Projectondersteuner Opvang en Migratie

Overheidzzp; Vught; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Job summary

Overheidzzp zoekt een Projectondersteuner Opvang en Migratie voor 32-36 uur per week, gefocust op organisatorische en administratieve ondersteuning binnen projecten voor Opvang en Migratie bij de gemeente Vught.

Je behandelt inwoners en samenwerkingspartners professioneel, bewaakt termijnen en houdt dossiers en correspondentie zorgvuldig bij in Join. Een zelfstandige, proactieve werkhouding en ervaring bij een gemeente zijn belangrijk.

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau.
• Meerdere jaren relevante werkervaring als projectondersteuner.
• Ervaring bij een gemeente.
• Ervaring met digitaal dossiers en Join.
• Zelfstandige, proactieve en resultaatgerichte werkwijze.
• Nauwkeurig en zorgvuldig kunnen werken.
• Goede prioriteitenstelling en overzicht over termijnen.
• Professionele communicatie schriftelijk en telefonisch.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Vermogen om weerstand en gevoelige situaties professioneel te hanteren.
• Fysieke aanwezigheid op locatie is noodzakelijk.

Responsibilities

• Zorg voor vastleggen en opvolging van afspraken, acties en documenten.
• Behandel vragen van inwoners en houd dossiers op orde.
• Bewaken termijnen en signaleer acties die nodig zijn.
• Ondersteun bij voorbereiding en behandeling van stukken.
• Verwerk binnenkomende en uitgaande correspondentie.
• Werk samen met projectleider en team bij Opvang en Migratie.
• Zorg voor anonimiseren van documenten.
• Zorg voor actualiteit en volledigheid van informatie.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandig werken

Proactief

Prioriteiten stellen

Privacy en vertrouwelijkheid

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Join zaaksysteem

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat projecten binnen opvang en migratie organisatorisch en administratief ondersteunen, dossiers en correspondentie beheren, termijnen bewaken, voortgang inzichtelijk maken en inwoners en samenwerkingspartners professioneel te woord staan.

Projectondersteuner Opvang en Migratie

32-36 uur

De gemeente Vught is op zoek naar een zelfstandige projectondersteuner Opvang en Migratie die zorgt voor een goede organisatorische en administratieve ondersteuning van projecten en werkzaamheden binnen het domein Opvang en Migratie.

Dit Ga Je Doen

Als projectondersteuner zorg je ervoor dat afspraken, acties, documenten en informatie goed worden vastgelegd en opgevolgd. Je behandelt vragen van inwoners en houdt dossiers op orde. Je houdt overzicht, signaleert wat aandacht nodig heeft en ondersteunt de projectorganisatie bij het soepel laten verlopen van de dagelijkste werkzaamheden.

Als Projectondersteuner Ben Je Onder Andere Verantwoordelijk Voor

• Het zelfstandig oppakken van praktische en administratieve werkzaamheden binnen verschillende projecten;
• Het beantwoorden van e-mails en telefoontjes en inwoners, samenwerkingspartners en andere betrokkenen professioneel te woord staan;
• Het verwerken van stukken in ons zaaksysteem Join en het zorgvuldig anonimiseren van documenten;
• Het verwerken van binnenkomende en uitgaande correspondentie en zorgen dat informatie bij de juiste collega of in het juiste dossier terechtkomt;
• Het bewaken van termijnen en signaleren wanneer actie nodig is;
• Het bijhouden van de voortgang van dossiers en zorgen dat informatie compleet en actueel is;
• Het voorbereiden en verzamelen van stukken voor behandeling en besluitvorming;
• Het ondersteunen bij het opstellen van overzichten en het inzichtelijk maken van de voortgang van werkzaamheden;
• Het ondersteunen van collega's bij inhoudelijke en administratieve vraagstukken rondom opvang en migratie.

Je werkt nauw samen met de projectleider van Opvang en Migratie, met de teammanager en coördinator van Opvang en Migratie, de juridische adviseur en de overige collega’s van het team.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Je hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
• Je hebt meerdere jaren relevante werkervaring als projectondersteuner. Het is een pre als dit op het gebied van Opvang en Migratie of op juridisch gebied is.
• Je hebt ervaring binnen een gemeente;
• Je bent gewend om met digitale systemen en digitale dossiers te werken en je hebt ervaring met het zaaksysteem Join;
• Je hebt een zelfstandige, proactieve en resultaatgerichte werkwijze;
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig;
• Je kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht over verschillende werkzaamheden en termijnen;
• Je communiceert duidelijk en professioneel, zowel schriftelijk als telefonisch;
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
• Je hebt het vermogen om weerstand en gevoelige situaties professioneel en constructief te hanteren;
• Vanwege de aard van de opdracht is fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk.

Wensen

Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Onbekend

Gespreksdatum: maandag 5 oktober tussen 11.00 en 14.00 uur

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Vught is gelegen in de provincie Noord-Brabant. Met ongeveer 26.000 inwoners is Vught een aantrekkelijke gemeente om in te wonen, werken en recreëren. Vught is bekend om de aanwezigheid van de historische Vughtse Heide en de IJzeren Man. In Vught kun je genieten van diverse natuurgebieden en biedt het diverse mogelijkheden voor recreatie. De gemeente Vught hecht veel waarde aan een goed leefklimaat en is actief bezig met het stimuleren van de sociale cohesie. Vrijwilligerswerk staat hoog in het vaandel en er is sprake van een rijk verenigingsleven. De gemeente Vught zet zich in voor een prettige woonomgeving met voldoende recreatiemogelijkheden voor haar inwoners.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.