Receptionist(e) Office & Management Support

Spie; Utrecht; On-site; EUR 22,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en mobiele telefoon

Pensioenregeling (PMT)

Vakantiedagen & ADV dagen

Aandelenregeling SPIE

Job summary

SPIE Building Solutions zoekt een Receptionist(e) Office & management support die met een gastvrije houding en organisatorische flair dagelijkse office-operaties soepel laat verlopen. Je bent hét gezicht van ons regiosecretariaat, beheert agenda’s, telefoon en mailbox, en ondersteunt management en collega’s in diverse secretariële taken.

Je werkt vier dagen op kantoor in Amsterdam en één dag in Utrecht (32 uur bespreekbaar).

Qualifications

• Minimaal een MBO-diploma, bij voorkeur secretariaat/administratie.
• Ruime ervaring in receptie, administratie of vergelijkbare functies.
• Beschikbaarheid voor 32 of 40 uur per week en werktijden 08:00–16:30.

Responsibilities

• Beheer van agenda's, afspraken en vergaderingen.
• Ondersteuning van management en collega’s bij secretariële taken.
• Ontvangst van bezoekers en klanten met een professioneel welkom.
• Beheer van mailbox en telefoonservice met klantgerichte communicatie.
• Zorg voor structuur en overzicht in dagelijkse werkzaamheden.

Skills

Organisatiekracht

Gastvrijheid

Klantgerichtheid

MS Office

Teamplayer

Education

MBO-opleiding

Tools

MS Office

Job description

Breng je carrière in beweging als

Jij houdt moeiteloos overzicht, ontvangt bezoekers met een glimlach en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Klaar om als Receptionist(e) Office&management support het verschil te maken bij SPIE?

• Utrecht / Utrecht / Amsterdam
• Management & Staf
• 40 uur
• Gebouwen & Utiliteitsbouw
• MBO
• Medior

Dit ga je doen als

Bij SPIE Building Solutions draait alles om slimme technische oplossingen en sterke samenwerking. Als Receptionist(e) Office& management support ben jij een onmisbare schakel binnen ons regiosecretariaat. Je werkt vier dagen per week vanuit ons kantoor in Amsterdam en één dag vanuit Utrecht, maar 32 uur is ook bespreekbaar.

In deze veelzijdige functie combineer je organisatiekracht, secretariële ondersteuning en gastvrijheid. Jij houdt agenda's strak georganiseerd, ondersteunt management en collega's en bent tegelijkertijd hét visitekaartje van onze organisatie. Dankzij jouw inzet ervaren collega's, klanten en bezoekers dagelijks een professionele en gastvrije omgeving.

Samen met je collega's van het regiosecretariaat zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je ondersteunt elkaar, deelt verantwoordelijkheden en pakt kansen om processen slimmer en efficiënter in te richten.

Als Receptionist(e) Office& management support zorg je voor structuur, overzicht en een professionele ontvangst. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie.

• Je beheert agenda's en plant afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Je ondersteunt management en collega's bij uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Je bewaakt acties, afspraken en deadlines en houdt altijd het overzicht.
• Je ontvangt bezoekers en relaties en zorgt voor een warm en professioneel welkom.
• Je verzorgt de telefoonservice en behandelt inkomende gesprekken vriendelijk en klantgericht.
• Je beheert de gezamenlijke mailbox en zet vragen uit bij de juiste collega's.
• Je organiseert vergaderingen, evenementen en bijeenkomsten en regelt alle praktische zaken daaromheen.

Dit is het voor mij

• Een passend salaris dat aansluit bij jouw kennis en ervaring.
• PMT pensioen waarbij SPIE ruim 70% van de premie betaalt.
• 25 vakantiedagen en 13 adv dagen.
• Jaarlijkse winstuitkering.
• Flexibel arbeidsvoorwaardenpakket.
• Mogelijkheid om vakantie en adv dagen te kopen of verkopen.
• Aantrekkelijke regeling voor de aankoop van SPIE aandelen.
• Laptop en mobiele telefoon.
• Volop mogelijkheden voor opleidingen, trainingen en persoonlijke ontwikkeling.
• Een betrokken team binnen een professioneel regiosecretariaat.
• Een afwisselende functie waarin je zichtbaar bijdraagt aan een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving

Bekijk de arbeidsvoorwaarden

Dit is het voor Ronald

Ronald Saarloos werkt inmiddels een aantal jaar als Klantmanager Terminal & Airside bij 4AMS op het KLM-contract en heeft een unieke combinatie van passies die hem naar deze rol hebben geleid.

Voor mij is het werken in een inspirerende omgeving

Lees het verhaal van Ronald

Dit heb je nodig

• Een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of vergelijkbare richting.
• Ervaring in een secretariële, administratieve, receptioniste- of vergelijkbare functie.
• Beschikbaarheid voor 32 of 40 uur per week.
• De bereidheid om te werken van 08.00 tot 16.30 uur.
• Organisatorisch sterk en houdt gemakkelijk meerdere ballen tegelijk in de lucht.
• Gastvrij, servicegericht en representatief.
• Accuraat en zelfstandig, maar werkt ook graag samen.
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Flexibel en stressbestendig.
• Proactief en ziet werk liggen.
• Digitaal vaardig en hebt goede kennis van MS Office.
• Bereid om mee te draaien in de telefoondienst.
• Een echte teamspeler die graag samenwerkt binnen het regiosecretariaat.

Dit is je team

Building Solutions

De naam “Building Solutions” zegt het al, binnen deze divisie van SPIE word je ondergedompeld in de wereld van de gebouwen. In dit team los je beheer- en onderhoudsvraagstukken op. Gebouweigenaren en -beheerders hebben vandaag de dag diverse uitdagingen; van efficiëntieverbetering, kostenbeheersing, wet- en regelgeving tot aan verduurzaming en digitalisering. Jij kan ze helpen. Onze klanten kunnen bij ons terecht met al hun technische behoeften op het gebied van werktuigbouwkunde, elektrotechniek en bouwkunde. Door nauw samen te werken met onze klanten kijken we verder dan alleen de onderhouds- en gebruikersbehoeften van vandaag. Denk jij ook mee in een duurzame en slimme aanpak die bijdraagt aan doelstellingen en ambities richting de toekomst?