Receptionist(e)

Secretary Plus Nederland; Nieuwegein; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Part time

Job summary

Secretary Plus Nederland zoekt een enthousiaste receptionist(e) die bezoekers, collega's en leveranciers welkom heet en het kantoor netjes en overzichtelijk houdt.

Je beheert de receptie, beantwoordt inkomende telefoongesprekken, regelt post en ondersteunt bij vergaderingen en bij evenementen, inclusief voorbereiding van vergaderruimtes.

Met minimaal een mbo-niveau, 32 uur per week in de regio Utrecht, toon je proactieve service en behoud je rust en overzicht in een drukke werkomgeving.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring in frontoffice of administratieve rol.
• Gastvrije en servicegerichte houding met professionaliteit.
• Goede communicatie met bezoekers, collega's en leveranciers.

Responsibilities

• Bezoekers en leveranciers ontvangen en receptie beheren.
• Telefoongesprekken afhandelen en doorverbinden.
• Postverwerking verzorgen en gegevens actueel houden.
• Kantoor- en receptievoorraad beheren en bestellingen plaatsen.
• Ondersteunen bij vergaderingen en evenementen, inclusief vergaderruimtes.
• Contact houden met leveranciers en facilitaire zaken coördineren.

Skills

Gastvrije houding

Servicegericht

Communicatieve vaardigheden

Education

Mbo werk- en denkniveau

Job description

Als receptionist(e) ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, collega's en leveranciers. Je zorgt voor een warm welkom, houdt overzicht en ondersteunt bij allerlei facilitaire en organisatorische werkzaamheden. Dankzij jouw inzet blijft het kantoor soepel draaien.

• Je ontvangt bezoekers, beheert de receptie en beantwoordt inkomende telefoongesprekken.
• Je verzorgt de postverwerking en houdt relatie- en administratieve gegevens zorgvuldig actueel.
• Je beheert kantoor- en facilitaire voorraden en verzorgt bestellingen van food- en non-foodartikelen.
• Je ondersteunt bij vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen, inclusief de voorbereiding van vergaderruimtes en presentatiemiddelen.
• Je onderhoudt contact met leveranciers en stemt facilitaire zaken af waar nodig.
• Je zorgt samen met collega's voor een representatieve, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.

Kortom: je bent de onmisbare spil van het kantoor die overzicht houdt, kansen ziet en graag een stap extra zet om collega's en bezoekers te ontzorgen.

Jij bent iemand die energie krijgt van contact met mensen en graag het verschil maakt voor collega's en bezoekers. Gastvrijheid zit in jouw natuur en je vindt het leuk om zaken te regelen voordat iemand erom hoeft te vragen. Je houdt overzicht, kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en blijft rustig wanneer de dag anders loopt dan gepland.

Daarnaast werk je nauwkeurig, communiceer je gemakkelijk met verschillende mensen en voel je je thuis in een ondersteunende rol waarin service centraal staat. Je neemt initiatief, denkt mee over verbeteringen en draagt graag bij aan een prettige werksfeer. Wat we graag terugzien:

• Mbo werk- en denkniveau
• Een gastvrije, representatieve en servicegerichte houding
• Minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie zoals front office medewerker of administratief medewerker
• Een proactieve en georganiseerde manier van werken
• Goede communicatieve vaardigheden in contact met bezoekers, collega's en leveranciers
• Beschikbaarheid voor 32 uur per week en woonachtig in de regio Utrecht