Receptionist(e) / Administratief Medewerker

AKD; Amsterdam; On-site; EUR 29,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

27 vakantiedagen en mobiliteitsplan

iPhone, laptop en thuiswerkvoorziening

Goede pensioenregeling

Job summary

AKD zoekt een General Support & Hospitality collega in Amsterdam. Je bent het visitekaartje, ontvangt bezoekers en zorgt voor een tiptop ontvangstruimte en vergaderzalen. Daarnaast voer je administratieve taken uit voor secretaresses en ondersteun je collega’s.

De functie vereist gastvrijheid, proactief handelen, en sterke organisatie- en communicatieve vaardigheden. Werktijden zijn fulltime (40 uur) met ruimte voor samenwerking en flexibiliteit.

Qualifications

• Goede kennis van Nederlands en basis Engels.

Responsibilities

• Ondersteuning bieden aan alle kantoormedewerkers en zorgen voor gastvrijheidsbeleving.

Skills

Gastvrijheid

Proactief

Communicatie

Nederlands

Engels

MS Office

MS Teams

Tools

Outlook

PowerPoint

Word

Microsoft 365

Job description

Position

AKD is een full-service Benelux-kantoor met ruim 550 advocaten, fiscalisten, notarissen en supportmedewerkers in Amsterdam, Breda, Brussel, Eindhoven, Rotterdam en Luxemburg. Hoewel AKD een groot kantoor is, kenmerkt het zich door betrokkenheid en ondernemerschap.

Weet jij altijd een lach op ieders gezicht te toveren en haal je er voldoening uit om zaken tot in de puntjes te regelen? In Amsterdam hebben wij ruimte voor een nieuwe General Support & Hospitality collega.

Om ons team te versterken ga je samen met je ervaren collega’s werken voor ongeveer 16 vakgroep juridische assistenten en 80 advocaten, notarissen, fiscalisten. Met de functie van Assistent General Support & Hospitality, heb je twee petten op. Aan de ene kant ben je het visitekaartje van ons kantoor, ontvang je onze bezoekers en zorg je ervoor dat de ontvangstruimte en vergaderzalen altijd tiptop in orde zijn. De andere kant van de functie houdt in dat je verschillende administratieve werkzaamheden uit handen neemt van onze juridische secretaresses. Je ontzorgt jouw collega’s, zodat zij zich kunnen richten op andere werkzaamheden van hun functie.

We zijn op zoek naar iemand met passie voor gastvrijheid, gedreven is om mensen te ontzorgen en er lol in heeft om administratieve werkzaamheden uit te voeren. Ben jij dat? Lees dan vooral nog verder!

Wat ga je doen?

In De Hospitality Rol Vragen We Je

• Faciliterende en representatieve ondersteuning te bieden aan alle collega’s van kantoor
• Zorg te dragen voor ons vergadercentrum en de daarbij horende catering en AV/ICT opstelling
• Cliënten te ontvangen en te zorgen voor een optimale gastvrijheidsbeleving
• Te assisteren bij seminars, events, workshops en bijeenkomsten

In De General Support Rol Vragen We Van Je

• Secretariële en administratieve ondersteuning te bieden aan alle collega’s van kantoor. Denk hierbij aan het uitvoeren van kopieer-opdrachten, uitprinten van documenten, dossiers inbinden, etc.

Job Requirements

Hoe ziet onze ideale kandidaat eruit?

In de hospitality rol. Jij…

• Hebt een positieve houding en het vermogen om eigenaarschap en verantwoordelijkheid te nemen over de uit te voeren taken. Je neemt initiatief en zorgt dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt om te kunnen excelleren
• Anticipeert op complexe of uitdagende vergaderingen door vooruit te plannen en alert te zijn op details
• Houdt het hoofd koel, ook als het om je heen hectisch is
• Communiceert effectief en op een professionele manier met alle niveaus binnen de organisatie. Hiervoor beschik je over uitstekende Nederlandse en goede Engelse taalvaardigheden
• Bent 32 – 40 uur per week beschikbaar.
• Bent een kei in MS Office (Outlook, PowerPoint, Word) en Microsoft 365. Kennis van MS Teams is een pré
• Functioneert goed in een omgeving waar snel geschakeld wordt en waar hoge kwaliteit nagestreefd wordt
• Signaleert mogelijkheden ter verhoging van het dienstverleningsniveau
• Je hebt of bent bereid om een BHV training te volgen

In de General Support rol (aanvullend op bovenstaande punten). Jij…

• Zorgt voor een tijdige administratie en voortgangsbewaking van deadlines en afspraken en anticipeert op mogelijke knelpunten in de voortgang van taken.
• Maakt foutloze planningen en wordt eigenlijk nooit betrapt op een taal- of spelfout

Wat bieden wij jou?

Een afwisselende rol binnen een ambitieus en collegiaal team met een salaris dat past bij jouw ervaring (bandbreedte: € 2.587 - € 3.346 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (40 uur per week), aangevuld met goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:

• 27 vakantiedagen en een uitgebreid mobiliteitsplan
• iPhone, laptop en thuiswerkvoorzieningen
• Een goede pensioenregeling

Een uitgebreide pre-employmentscreening maakt onderdeel uit van onze (selectie)procedure.

Diversiteit en inclusiviteit

AKD is een kantoor dat veel waarde hecht aan diversiteit en inclusie en vinden het belangrijk om onze talenten te laten groeien.