Projectondersteuner Opvang - Gemeente Heemstede

Incipias B.V.; Heemstede; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Part time

Job summary

Incipias B.V. zoekt voor de Gemeente Heemstede een Projectondersteuner Opvang die als spil fungeert voor het projectteam Opvang en de werkgroep Wonen en Zorg ondersteunt. Je beheert agendas, coördineert vergaderingen en bewaakt deadlines en actiepunten.

Je werkt zelfstandig, hebt aantoonbare ervaring in overheidsomgevingen en kunt effectief communiceren met interne en externe partijen. Doorgroeimogelijkheden en een betrokken werkomgeving bij de Gemeente Heemstede worden geboden.

Qualifications

• Ervaring met project- of managementondersteuning, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Uitstekende plannings- en organisatievaardigheden, prioriteren.
• Sterk in notuleren en vastleggen van afspraken en besluiten.
• Communicatief vaardig en schakelt met verschillende collega's en externe partijen.
• Zelfstandigheid en initiatief bij drukke workload.
• Ervaring met Microsoft Office en Microsoft Teams; Mozard of een vergelijkbaar systeem is een pré.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Coördineren van vergadermomenten met interne en externe partners.
• Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten.
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda's en verzamelen van stukken.
• Notuleren van overleggen en uitwerken van actie- en besluitenlijsten.
• Zorgen dat afspraken worden opgevolgd en tijdig informatie beschikbaar is.
• Regelen van locaties, catering, bezoekersontvangst en praktische voorzieningen.
• Ondersteunen bij bewonersavonden, informatiebijeenkomsten en participatiemomenten.
• Beheren en archiveren van projectdocumentatie.
• Verwerken van bestuurlijke stukken in Mozard of vergelijkbaar systeem.
• Beheren van mailboxen, correspondentie en andere administratieve werkzaamheden.
• Signaleren waar ondersteuning nodig is en zaken zelfstandig oppakken.

Skills

Projectondersteuning

Plannen en organiseren

Notuleren en verslaglegging

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandigheid en initiatief

Tools

Microsoft Office

Microsoft Teams

Mozard

Job description

Reageren kan tot 10 september 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Heemstede, zijn wij op zoek naar een Projectondersteuner Opvang. In deze rol ben jij de organisatorische spil van het projectteam Opvang, een team dat werkt aan passende en menswaardige opvang van nieuwkomers. Binnen dit team lopen verschillende trajecten tegelijk: van locatieontwikkeling en vergunningprocedures tot bewonerscommunicatie, bestuurlijke besluitvorming en samenwerking met externe partners. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en organisatietalent kan het team zich richten op de inhoud en uitvoering van de opvangopgave. Daarnaast ondersteun je de werkgroep Wonen en Zorg, die gemeente, woningcorporaties en zorg- en welzijnspartijen samenbrengt rondom de woonzorgopgave.

Wat ga je doen?

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Coördineren van vergadermomenten met interne en externe partners.
• Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten.
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda's en verzamelen van stukken.
• Notuleren van overleggen en uitwerken van actie- en besluitenlijsten.
• Zorgen dat afspraken worden opgevolgd en collega's tijdig beschikken over de juiste informatie.
• Regelen van locaties, catering, bezoekersontvangst en praktische voorzieningen voor bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij bewonersavonden, informatiebijeenkomsten en andere participatiemomenten.
• Beheren en archiveren van projectdocumentatie.
• Ondersteunen bij de verwerking van bestuurlijke stukken in Mozard of een vergelijkbaar systeem.
• Bijhouden van mailboxen, correspondentie en andere administratieve werkzaamheden.
• Signaleren waar ondersteuning nodig is en zaken zelfstandig oppakken.

Jouw profiel

• Je hebt ervaring met project- of managementondersteuning, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je kunt uitstekend plannen, organiseren en prioriteren.
• Je bent sterk in notuleren en het vastleggen van afspraken en besluiten, met oog voor bestuurlijke sensitiviteit.
• Je bent communicatief vaardig en schakelt gemakkelijk met verschillende collega's en externe partijen.
• Je werkt zelfstandig, toont initiatief en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office, Microsoft Teams en bij voorkeur met Mozard of een vergelijkbaar systeem, of je maakt nieuwe systemen je snel eigen.
• Je hebt affiniteit met maatschappelijke opgaven zoals opvang en huisvesting.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende opdracht bij de Gemeente Heemstede binnen een betrokken en gedreven projectteam met maatschappelijke betekenis.
• Een aanstelling van 24 uur per week, met een startdatum van 3 september 2026 en een looptijd tot 30 juni 2027, met kans op verlenging.
• Ruimte om mee te denken over de inrichting en ondersteuning van het projectteam.
• Inschaling in schaal 8 van de CAO Gemeenten, met een bruto maandsalaris (fulltime) van 3.246 tot 4.556 euro, afhankelijk van ervaring. Daar bovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.

Voor vragen kun je bellen naar [phone] of mailen naar [e-mail].