartsenspoedpost Oost-Brabant

Vanuit vijf huisartsenposten en ons triagecentrum in Den Bosch en Eindhoven bieden we huisartsenspoedzorg aan 1,2 miljoen inwoners. In de avonden, nachten, weekenden en op feestdagen staan we klaar voor zorg die niet kan wachten.