Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Nijmegen; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

Stafconvent zoekt een senior secretaresse die een spilfunctie vervult binnen het secretariaat. Je voert secretariële taken uit en werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris, bewaakt agenda’s en zorgt voor een vlotte communicatie binnen het ziekenhuis.

Je bent proactief, accuraat en discreet, gewend aan samenwerken in een team en aanwezig in het ziekenhuis op vaste dagen. Ruimte voor eigen inbreng en initiatief kenmerken deze functie.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau en relevante secretariële ervaring.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Vertrouwelijkheid en discretie zijn vereist.

Responsibilities

• Agendabeheer.
• Notuleren.
• Archiveren.
• Mailbox beheren.
• Intranet site beheren.
• Ondersteuning van collega’s en afstemming met secretaris.

Skills

Communicatief vaardig

Discreet

Proactief

Teamplayer

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

Teams

Intranet

Job description

Functie

Het Stafconvent is een advies- en medezeggenschapsorgaan, waarin de medisch specialisten van alle afdelingen zijn vertegenwoordigd. Als senior secretaresse vervul je een spilfunctie binnen het secretariaat van het Stafconvent.

De dynamiek van het Stafconvent vraagt om een actieve, enthousiaste en betrokken houding. Wij zoeken iemand die van aanpakken weet en zich thuis voelt in deze omgeving waar ruimte is voor eigen inbreng en initiatief. Ben je op zoek naar een boeiende functie van waaruit je ziet en hoort wat er deze organisatie breed in deze organisatie speelt? Dan maken we graag kennis met je!

Door jouw professionele optreden lever je een belangrijke bijdrage aan een optimale dagelijkse gang van zaken binnen het Stafconvent. Je voert diverse secretariële werkzaamheden uit zoals:

• Agendabeheer.
• Notuleren.
• Archiveren.
• Mailbox beheren.
• Intranet site beheren.

Je schakelt daarbij nauw met je directe collega, de ambtelijk secretaris van het Stafconvent, waarmee je een hecht team vormt en regelmatig de werkzaamheden afstemt. Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de zichtbaarheid en vindbaarheid van het Stafconvent. Je bent het aanspreekpunt, verstrekt informatie en verzorgt de voorlichting over het Stafconvent.

Jouw werkplek

Je werkt in de gang waar ook de secretariaten van de andere adviesraden hun werkplek hebben: de OR, de Patiënten Advies Raad en de Verpleegkundige Advies Raad. Jouw regelmatige aanwezigheid in het ziekenhuis is belangrijk, maar sommige werkzaamheden kun je ook thuis verrichten. De dinsdag wordt één van de vaste werkdagen waarop je in het ziekenhuis aanwezig bent, omdat op deze dag de vaste vergaderingen plaatsvinden waar jij zal notuleren.

Het Stafconvent is een advies- en medezeggenschapsorgaan, waarin de medisch specialisten van alle afdelingen zijn vertegenwoordigd. Ziekenhuis breed de kwaliteit van zorg bewaken en verbeteren, dat is het belangrijkste doel van het Stafconvent en dat wordt op verschillende manieren nagestreefd.

Het Stafconvent is een belangrijke bestuurlijke gesprekspartner en geeft de Raad van Bestuur advies over onderwerpen, die verband houden met de kwaliteit en veiligheid van de patiëntenzorg. Tegelijkertijd vervult het Stafconvent een signaalfunctie naar de Raad van Bestuur als de kwaliteit van de zorg in het gedrang dreigt te komen. We bevorderen de samenwerking met en tussen de afdelingen en centra.

Profiel

Je bent de spin in het web, overziet de samenhang van de werkzaamheden en behoudt het overzicht. Je bent in staat om onder druk te werken en daarbij het hoofd koel te houden. Hoofd- en bijzaken kun je goed onderscheiden. Je bent dienstverlenend en weet prioriteiten te stellen. Ook ben je proactief en actiegericht en durf je de tijd te nemen om mee te denken als dat nodig is. Uiteraard werk je accuraat, nauwkeurig, discreet in verband met de vertrouwelijkheid. Bovendien ben je gewend om zelfstandig en in teamverband te functioneren en heb je een flexibele houding.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau en een aantal jaren ervaring in een functie waarbij je organisatorische en ondersteunende werkzaamheden hebt verricht.
• Je kunt goed omgaan met Outlook, Word en Teams en documenten inboeken en archiveren.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je kunt functioneren in een complexe werkomgeving.
• Communicatief vaardig in woord en schrift.
• Je bent representatief.
• Je bent beschikbaar op de dinsdagen. Daarnaast ben je op de 2e dinsdag van de maand ook van 17:00 - 18:15 uur beschikbaar voor het notuleren van een vergadering.

Goed om te weten

• Deze vacature gaat offline zodra we een nieuwe collega hebben gevonden. Wacht dus niet te lang met reageren!
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.