Projectsecretaresse

Federatie Medisch Specialisten; Utrecht; Hybrid; EUR 30,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Leasefietsregeling

Studiekostenregeling

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

28 vakantiedagen

Job summary

Federatie Medisch Specialisten zoekt een proactieve en enthousiaste medewerker voor 32–36 uur per week. Je verzorgt secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van projecten en bent aanspreekpunt voor adviseurs.

Je werkt in een professionele, nog steeds informele omgeving met een focus op samenwerking. Het team van zes collega’s biedt een moderne hybride werkomgeving met ruimte voor jouw ontwikkeling, een arbeidsvoorwaardenpakket en voldoende mogelijkheden om projecten

Qualifications

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
• Een servicegerichte en flexibele houding.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Ervaring met Microsoft Office.

Responsibilities

• Coördineren en behandelen van binnenkomende vragen, telefoontjes, e-mails en overige correspondentie.
• Ondersteunen van projectleiders en projectteams bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten.
• Organiseren en faciliteren van trainingen, bijeenkomsten en andere activiteiten; zorgen voor een goede voorbereiding en uitvoering.
• Opstellen en verzorgen van correspondentie en redigeren van (project)teksten binnen de huisstijl.
• Zorgvuldig verwerken en bijhouden van projectdocumentatie en overzichten in administratieve systemen.
• Signaleren van mogelijkheden om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten en door collega’s gerealiseerde verbeteringen doorvoeren.
• Bijdragen aan een prettige, professionele en goed georganiseerde werkomgeving waarin samenwerking centraal staat.

Skills

Klantgericht

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Microsoft Office

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft Office

Job description

Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een proactieve, energieke en enthousiaste

(32-36 uur per week)

Kun je moeiteloos schakelen tussen verschillende projecten, afspraken en deadlines? Krijg jij energie van het tot in de puntjes (administratief) ondersteunen van projecten?

Jouw missie

In een team van zes collega’s voer je uiteenlopende werkzaamheden uit. Je verzorgt de secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van projecten, je bent aanspreekpunt voor de adviseurs en je ondersteunt je collega’s binnen je team.

Dat doe je onder andere door het:

• Coördineren en behandelen van binnenkomende vragen, telefoontjes, e-mails en overige correspondentie;
• Ondersteunen van projectleiders en projectteams bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten;
• Organiseren en faciliteren van trainingen, bijeenkomsten en andere activiteiten, waarbij je zorgt dat alles van voorbereiding tot uitvoering goed geregeld is;
• Opstellen en verzorgen van correspondentie op basis van beknopte aanwijzingen en redigeren van (project)teksten, passend binnen de huisstijl en met aandacht voor correct Nederlands;
• Zorgvuldig verwerken en bijhouden van projectdocumentatie en het opstellen en actueel houden van relevante overzichten in de administratieve systemen;
• Signaleren van mogelijkheden om werkprocessen slimmer, efficiënter en effectiever in te richten en hierin samen met collega’s verbeteringen realiseren;
• Bijdragen aan een prettige, professionele en goed georganiseerde werkomgeving waarin samenwerking en teamwork centraal staan.

Wie zijn wij

Het Kennisinstituut van de Federatie Medisch Specialisten is een jonge organisatie die zijn expertise inzet voor kwaliteitsverbetering van de medisch specialistische zorg in Nederland. Als Kennisinstituut helpen wij ruim 26.000 toegewijde dokters in ziekenhuizen en instellingen dit waar te maken zodat 18 miljoen Nederlanders kunnen rekenen op de beste zorg ter wereld.

In het Kennisinstituut, bestaande uit bijna 100 professionals, komen wetenschap, beleid en praktijk samen. Vanuit deze brede basis kunnen wij de wetenschappelijke verenigingen van medisch specialisten adviseren en begeleiden bij het opzetten en uitvoeren van kwaliteitsbeleid en het ontwikkelen van bijbehorende instrumenten zoals richtlijnen, kwaliteitsvisitatie, kwaliteitsmeting en keuzehulpen.

Dit breng je mee

Voor deze functie zoeken wij een ervaren, zelfstandige, proactieve en sociale collega. Je bent zorgvuldig en klantgericht en kunt je werk goed organiseren. Je werkt efficiënt en houdt het overzicht als je veel tussen werkzaamheden moet schakelen. Verder vragen wij het volgende:

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• Een servicegerichte en flexibele houding;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift;
• Ervaring met onder andere Microsoft Office.

Wij bieden jou

Een moderne hybride werkomgeving met ruimte voor eigen invulling van een goede werk-privé balans en een prettige, informele omgeving waarin veel aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Bovendien mag je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.700,- en € 4.153,- per maand op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een eindejaarsuitkering, vakantietoeslag en een werkgeversbijdrage in de ziektekosten;
• 28 vakantiedagen en de mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen;
• Een reiskosten- en thuiswerkvergoeding.

Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je vitaal blijft en jezelf kunt ontwikkelen. Daarom bieden we regelingen aan zoals een leasefietsregeling en studiekostenregeling.

Voor informatie over de functie kun je terecht bij Debby Tennekes, teamleider secretariaat, bereikbaar op 06 83 24 26 29 ([e-mail]) of bij Margreet Pols, adjunct-directeur, tel [phone] ([e-mail]).

De eerste gespreksronde zal plaatsvinden tussen 24 en 28 september, dus houd hier vast rekening mee in je agenda.