Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Enschede; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Je komt te werken binnen de Ketencapaciteitsmanagement (KCM) van een van de grootste topklinische ziekenhuizen van Nederland. Als managementassistent ondersteun je de managers en zorg je voor structuur, overzicht en continuïteit, ook achter de schermen.

Je beheert agenda’s, plant afspraken en organiseert overleggen, bereidt voor, notuleert en bewaakt de opvolging. Je werkt met Teams en Outlook en verzorgt diverse secretariële taken om de afdeling soepel te laten draaien.

Qualifications

• Je hebt een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent op mbo+- of hbo-niveau.
• Je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een zorgorganisatie.
• Je werkt zelfstandig en proactief en krijgt energie van organiseren en regelen.
• Je stelt de juiste prioriteiten en behoudt het overzicht, ook bij veel zaken tegelijk.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je communiceert helder en schakelt gemakkelijk met verschillende collega's en gesprekspartners.
• Je bent zeer vaardig met Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
• Je bent tactvol, klantgericht en betrouwbaar en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Kennis van de interne processen en werkwijzen van deze organisatie is een pré.
• Je bent flexibel en speelt soepel in op veranderende plannen en prioriteiten.

Responsibilities

• Je beheert de agenda’s, plant afspraken en organiseert overleggen.
• Je bereidt overleggen zorgvuldig voor, notuleert en bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten.
• Je houdt de regie en attendeert de managers op zaken die aandacht vragen.
• Je toont je flexibel en stressbestendig bij veel verschillende activiteiten op een dag.
• Je denkt mee over efficiëntere werkprocessen en biedt proactieve ondersteuning.

Skills

Directiesecretaresse/managementass.$

Education

Directiesecretaresse/Managementassistent opleiding mbo+/hbo

Tools

Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Dit ga je doen

Als managementassistent binnen Ketencapaciteitsmanagement (KCM) ondersteun je de bedrijfskundig manager en de afdelingsmanager. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit en laat de werkzaamheden achter de schermen soepel verlopen. Zo kunnen de managers zich richten op de inhoud en de ontwikkeling van de afdeling.

Je beheert de agenda’s, plant afspraken en organiseert overleggen. Daarbij stel je de juiste prioriteiten en weet je interne en externe stakeholders makkelijk te benaderen. Je bereidt overleggen zorgvuldig voor, notuleert en bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten. Je houdt de regie en attendeert de managers op zaken die aandacht vragen.

Het gebruik van Teams, Outlook en eventueel andere innovatieve toepassingen voor het uitvoeren van je werk, is voor jou een vanzelfsprekendheid.

Daarnaast verzorg je uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden, zoals het doen van bestellingen en het organiseren van bijeenkomsten. Je schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden en contactpersonen en bewaart ook in een dynamische omgeving het overzicht. Je toont je flexibel en stressbestendig bij veel verschillende activiteiten op een dag en bij ad hoc veranderingen in je dagplanning.

Je denkt mee over hoe werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden georganiseerd en speelt in op wat nodig is, voordat erom wordt gevraagd. Met jouw proactieve houding, gevoel voor verhoudingen en organisatietalent bied je professionele ondersteuning waarop de managers en de afdeling kunnen vertrouwen.

Hier kom je te werken

Je komt te werken binnen de afdeling Ketencapaciteitsmanagement (KCM). Onder KCM vallen deze organisatie Flex, OK- en opnameplanning, het Transferpunt, de avond-, nacht- en weekendhoofden (ANW-hoofden) en Integraal Capaciteitsmanagement (ICM).

KCM richt zich op het optimaal organiseren en benutten van de beschikbare zorgcapaciteit binnen deze organisatie. Door de inzet van onder andere personeel, OK-capaciteit en ziekenhuisbedden integraal te plannen en op elkaar af te stemmen, draagt de afdeling bij aan een doelmatige inzet van deze capaciteit. Dit gebeurt op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Als managementassistent ondersteun je beide managers van KCM en werk je in het hart van een afdeling waar plannen, organiseren en samenwerken centraal staan.

Je komt te werken in een (kleine) kantoortuin waar met de nodige dynamiek (en soms hectiek) wordt samengewerkt.

Dit breng je mee

• Je hebt een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent op mbo+- of hbo-niveau;
• je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een zorgorganisatie;
• je werkt zelfstandig en proactief en krijgt energie van organiseren en regelen;
• je stelt de juiste prioriteiten en behoudt het overzicht, ook als er veel zaken tegelijk spelen;
• je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor detail;
• je communiceert helder en schakelt gemakkelijk met verschillende collega's en gesprekspartners;
• je bent zeer vaardig met Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint;
• je bent tactvol, klantgericht en betrouwbaar en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• kennis van de interne processen en werkwijzen van deze organisatie is een pré;
• je bent flexibel en speelt soepel in op veranderende plannen en prioriteiten. Met jouw gevoel voor humor breng je ook op drukke momenten luchtigheid in de samenwerking;
• je denkt graag mee, ziet wat er nodig is en vindt het vanzelfsprekend om anderen te ontzorgen.

Wil je weten of deze functie bij jou past?

Werken bij deze organisatie

Deze organisatie is één van de grootste topklinische ziekenhuizen van Nederland. Wij bieden vrijwel alle vormen van zorg en zijn een belangrijke spil in de gezondheidszorg van Twente. We werken nauw samen met regionale partners, leiden zorgprofessionals op en doen onderzoek voor de zorg van morgen.

Goede zorg begint bij bevlogen medewerkers. Daarom investeren we in een veilige, inclusieve en inspirerende werkomgeving waarin jij je kunt ontwikkelen en het beste uit jezelf haalt, waar je ook werkt in het ziekenhuis.