Secretaresse stafmanagers

OZG; Scheemda; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Gratis parkeergelegenheid

8,33% vakantietoeslag en 8,33% eindeja

Reiskostenvergoeding

Job summary

Ommelander Ziekenhuis zoekt een professionele secretaresse stafmanagers om de stafmanagers te ondersteunen bij dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda's, bereidt vergaderingen voor en bewaakt acties en deadlines in een dynamische ziekenhuisomgeving.

Je werkt nauw samen met het bestuursbureau en diverse afdelingen, bent discreet met vertrouwelijke informatie en levert zelfstandige, nauwkeurige ondersteuning in een veranderende omgeving.

Qualifications

• Afrondde mbo-opleiding in secretariële/ administratieve richting.
• Relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent.
• Digitale vaardigheden en kennis van Microsoft Office.
• Goede plannings- en organisatietalent; helder en professioneel communiceren.

Responsibilities

• Beheren en organiseren van agenda's en afspraken van de stafmanagers.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen.
• Verzorgen van correspondentie en notulen.
• Bewaken van actiepunten en deadlines.
• Structureren van documenten en informatie.
• Ondersteunen bij projecten en organisatorische werkzaamheden.
• Aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Signaleren van wat er nodig is en zelfstandig oppakken.
• Samenwerken met collega's binnen het bestuursbureau en afdelingen.

Skills

Agenda beheren

Overzicht houden

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-opleiding secretariaat/administratie

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een organisatietalent dat graag overzicht houdt, snel kan schakelen en energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Vind je het leuk om managers professioneel te ondersteunen en ervoor te zorgen dat afspraken, overleggen en acties goed geregeld zijn? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als secretaresse van de stafmanagers bij het Ommelander Ziekenhuis ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt meerdere stafmanagers bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat zij hun werk zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren.

Je werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om een goede combinatie van zelfstandigheid, nauwkeurigheid en gevoel voor prioriteiten. Je houdt agenda's bij, organiseert afspraken en overleggen en bewaakt acties en deadlines. Ook ben je een eerste aanspreekpunt voor collega's en externe contacten.

Tot jouw taken behoren het:

• beheren en organiseren van agenda's en afspraken van de stafmanagers;
• voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• verzorgen van correspondentie, notulen en overige administratieve werkzaamheden;
• bewaken van actiepunten, afspraken en deadlines;
• verzorgen en structureren van documenten en informatie;
• ondersteunen bij projecten en organisatorische werkzaamheden;
• fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• signaleren van wat er nodig is en waar mogelijk zaken zelfstandig oppakken;
• samenwerken met collega's binnen het bestuursbureau en verschillende afdelingen van het ziekenhuis.

Wie zoeken we?

Je bent een enthousiaste en professionele secretaresse die goed kan organiseren en prioriteiten kan stellen. Je werkt zorgvuldig, bent discreet met vertrouwelijke informatie en vindt het prettig om in een omgeving te werken waarin geen dag hetzelfde is.

Wat vragen we van jou?

Je hebt een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.

Daarnaast;

• heb je relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent of vergelijkbare functie;
• ben je digitaal vaardig en heb je goede kennis van Microsoft Office;
• kun je uitstekend plannen, organiseren en overzicht houden;
• communiceer je helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.

Als secretaresse stafmanagers kom je te werken binnen de afdeling Bestuursbureau. Je werkt nauw samen met diverse directe collega’s en hebt de kans je eigen expertise in te zetten in een omgeving van continue verbeteren. Je maakt deel uit van een betrokken team. Het Bestuursbureau wordt aangestuurd door de bestuurssecretaris.

De organisatie

HetOmmelanderZiekenhuis is van betekenis voor patiënten, voor medewerkers en voor de regio. Met ruim 1500 collega’s werken wij dagelijks aan de best mogelijke zorg voor onze patiënten. We doen dat vanuit ons moderne ziekenhuis in Scheemda, midden in het mooie landschap van Noord- en Oost-Groningen. Met de spoedeisende hulp, de (acute) verloskunde en een breed palet aan medisch specialistische basiszorg zijn wij het ziekenhuis voor de regio. We werken daarbij nauw samen met andere zorgaanbieders en onze verwijzers.

HetOmmelanderZiekenhuis is een prachtige organisatie om te werken, is goed bereikbaar en heeft gratis parkeergelegenheid. Ons ziekenhuis zit vol dynamiek. De collegialiteit en de korte lijnen tussen alle medewerkers zorgen voor een gemoedelijke sfeer.

Ons motto: Samen. De beste zorg. Dichtbij.

Wat bieden we jou?

We bieden je een uitdagende functie in een dynamische, innovatieve, professionele en mensgerichte organisatie waar geen dag hetzelfde is. Een functie waarin jij waarde kunt toevoegen aan een maatschappelijke organisatie door jouw kennis en ervaring. Daarnaast heb je bij ons de vrijheid om initiatieven en ideeën in te brengen, zodat we samen kunnen bouwen aan de verdere ontwikkeling van hetOmmelanderZiekenhuis. Het betekent ook werken in een organisatie waar mensen elkaar kennen, bij elkaar betrokken zijn en waar het contactlaagdrempelig is.

Daarnaast:

• ontvang je een overeenkomst voor de duur van een jaar;
• ontvang je een arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week;
• zijn salaris en arbeidsvoorwaarden conform de cao Ziekenhuizen. De functie is ingeschaald in schaal FWG 45 en bedraagt minimaal €3.228,- en maximaal €4.346,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband;
• ontvang je 8,33% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• ontvang je een reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer tot een maximum van 35 kilometer per enkele reis;
• bieden we een uitgebreide MKSA regeling waarin tijd- en geldbronnen uitgeruild kunnen worden tegen verschillende doelen. Denk aan de uitruil van vakbonds-, of sportcontributie, de aanschaf van een fiets, laptop of telefoon en de inrichting van een thuiswerkplek;
• bouw je pensioen op bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn;
• zijn er mogelijkheden om je kennis verder uit te breiden en is er ruimte om te werken aan jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling. Ook zijn er regelmatig leuke initiatieven, waaronder workshops, om jou gezond en vitaal te houden.

Ben je enthousiast geworden?

Welkom bij het Ommelander Ziekenhuis!

We zijn blij dat je er bent, je hebt binnenkort een introductiebijeenkomst.

Meer informatie?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Hanneke Schaafsma, bestuurssecretaris