Projectsecretaris (Spoeduitvraag)

All About Work; Schiedam; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle terugkoppeling

Pensioen via StiPP

Geen relatie- of concurrentiebeding

Job summary

All About Work zoekt een projectsecretaris die de directeur Gebiedsontwikkeling ondersteunt. Je beheert agenda’s, verwerkt e-mails en bereidt documenten voor, met aandacht voor deadlines en acties.

Je signaleert proactief wat er speelt en werkt nauw samen met het team van ongeveer 50 personen. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en beschikt over HBO-niveau, uitstekende Nederlands taalvaardigheid (C1) en minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• HBO-niveau opleiding.
• Minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris.
• Bekend met Outlook, Word en Teams; projectmatig werken.
• Goed gevoel voor verhoudingen tussen politiek, ambtelijke organisatie en partners.

Responsibilities

• Beheer agenda’s en e-mail en plant afspraken.
• Neem de agenda door met de directeur Gebiedsontwikkeling.
• Zet documenten klaar voor de directeur Gebiedsontwikkeling.
• Prioriteert en ordent e-mails en acties.
• Beantwoordt vragen over projecten.
• Legt actiepunten vast van overleggen waarvoor je verantwoordelijk bent.
• Archiveert stukken en rappelleert waar nodig op acties.
• Signaleert en communiceert proactief over zaken die de projectdirecteur en organisatie moeten plannen.
• Denkt mee over verbeteringen in werkprocessen en houdt ontwikkelingen bij.
• Bewakt afspraken, acties en deadlines en zorgt voor voorbereiding en verslaglegging van overleggen.
• Houdt relevante projectinformatie en documentatie gestructureerd en actueel.

Skills

Dienstverlenend

Stressbestendig

Oplossingsgericht

Proactief

Accuraat

Goed samenwerken

Representatief

Education

HBO-niveau

Tools

Outlook

Word

Teams

Job description

Over de functie

Als projectsecretaris ondersteun je de directeur Gebiedsontwikkeling in een dynamische omgeving en zorg je dat alles op secretarieel en organisatorisch vlak soepel verloopt. Je bent een belangrijke schakel binnen de gebiedsontwikkeling en helpt mee om projecten goed voorbereid, gestructureerd en voortvarend uit te voeren. Daarbij ontzorg je niet alleen in de dagelijkse praktijk, maar denk je ook vooruit en signaleer je tijdig wat aandacht vraagt. Je werkt nauw samen met de directeur Gebiedsontwikkeling en andere teamleden binnen een team van ongeveer 50 personen. Je levert daarnaast een inhoudelijke bijdrage aan de uitvoering van projecten en advisering over de voortgang ervan.

Wat ga je doen

• Je beheert agenda’s en e-mail en plant afspraken in.
• Je neemt de agenda door met de directeur Gebiedsontwikkeling.
• Je zet de juiste documenten klaar voor de directeur Gebiedsontwikkeling.
• Je prioriteert en ordent e-mails en acties.
• Je beantwoordt vragen over projecten.
• Je legt actiepunten vast van overleggen waarvoor je verantwoordelijk bent.
• Je archiveert stukken en rappellert waar nodig op acties.
• Je signaleert en communiceert proactief over zaken waar de projectdirecteur, directe collega’s en de organisatie van op de hoogte moeten zijn.
• Je denkt mee over verbeteringen in werkprocessen en houdt ontwikkelingen op het eigen vakgebied bij.
• Je bewaakt afspraken, acties en deadlines en zorgt voor een goede voorbereiding en verslaglegging van overleggen.
• Je houdt relevante projectinformatie en documentatie gestructureerd en actueel.

Over jou

• Je bent flexibel, servicegericht en vindt ontzorgen vanzelfsprekend.
• Je werkt graag in een politiek-bestuurlijke omgeving met veel interne en externe contacten.
• Je bent een stevige organisator die overzicht houdt en vooruitdenkt.
• Je levert graag een actieve bijdrage aan gebiedsontwikkeling en projectondersteuning op de lange termijn.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt aantoonbaar opleidingsniveau op hbo-niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris.
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams en bent bekend met projectmatig werken.
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen tussen politiek, ambtelijke organisatie en samenwerkende partners.

Wensen

• Je hebt bij voorkeur ervaring als projectsecretaris bij gebiedsontwikkeling in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je verricht je werkzaamheden bij voorkeur grotendeels op kantoor op meerdere locaties.

Competenties

• Je bent dienstverlenend.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent oplossingsgericht.
• Je bent proactief.
• Je werkt accuraat.
• Je kunt goed samenwerken.
• Je bent representatief.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.