Projectondersteuner

KBenP; Hilversum; On-site; EUR 29,016 - 40,176; Full time

Job summary

KBenP in Hilversum zoekt een projectondersteuner die teams ondersteunt bij gebiedsontwikkelingen en gemeentelijke projecten. Je regelt agenda's, notuleert overleggen en bewaakt mijlpalen en deadlines, en beheert digitale archieven.

Je werkt samen met projectbeheerders en stakeholders, bereidt projectrapportages voor en ondersteunt in planning en inkoop. Avond- of incidenteel weekendoverleggen kunnen voorkomen.

Responsibilities

• Je beheert de agenda van het projectteam voor in- en externe overleggen.
• Je notuleert deze overleggen en stelt verslagen en actielijsten op.
• Je bewaakt mijlpalen en deadlines in het project en zorgt dat gemaakte afspraken na worden gekomen.
• Je houdt je bezig met het opzetten en onderhouden van digitale archieven in het zaaksysteem en in Teams.
• Je geeft ondersteuning op projectbeheersing en bereidt projectrapportages voor.
• Je ondersteunt in de planning, plaatsing en verwerking van stukken in Ibabs.
• Je ondersteunt in de communicatie rond het project, je houdt de mailbox van het project bij en verzorgt mailings aan bewoners en organiseert bijeenkomsten met externen/bewoners.
• Verder houd jij je bezig met het aanmaken van inkoopopdrachten, verplichtingen en coderen van facturen in Key2Financiën en toets je of de inkoopopdracht binnen de budgetten passen.
• Daarnaast ondersteun je in het omgevingsmanagement, houd je de eisen en wensen van stakeholders bij en ben je de vraagbaak voor in- en externe contacten.
• Je regelt locaties voor vergaderingen, eventueel de catering en zorgt ervoor dat externen zijn aangemeld via Topdesk.

Job description

Wat houdt je functie in?

Je ondersteunt projectmanagers en/of projectteams in de organisatie die zich bezighouden met gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten of gemeentelijke projecten. Je gaat ondersteunen op projectbeheersingsaspecten zoals de financiën, planning en documentmanagement. Van een aanzet tot een voortgangsrapportage tot aan een praktische basistaak om in het financieel systeem verplichtingen aan te maken, te coderen en de facturatie in het proces te bewaken. Je werkt samen met 4 collega-projectondersteuners. Jullie zijn elkaars back-up. Ook ben je bereid om aanwezig te zijn bij overleggen die in de avond of incidenteel in het weekend plaatsvinden. In verband met de ambtelijke fusie dit jaar met de gemeente Wijdemeren, kan je ook voor de projecten uit die gemeente ingezet worden.

Wat ga je concreet doen?

• Je beheert de agenda van het projectteam voor in- en externe overleggen. Denk hierbij ook aan het plannen van complexe afspraken tussen de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties;
• Je notuleert deze overleggen en stelt verslagen en actielijsten op;
• Je bewaakt mijlpalen en deadlines in het project en zorgt dat gemaakte afspraken na worden gekomen;
• Je houdt je bezig met het opzetten en onderhouden van digitale archieven in het zaaksysteem en in Teams;
• Je geeft ondersteuning op projectbeheersing en bereidt projectrapportages voor;
• Ook ondersteun je in de planning, plaatsing en verwerking van stukken in Ibabs;
• Je ondersteunt in de communicatie rond het project, je houdt de mailbox van het project bij en verzorgt mailings aan bewoners en organiseert bijeenkomsten met externen/bewoners;
• Verder houd jij je bezig met het aanmaken van inkoopopdrachten, verplichtingen en coderen van facturen in Key2Financiën en toets je of de inkoopopdracht binnen de budgetten passen;
• Daarnaast ondersteun je in het omgevingsmanagement, houd je de eisen en wensen van stakeholders bij en ben je de vraagbaak voor in- en externe contacten.
• Je regelt locaties voor vergaderingen, eventueel de catering en zorgt ervoor dat externen zijn aangemeld via Topdesk.