Projectleider Document Management Systeem (DMS) - SamenTwente

Incipias B.V.; Enschede; Hybrid; EUR 66,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Verlenging opdracht mogelijk

Job summary

Incipias B.V. zoekt in samenwerking met SamenTwente een Projectleider Document Management Systeem (DMS) die het fundament legt voor professioneel documentbeheer in Microsoft 365. Je ontwikkelt governance, beleid en procedures die aansluiten op BIO, NEN 7510, AVG en de Archiefwet.

De kandidaat heeft HBO-niveau en minimaal 2 jaar ervaring met informatiebeheer-projecten, inclusief M365-architectuur en implementatieplannen. Hybride werken is mogelijk en de opdracht loopt tot eind 2026.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider informatiebeheer.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer.
• Kennis van compliance-kaders BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet.
• Aantoonbare ervaring met M365-architectuur (SharePoint/Teams/OneDrive).

Responsibilities

• Uitvoeren van IST-analyse: in kaart brengen van huidige situatie incl. opslaglocaties, SharePoint-, Teams- en OneDrive-gebruik, archivering en governance.
• Definitie- en begrippenkader rondom document, werkdocument, metadata, classificatie en eigenaarschap opstellen.
• Ontwikkelen van een organisatiebrede classificatie- en taxonomiemodel met niveaus informatiesoort, documentstatus en eigenaarschap.
• Metadata-kader uitwerken met verplichte elementen zoals titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn en archiefstatus.
• Governance- en eigenaarschapsmodel inclusief RACI-matrix, escalatiemodel en besluitvormingsstructuur inrichten.
• Beleidskader documentbeheer schrijven voor directe bestuurlijke vaststelling.
• Procedurehandboek opstellen met stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren en vernietigen.
• M365-normenkader opstellen met functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, retentie en records management.
• Implementatie-roadmap opstellen met quick wins, middellange en lange termijn inclusief prioriteiten- en risicomatrix.
• Samenwerken met stuurgroep en werkgroepen van IM&T, IB, IBH, functioneel beheer, IT en CISO.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Analytisch

Besluitvaardig

Resultaatgericht

Stressbestendig

Zelfstandig werken

Education

HBO-bachelor IT/informatiemanagement

Tools

M365-architectuur (SharePoint/Teams/OneDrive)

Job description

Reageren kan tot 15 september 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, SamenTwente, zijn wij op zoek naar een Projectleider Document Management Systeem (DMS). SamenTwente is de overkoepelende organisatie van drie professionele uitvoeringsorganisaties: GGD Twente, Veilig Thuis Twente en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT). Samen faciliteren zij taken van overheden op het gebied van gezondheid, veiligheid en levenskwaliteit van inwoners in de Twentse regio. In deze rol bouw je het fundament voor professioneel en toekomstbestendig documentbeheer binnen Microsoft 365. Je ontwikkelt beleid, governance en procedures die de gehele document- en informatielevenscyclus ondersteunen, aansluitend op wet- en regelgeving zoals de BIO, NEN 7510, AVG en de Archiefwet.

Wat ga je doen?

• Uitvoeren van een IST-analyse: je brengt de huidige situatie in kaart, inclusief opslaglocaties, SharePoint-, Teams- en OneDrive-gebruik, archivering en governance.
• Opstellen van een definitie- en begrippenkader rondom document, werkdocument, metadata, classificatie en eigenaarschap.
• Ontwikkelen van een organisatiebreed classificatie- en taxonomiemodel met niveaus voor informatiesoort, documentstatus en eigenaarschap.
• Uitwerken van een metadata-kader met verplichte elementen zoals titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn en archiefstatus.
• Inrichten van een governance- en eigenaarschapsmodel, inclusief RACI-matrix, escalatiemodel en besluitvormingsstructuur.
• Schrijven van een beleidskader documentbeheer dat geschikt is voor directe bestuurlijke vaststelling.
• Opstellen van een procedurehandboek met concrete stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren en vernietigen van documenten.
• Formuleren van een M365-normenkader met functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, retentie en records management.
• Opstellen van een implementatie roadmap met quick wins (0 tot 6 maanden), middellange termijn (6 tot 18 maanden) en lange termijn (18 tot 36 maanden), inclusief prioriteiten- en risicomatrix.
• Samenwerken met de stuurgroep (CIO, CISO, Teamleider IM&T, Adviseur informatiebeheer) en een werkgroep met vertegenwoordigers van IM&T, IB, IBH, functioneel beheer, IT en CISO.

Jouw profiel

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau, bij voorkeur in de richting van IT of informatiemanagement.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met M365-architectuur (SharePoint, Teams, OneDrive).
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer.
• Je hebt kennis van compliance-kaders zoals BIO, NEN 7510, AVG en de Archiefwet.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en bent in staat om complexe informatie helder te verwoorden.
• Je bent besluitvaardig, resultaatgericht en analytisch ingesteld.
• Je kunt zelfstandig werken en bent stressbestendig.
• Je bent bereid een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen.

Wat bieden wij?

• Een resultaatgerichte opdracht bij SamenTwente in Overijssel, waarbij je zelfstandig de aanpak bepaalt in afstemming met de stuurgroep.
• Een maatschappelijk relevante opdracht binnen een organisatie die werkt aan gezondheid, veiligheid en levenskwaliteit van Twentse inwoners.
• Een opdracht voor 24 uur per week, met een looptijd tot en met 31 december 2026, met start uiterlijk 5 oktober 2026.
• Hybride werken is mogelijk, met een voorkeur voor aanwezigheid op kantoor.
• Mogelijkheid tot verlenging van de opdracht.

Sollicitatieproces

Voor vragen kun je bellen naar [phone] of mailen naar [e-mail].