Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Heerlen; On-site; EUR 49,000 - 59,000; Part time

Job summary

zorgjob.nl zoekt een ervaren Secretaresse voor het bestuurlijke secretariaat van een grote zorgorganisatie in Zuid-Limburg. Je beheert de mailboxen, bewaakt de agenda en bereidt bestuurlijke vergaderingen voor met aandacht voor deadlines, vertrouwelijkheid en nauwkeurigheid.

Je werkt zelfstandig, proactief en discreet op directie- of bestuursniveau, met uitstekende digitale vaardigheden en een klantgerichte, professionele houding. De positie is tijdelijk met standplaats Heerlen.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, senior managementassistent of executive assistant.
• Ervaring met ondersteuning van een Raad van Bestuur of directie.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Toegankelijke persoonlijkheid en een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Tact, discretie en organisatiesensitiviteit.
• Nauwkeurigheid en systematische werkwijze.
• Uitstekende digitale vaardigheden (Microsoft Office 365).

Responsibilities

• Mail- en informatiestroom beheren en prioriteren.
• Complexe agenda’s beheren en structureren met aandacht voor prioriteiten.
• Voorbereiding van bestuurlijke overleggen en bijbehorende stukken.
• Actie-, deadline- en opvolgingsbewaking bij de Raad van Bestuur.
• Proactief signaleren van knelpunten en voorstellen doen.
• Professionele, discrete communicatie met interne en externe relaties.
• Vertrouwelijkheid waarborgen en correcte overdracht binnen het secretariaat.

Skills

Agenda beheer

Prioriteiten stellen

Communicatie

Discretie

Documentbeheer

Microsoft Office 365

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Secretaresse Raad van Bestuur (tijdelijke positie)

Jij zorgt voor overzicht waar bestuurlijke dynamiek vraagt om rust, structuur en vooruitdenken.

Met locaties in Heerlen, het Heuvelland en Maastricht en ruim 2.800 medewerkers is deze organisatie een van de grootste ouderenzorgorganisaties van Zuid-Limburg. Vanuit 22 zorgcentra bieden wij wonen, welzijn en zorg aan bewoners. Daarnaast beschikken wij over twee hospices en kunnen cliënten bij Plataan terecht voor geriatrische revalidatie. Onze dienstverlening kenmerkt zich door oprechte aandacht voor de mens achter de zorgvraag.

Wij zijn trots op onze mensgerichte visie en werkwijze. Die inzet wordt bevestigd door het internationaal erkende Planetree Mensgerichte Zorg-certificaat. Bij deze organisatie geloven we dat persoonlijke aandacht, eigenaarschap, samenwerking en gastvrijheid bijdragen aan een omgeving waarin bewoners, cliënten, naasten én medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen.

De Raad van Bestuur van deze organisatie bestaat uit twee bestuurders en is eindverantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van deze organisatie. Het bestuurssecretariaat ondersteunt de Raad van Bestuur in de volle breedte en vormt een cruciale schakel in het bestuurlijk functioneren.

Vanwege een tijdelijke extra capaciteitsbehoefte zoeken wij een ervaren Secretaresse die het bestuurssecretariaat tijdelijk komt versterken.

Als Secretaresse werk je proactief, denkt vooruit en bent continu bezig om processen soepel te laten verlopen.

Jouw werkzaamheden kunnen onder andere bestaan uit:

Mail- en informatiestroom

Je beheert mailboxen actief, ordent en prioriteert informatie en beoordeelt e-mails op urgentie, relevantie en vervolgactie. Je handelt zelfstandig waar mogelijk en zorgt dat informatie bij de juiste persoon terechtkomt.

Agenda- en prioriteitenbeheer

Je beheert en optimaliseert complexe agenda’s, waarbij je rekening houdt met prioriteiten, voorbereidingstijd, reistijd, concentratiemomenten en een logische planning. Je vult agenda’s niet alleen, je brengt er structuur en overzicht in aan.

Voorbereiding van overleggen en stukken

Je zorgt voor een volledige en tijdige voorbereiding van bestuurlijke overleggen. Alle stukken zijn compleet, vindbaar en gekoppeld aan het juiste overleg. Ontbrekende of onduidelijke informatie signaleer je tijdig.

Actie-, deadline- en opvolgingsbewaking

Je bewaakt acties, toezeggingen en deadlines en zorgt voor een goede opvolging, zodat de Raad van Bestuur hier niet zelf achteraan hoeft.

Proactief signaleren en oplossen

Je ziet knelpunten, risico’s en afhankelijkheden vroegtijdig en komt zelfstandig met voorstellen en oplossingen.

Professionele communicatie

Je schakelt soepel met de Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en interne en externe relaties. Je communiceert zakelijk, discreet en effectief, passend bij een bestuurlijke omgeving.

Vertrouwelijkheid en samenwerking

Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en zorgt voor een betrouwbare overdracht binnen het bestuurssecretariaat, zodat werkzaamheden altijd doorgang vinden.

Daarnaast ondersteun je bij documentbeheer, administratieve processen, het organiseren van bijeenkomsten en ontvangsten, en draag je bij aan een professioneel en goed georganiseerd bestuurssecretariaat.

Je bent een ervaren Secretaresse die gewend is te werken op directie- of bestuursniveau. Je houdt overzicht, werkt zelfstandig en bent sterk in het stellen van prioriteiten.

Daarnaast beschik je over:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, senior managementassistent of executive assistent.
• Ervaring met ondersteuning van een Raad van Bestuur of directie.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Toegankelijke persoonlijkheid en een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Tact, discretie en organisatiesensitiviteit.
• Nauwkeurigheid en systematische werkwijze.
• Uitstekende digitale vaardigheden (Microsoft Office 365).

Wij bieden een uitdagende tijdelijke opdracht binnen een professionele en maatschappelijk betrokken organisatie waar jouw expertise direct impact heeft.

• Tijdelijke inzet tot februari of maart 2027 voor bij voorkeur 32 uur per week.
• Standplaats is op ons Dienstencentrum in Heerlen.
• Een zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid.

Afhankelijk van de samenwerkingsvorm bieden wij verschillende mogelijkheden:

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst bij deze organisatie (cao VVT FWG 50, maximaal € 4.822,50 bruto per maand op basis van 36 uur per week).
• Inhuur via een uitzend- of detacheringsbureau.
• Inzet als zelfstandig professional (zzp).

Bij inzet van zelfstandigen en bureaus wordt gewerkt binnen de geldende wet- en regelgeving (waaronder de Wet DBA), waarbij afspraken worden gemaakt die passen bij de aard en duur van de opdracht en gericht zijn op een professionele samenwerking zonder gezagsverhouding in de uitvoering van de werkzaamheden.

Nog andere vragen?

zzp'ers en uitzend- of detacheringsbureaus worden nadrukkelijk uitgenodigd om te reageren.