Records Manager

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle sollicitatieafhandeling

Pensioen via StiPP

Geen relatie- of concurrentiebeding

Job summary

All About Work begeleidt de gemeente Rotterdam bij de inrichting van digitale informatiehuishouding via het DIVA-systeem. Je vertaalt complexe vraagstukken naar helder advies en werkt teams door veranderingen heen.

Je bewaakt de vindbaarheid, volledigheid en veiligheid van informatie en ondersteunt de migratie naar DIVA binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. De rol vereist HBO- eindniveau en ervaring met datamigratie en overheidsinstellingen.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf.
• Werkervaring bij een gemeente of overheidsinstantie.

Responsibilities

• Draag bij aan up-to-date informatiebeheer bij Rotterdam en cluster Maatschappelijke Ontwikkeling.
• Begeleid collega’s bij veranderingen in digitale dossiervorming en informatiesystemen.
• Implementeer DIVA en zorg dat informatie vindbaar en veilig is.
• Voer informatieanalyses uit om inzicht te krijgen in de huidige staat van informatiehuishouding.
• Ontwerp ordeningsstructuren conform wet- en regelgeving.
• Ververs bevindingen in een advies en begeleid datamigratie naar DIVA.

Skills

Informatiebeheer

Analytisch denken

Stakeholder communicatie

Projectmatig werken

Education

HBO-opleiding

Informatiebeheer / archiefwetenschappen (Wensen)

Tools

DIVA (Document Management Systeem)

Job description

Over de functie

Als Records Manager DIVA speel je een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Je helpt de organisatie grip te houden op haar informatie en draagt bij aan professionele, toekomstbestendige dossiervorming. In deze opdracht werk je aan de verdere implementatie van het document managementsysteem DIVA en zorg je ervoor dat informatie volledig, vindbaar en veilig is.

Wat ga je doen

• Je draagt bij aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling.
• Je overtuigt collega’s binnen het cluster van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn.
• Je zet de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verder op de kaart en vergroot het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten.
• Je houdt je bezig met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA.
• Je voert informatieanalyses uit, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Je ontwerpt ordeningsstructuren, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Je brengt bevindingen samen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Je begeleidt de datamigratie naar het DMS DIVA.

Over jou

• Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies.
• Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen.
• Je weet gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luistert naar wat er speelt binnen de organisatie en maakt duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen.
• Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en hebt oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren.
• Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.
• Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen.
• Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie;

Wensen

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen;
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem;
• Je hebt werkervaring binnen het sociale domein;
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten;
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid;

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.