Sales Operations Specialist

Spacewell International; Arnhem; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonusregeling

Hybride werken 50/50

60% pensioenbijdrage

Thuiswerkvergoeding

Job summary

Spacewell International is een toonaangevende leverancier van software voor smart buildings en facilitaire dienstverlening. Als Sales Operations Specialist zorg je voor een soepele verkoopadministratie en actuele contracten, zodat salesteams gericht kunnen relatieopbouw en groei realiseren.

Je werkt nauw samen met Account Executives, Customer Success Managers en Finance Ops. Je bewaakt offertes, orders en verlengingen, houdt CRM- en contractdata accuraat en levert bijdragen aan continue

Qualifications

• Ruime ervaring met CRM-systemen zoals Salesforce of HubSpot.
• Inzicht in salesprocessen en contractadministratie.
• Zeer hoge nauwkeurigheid en detailgericht werken.

Responsibilities

• Offertes, verkooporders en abonnementsverlengingen opstellen, controleren en verwerken.
• Ondersteuning aan Account Executives en Customer Success Managers bij offertes en orders.
• Verkooporders controleren en goedkeuren met volledige en correcte klantinformatie.
• Contractverlengingen verwerken voor bestaande klanten en partners.
• Upsells, downgrades en contractbeëindigingen zelfstandig verwerken.
• Orderverwerking coördineren met Finance Operations.
• Afstemmen met Hardware Logistics over hardware gebonden trajecten.
• Leads, contracten en documentatie accuraat bijhouden in CRM.
• CRM up-to-date houden en klant/contract/order data correct vastleggen.
• Openstaande inkooporders bespreken en leverdata bevestigen.
• Openstaande orders vóór maandafsluiting verwerken.
• Bijdragen aan verbetering van salesprocessen en datakwaliteit.

Skills

CRM-ervaring

Sales operations

Detailgericht

Communicatieve vaardigheden

Teamgericht

Taal NL/EN

Tools

Salesforce

HubSpot

Job description

Spacewell is een toonaangevende leverancier van software voor smart buildings, werkplekbeheer, facility management en energiemanagement. Onze oplossingen helpen organisaties bij het creëren van flexibele werkomgevingen, het optimaliseren van gebouwbeheer, het efficiënter gebruiken van energie en het nemen van slimmere beslissingen op basis van realtime data. Door mensen, gebouwen en prestaties met elkaar te verbinden, stelt Spacewell klanten in staat om kosten te verlagen, duurzaamheid te verbeteren en een optimale werkplekervaring te creëren.

Ter ondersteuning van onze verdere groei zijn wij op zoek naar een Sales Operations Specialist die structuur, nauwkeurigheid en een servicegerichte instelling meebrengt naar onze commerciële organisatie. In deze rol zorg je ervoor dat onze salesprocessen soepel verlopen, ons CRM en onze contractadministratie altijd actueel zijn en onze salesteams zich volledig kunnen richten op waar zij het beste in zijn: het opbouwen van klantrelaties en het realiseren van groei.

Jouw missie

Als Sales Operations Specialist zorg jij ervoor dat de commerciële motor achter ons salesteam optimaal draait. Je brengt structuur aan in offertes, orders, verlengingen en contractadministratie, zodat iedere stap in het verkoopproces correct, volledig en tijdig wordt verwerkt.

Je werkt nauw samen met Account Executives, Customer Success Managers, Finance Operations, Hardware Logistics en je collega's binnen Sales Operations. Samen zorgen jullie ervoor dat interne processen naadloos op elkaar aansluiten, zodat onze salesteams sneller kunnen werken, klanten optimaal kunnen ondersteunen en bijdragen aan voorspelbare omzetgroei.

Wat ga je doen?

• Opstellen, controleren en verwerken van offertes, verkooporders en abonnementsverlengingen.
• Account Executives en Customer Success Managers ondersteunen bij het opstellen van offertes en het verwerken van orders.
• Verkooporders controleren en goedkeuren, waarbij je erop toeziet dat alle benodigde informatie volledig en correct is.
• Contractverlengingen verwerken voor bestaande klanten en partners.
• Zelfstandig kleinere upsells verwerken, evenals downgrades en contractbeëindigingen van bestaande klanten.
• Verkooporders doorzetten naar Finance Operations en nauw samenwerken om een tijdige en correcte orderverwerking te waarborgen.
• Afstemmen met de afdeling Hardware Logistics over hardwaregerelateerde verkooptrajecten.
• Een correcte administratie bijhouden van leads, contracten en bijbehorende documentatie.
• Het CRM-systeem actueel houden en ervoor zorgen dat klant-, contract- en ordergegevens correct worden vastgelegd.
• Contact onderhouden met klanten om openstaande inkooporders te bespreken, ontbrekende of onjuiste informatie te verduidelijken, leverdata te bevestigen en gemaakte afspraken vast te leggen in het CRM-systeem.
• Ervoor zorgen dat openstaande orders en contractverlengingen vóór de financiële maandafsluiting worden verwerkt.
• Bijdragen aan de continue verbetering van salesprocessen, datakwaliteit en de samenwerking tussen interne teams.

Wat breng je mee?

• Ervaring in een functie binnen Sales Operations, Sales Support, Order Management, Contractadministratie of een vergelijkbare commerciële operationele rol.
• Ruime ervaring met CRM-systemen, zoals Salesforce of HubSpot.
• Inzicht in salesprocessen
• Basiskennis van financiële processen
• Een sterk oog voor detail en het vermogen om nauwkeurig te werken, ook onder tijdsdruk.
• Een gestructureerde en punctuele manier van werken.
• Goede communicatieve vaardigheden
• Een teamgerichte instelling, gecombineerd met de assertiviteit om zaken op te volgen, vragen te stellen en details te verduidelijken waar nodig.
• Een commerciële instelling en een proactieve houding in de ondersteuning van de salesorganisatie.
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, mondeling én schriftelijk.

Waarom werken bij Spacewell?

Je komt terecht bij Spacewell in een dynamische groeifase, waarin slimme gebouwtechnologie, innovatieve werkplekken en duurzaamheid samenkomen. Jouw werk heeft direct invloed op de efficiëntie van onze commerciële organisatie en op de kwaliteit van de klantreis binnen het verkoopproces.

Bij Spacewell maak je deel uit van een internationale werkomgeving waarin eigenaarschap, samenwerking en continue verbetering centraal staan. Je krijgt volop ruimte om initiatief te nemen, processen te optimaliseren en jezelf verder te ontwikkelen binnen een professioneel, nuchter en betrokken team.

Wat bieden wij?

• Een aantrekkelijk salaris dat aansluit bij jouw ervaring en de waarde die je toevoegt.
• Een prestatiegerichte bonusregeling: jouw bijdrage maakt het verschil en dat belonen we.
• 28 vakantiedagen om te ontspannen en op te laden.
• Hybride werken (50/50): de ideale combinatie van samenwerken op kantoor en geconcentreerd werken vanuit huis.
• Een modern en inspirerend kantoor waarin onze eigen oplossingen zichtbaar zijn en waar een fijne teamsfeer centraal staat.
• Een werkgeversbijdrage van 60% aan je pensioen, omdat we ook investeren in jouw toekomst.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een thuiswerkvergoeding, een leasefietsregeling, korting via het programma 'Benefits to Work', gezellige donderdagmiddagborrels, een groot zomerfeest en sfeervolle kerstactiviteiten.