Projectondersteuner / PMO

BlueTrail; Netherlands; Hybrid; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Job summary

Zuid-Holland Bereikbaar (ZHB) zoekt een Projectondersteuner die als verbindende schakel achter de schermen overzicht houdt, afspraken bewaakt en projectleiders en teams goed voorbereid laat werken.

Je beheert projectadministratie, actielijsten en documenten in Microsoft Teams en SharePoint, plant bijeenkomsten en meldt knelpunten tijdig. Een HBO-werk- en denkniveau, ervaring in een projectmatige omgeving en goede communicatieve vaardigheden zijn vereist.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen een projectmatige omgeving.
• Basiskennis van projectmatig werken.
• Ervaring met digitale werkomgevingen zoals Microsoft Teams en SharePoint.
• Goede communicatieve vaardigheden en duidelijk schriftelijk vastleggen van afspraken en besluiten.
• Teamplayer, nauwkeurig, hulpvaardig en goed in plannen en organiseren.
• Initiatief nemen, overzicht houden en knelpunten signaleren.

Responsibilities

• Je ondersteunt projectleiders bij de uitvoering van projectplannen en bent een praktische sparringpartner.
• Je bewaakt voortgang, acties, deadlines en op te leveren resultaten en signaleert openstaande acties bij collega's.
• Je beheert de projectadministratie, actielijsten en besluiten en zorgt voor correcte documentatie en archivering in Teams en SharePoint.
• Je plant en organiseert projectoverleggen en bijeenkomsten, waaronder PSU's, PFU's, risicosessies en evaluaties.
• Je ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van projectplanningen en niet-financiële voortgangsoverzichten.
• Je stelt verslagen en actielijsten op met Copilot en controleert deze op juistheid en volledigheid.
• Je verzorgt communicatie met projectteams en stakeholders en zorgt dat informatie tijdig op de juiste plek terechtkomt.
• Je ziet toe op interne processen, signaleert afwijkingen en bespreekt deze met de projectleider.

Skills

HBO werk- en denkniveau

Teamplayer

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig

Education

HBO niveau

Tools

Microsoft Teams

SharePoint

Job description

Over Zuid-Holland Bereikbaar

Werken aan de bereikbaarheid van één van de drukste regio's van Nederland. Dat is wat ze bij Zuid-Holland Bereikbaar doen. Zuid-Holland Bereikbaar (ZHB) brengt overheden, vervoerders en infrapartners samen om Zuid-Holland in beweging te houden. Met onder andere het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, de gemeenten Den Haag en Rotterdam, Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam, ProRail en de Drechtsteden werken ze dagelijks aan slimme oplossingen voor mobiliteit en bereikbaarheid. Bij ZHB werken ongeveer 100 professionals met uiteenlopende achtergronden en expertisegebieden. Het is een organisatie met korte lijnen, veel ruimte voor eigen initiatief en een informele werksfeer. Collega's weten elkaar gemakkelijk te vinden, helpen elkaar verder en werken met veel enthousiasme aan gezamenlijke doelen. De betrokkenheid is groot, net als de vrijheid om je werk op jouw manier vorm te geven. Werken bij ZHB betekent werken in een dynamische omgeving waar samenwerking, vertrouwen en plezier hand in hand gaan. Klein genoeg om iedereen te kennen, groot genoeg om écht impact te maken.

Breng jij structuur in onze projecten?

Bij Zuid-Holland Bereikbaar werken we dagelijks aan projecten die de regio bereikbaar houden. Als Projectondersteuner ben jij de verbindende schakel achter de schermen: je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat projectleiders en projectteams goed voorbereid verder kunnen. Met jouw nauwkeurigheid en proactieve aanpak help je projecten soepel en volgens planning te verlopen.

Als Projectondersteuner zorg je ervoor dat projecten gestructureerd en efficiënt verlopen. Je ondersteunt projectleiders en projectteams administratief, organisatorisch en procesmatig. Je houdt zicht op de voortgang, deadlines, acties en documentatie en trekt tijdig aan de bel wanneer iets dreigt vast te lopen. Je valt rechtstreeks onder de Coördinator Projectenportfolio.

Dit ga je doen

• Je ondersteunt projectleiders bij de uitvoering van projectplannen en bent een praktische sparringpartner.
• Je bewaakt de voortgang, acties, deadlines en op te leveren resultaten en spreekt collega's proactief aan op openstaande acties.
• Je beheert de projectadministratie, actielijsten en besluiten en zorgt voor correcte documentatie, archivering en versiebeheer in Microsoft Teams en SharePoint.
• Je plant en organiseert projectoverleggen en bijeenkomsten, waaronder PSU's, PFU's, risicosessies en evaluaties.
• Je ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van projectplanningen en niet-financiële voortgangsoverzichten.
• Je stelt met behulp van Copilot verslagen en actielijsten op en controleert deze kritisch op juistheid en volledigheid.
• Je verzorgt de communicatie met projectteams en stakeholders en zorgt dat informatie tijdig op de juiste plek terechtkomt.
• Je ziet toe op het volgen van interne processen, signaleert afwijkingen en bespreekt deze met de projectleider.

Dit breng je mee

• Hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen een projectmatige omgeving.
• Basiskennis van projectmatig werken.
• Ervaring met digitale werkomgevingen, zoals Microsoft Teams en SharePoint.
• Je communiceert helder en kunt afspraken, acties en besluiten zorgvuldig vastleggen.
• Je bent een teamplayer, nauwkeurig, hulpvaardig en sterk in plannen en organiseren.
• Je neemt initiatief, houdt overzicht en signaleert knelpunten voordat deze problemen worden.

Goed om te weten

• Je werkt in ieder geval maandag of dinsdag deels op kantoor, naast station Schiedam Centrum, en deels thuis.
• Je komt terecht in een betrokken team dat nog volop in ontwikkeling is.