Secretaresse Afdeling Projecten en Opgaven

Gemeente Groningen; Groningen; Hybrid; EUR 39,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget 17,05%

Hybride werken (incl. thuiswerkverzorg

Pensioen via ABP

Reiskostenvergoeding

Digitale leeromgeving

Jongerenvereniging en personeelsveren

Thuiswerkfaciliteiten

Job summary

Gemeente Groningen zoekt een secretaresse voor de directie Stadsontwikkeling, afdeling Projecten en Opgaven. Je beheert de agenda’s van de teamleider en managers, bereidt vergaderingen voor en registreert notulen. Daarnaast ondersteun je bij verschillende secretariële taken en bewaak je voortgangsafspraken.

Je werkt nauw samen met collega’s en programmasecretariaten. De standplaats is Groningen, met een hybride werkomgeving en ruimte voor flexibiliteit in planning.

Qualifications

• MBO-niveau werk- en denkniveau vereist.
• Secretariële of administratieve werkervaring vereist.
• Flexibel en kunnen werken in een dynamische werkomgeving.
• Initiatief nemen en nauwkeurig in administratieve taken.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van de teamleider Energie Opgaven en managers Gebiedsontwikkeling.
• Ondersteunen bij vergaderingen, notuleren waar nodig, en actielijsten bijhouden.
• Coördineren van interne en externe overleggen en zorgen voor soepele processen.
• Ondersteunen bij diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden.

Skills

MBO niveau

Secretariële ervaring

Administratieve ervaring

Flexibel

Teamplayer

Nauwkeurig

Education

MBO diploma of werk- en denkniveau

Job description

Hier werk je aan mee

De directie Stadsontwikkeling bevindt zich in een fase van groei en verandering. Met veel bevlogenheid werken we aan de ruimtelijke, economische en duurzame ontwikkeling van de zesde stad van Nederland en de omliggende dorpen. Groningen staat voor grote woningbouwopgaven, wil de hoge leefkwaliteit behouden en versterken, en zet stevig in op groen, klimaat en de energietransitie. Daarnaast werken we aan een ongedeelde gemeente waarin iedereen kan meedoen. Samen met kennisinstellingen, grote werkgevers en ondernemers bouwen we aan een toekomstbestendige gemeente. Door de sterke groei van Stadsontwikkeling de afgelopen jaren is er nu meer aandacht en ruimte nodig voor teamontwikkeling, organisatieontwikkeling en een solide bedrijfsvoering.

Hier ga jij je mee bezig houden

Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor de teamleider Energie Opgaven en de managers Gebiedsontwikkeling. Je beheert de agenda’s van de teamleider en de managers en verzorgt de administratieve ondersteuning, waaronder het plannen en coördineren van interne en externe overleggen. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert waar nodig, houdt afspraken- en actielijsten bij en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Daarnaast ondersteun je bij uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden en zorg je ervoor dat processen soepel verlopen.

Je werkt nauw samen met de andere secretaresse van de teamleiders binnen de afdeling Projecten en de programmasecretaris voor de managers Gebiedsontwikkeling. Met hen stem je regelmatig werkzaamheden af, werk je samen aan de voorbereiding en organisatie van overleggen en zorgen jullie gezamenlijk voor een goede ondersteuning. Bij ziekte/vakantie en drukte kan er een beroep op je gedaan worden om bij te springen.

Hier kom je te werken

Je komt te werken binnen de directie Stadsontwikkeling, bij de afdeling Projecten en Opgaven. De afdeling bestaat uit vier teams bestaande uit projectmanagers en projectsecretarissen. Elk team heeft een eigen teamleider. Binnen deze afdeling val je samen met secretaresse en programmasecretaris onder een van deze teams.

Je hebt veel contact met verschillende collega’s, zowel binnen als buiten Stadsontwikkeling. In deze rol ben je betrokken bij diverse activiteiten binnen de afdeling Projecten, waaronder de organisatie van projectbezoeken.

Je standplaats is het Gedempte Zuiderdiep in Groningen.

Hier staan wij voor

Of je nu je handen uit de mouwen steekt voor de mensen van vandaag, of nadenkt over het Groningen van morgen, jouw werk doet ertoe. Hier doe je zinvol werk, met zichtbaar resultaat, voor al onze inwoners. Hier gaan we voor een gezonde omgeving om veilig op te groeien. Een sociale en groene plek waar mensen werken, leven en ondernemen. Een gemeente die vooroploopt in duurzame groei. Hier krijg je alle ruimte. Ruimte om jezelf te zijn, om jezelf uit te dagen. Dat is niet altijd eenvoudig, maar altijd interessant. Want we doen het voor onze inwoners.

Hier herken jij je in

• mbo-werk- en denkniveau;
• secretariëleof administratieve werkervaring;
• flexibel en gewendom te werken in een dynamische werkomgeving;
• zelfstandigen in teamverband kunnen werken;
• jebent proactief, neemt initiatieven en weet je goed uit te drukken;
• jewerkt netjes en hebt oog voor detail;
• talentvoor samenwerken en jehoudthet hoofd koel, ook als het druk wordt.

Hier kun je op rekenen

• afhankelijkvan opleiding en ervaring: een salaris van maximaal € 3.802,- bij een fulltimedienstverband(functioneel schaal 6, medewerker administratief & secretarieel III);
• een jaarcontract met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget van 17,05% bovenop je salaris;
• een werkweek van 36 uur, met de mogelijkheid om ADV op te bouwen en hybride te werken (incl. thuiswerkvergoeding);
• je bouwt pensioen op via ABP, waarbij wij het grootste deel (70%) van de premie betalen;
• een passende reiskostenvergoeding voor woon-werk;
• bekijk hier meer informatie over de arbeidsvoorwaarden en reiskostenregeling;
• een digitale leeromgeving, personeels- en jongerenvereniging en thuiswerkfaciliteiten.

Hier beginnen?

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kun je contact opnemen metDanny Veenstra, Teamleider Projecten en via telefoonnummer: 06-2558 0113.

Een arbeidsvoorwaardengesprek vindt dan plaats op mandag 30 november.

Deze vacature wordt extern geworven waarbij, voorrangs- en interne kandidaten van de gemeente Groningen voorrang hebben.