(Project) Management Assistent

Boer & Croon; Amsterdam; On-site; EUR 35,712 - 51,336; Full time

Benefits offered by this job

Laptop

Telefoon

Pensioenregeling

Standplaats Amsterdam

32–40 uur per week

Job summary

Boer & Croon is op zoek naar een (Project) Management Assistent die als spin in het web opereert tussen de ondersteunten, klanten en collega’s. Je realiseert accurate, tijdige en correcte uitvoering van administratieve processen rondom contractering, plaatsingen en onboarding van consultants bij klanten.

Je werkt volgens uniforme processen, beheert afspraken voor meerdere Partners en draagt bij aan een efficiënte, compliant operatie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal vijf jaar werkervaring als (Project) Management Assistent en ervaring met projectadministratie.
• Nederlands en Engels goed in woord en geschrift.
• Sterk in projectmanagement en administratieve processen.
• Kennis van MS Office en Outlook.

Responsibilities

• Spin in het web in een divers team.
• Beheert de agenda’s van ongeveer 4 Partners en maakt afspraken met opdrachtgevers.
• Verzorgt correspondentie zoals e-mails, offertes en contracten.
• Is verantwoordelijk voor het administratieve proces van opdrachten en zorgt voor een correcte registratie van gegevens.
• Stelt contracten op, controleert en verwerkt contracten voor opdrachtgevers en externen (ZZP/onderaannemers).
• Zorgt voor naleving van wet- en regelgeving (WAB, WAADI, WTTA, AVG) en verzamelt documenten (KVK-uittreksel, ID, VAR, screeningsdocumenten).
• Beheert opdrachten en projectcodes in AFAS en registreert plaatsingen en klantgegevens.
• Coördineert onboarding van consultants en zorgt voor tijdige registratie van startdatum.
• Staat klanten en kandidaten te woord en koppelt terug aan Partners.
• Draagt bij aan procesverbeteringen en automatisering; voert data juist in (first time right).
• Organiseert externe bijeenkomsten en regelt uitnodigingen, locaties en ontvangst van gasten.

Skills

Organisatie

Communicatie

Teamwork

Proactief

Talen – Nederlands/Engels

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Als (Project) Management Assistent ben je de schakel tussen degenen die je ondersteunt en onze klanten en collega’s. Een aantrekkelijke, afwisselende en dienstverlenende functie als spin in het web binnen een groeiend en dynamisch team.

Functieomschrijving

Als (Project) Management Assistent ben je de schakel tussen degenen die je ondersteunt en onze klanten en collega’s. Je zorgt voor een accurate, tijdige en correcte uitvoering van administratieve processen rondom contracteren, plaatsingen en onboarding van consultants bij klanten. Je werkt volgens uniforme processen en draagt bij aan een efficiënte, compliant operatie. Jij bent de verbindende schakel tussen businessunits en de financiële afdeling.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent spin in het web in een divers team.
• Je beheert de agenda’s van ongeveer 4 Partners en maakt afspraken met opdrachtgevers.
• Je verzorgt correspondentie zoals e-mails, offertes en contracten.
• Je bent verantwoordelijk voor het administratieve proces van opdrachten en zorgt ervoor dat alle gegevens op de juiste wijze worden geregistreerd en gedocumenteerd.
• Je houdt je bezig met het opstellen, controleren en verwerken van contracten voor opdrachtgevers en externe consultants (ZZP/onderaannemers).
• Naleving van wet- en regelgeving (WAB, WAADI, WTTA, AVG) behoort tot jouw taken. Denk ook aan het verzamelen en administreren van documenten (KVK-uittreksel, ID, VAR, screeningsdocumenten).
• Je beheert opdrachten en projectcodes in het ERP systeem (AFAS) en maakt deze aan. Vastleggen en muteren van plaatsingen, controleren van tarieven en klantgegevens hoort hierbij. Jij zorgt voor actuele en correcte plaatsingsinformatie.
• De onboarding van consultants coördineer jij en bereid je voor; je vraagt documenten en certificaten op en controleert deze en zorgt voor een tijdige en volledige registratie van consultants voor startdatum.
• Je staat opdrachtgevers en kandidaten te woord en zorgt voor een juiste terugkoppeling aan de betrokken Partner.
• Dagelijks werk jij in AFAS (contracten, plaatsingen, documenten) en denkt ook mee over procesverbeteringen en automatisering. Je draagt zorg voor de juiste en volledige invoer van data ('first time right').
• In overleg met de Partners organiseer je externe bijeenkomsten; daarbij zorg je voor het versturen van uitnodigingen, het verzorgen van locaties en ben je eventueel aanwezig om gasten te ontvangen.

Waar kom je te werken

Boer & Croon is een toonaangevend managementbureau. Ontstaan vanuit haar sterke interim-management specialisatie op topniveau heeft Boer & Croon zich ontwikkeld tot aanbieder van een breed pakket van diensten; diverse management solutions en proposities, interim-management en executive search.

De kracht van Boer & Croon schuilt in mensen. Verandering van binnenuit, daar geloven we in. Op deze manier werken we iedere dag aan het maken van positieve impact. Door middel van sterke netwerken, bewezen leiderschap en jong talent, zetten wij ons iedere dag weer volledig in voor onze klanten en ons netwerk.

Resultaat telt - let’s get it done!

Opleiding en ervaring

Wat neem jij mee:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring als (Project) Management Assistent en affiniteit met projecten administratie.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift.
• Je bent sterk in projectmanagement en het beheren van administratieve processen.
• Je kunt goed overweg met programma’s zoals Microsoft Office en Outlook.
• Je bent een volwaardige gesprekspartner van onze Partners.
• Je bent gericht op samenwerking, met gevoel voor humor.
• Je bent representatief voor de kwaliteit en cultuur: je begrijpt een zakelijk dienstverlenende context.
• Communicatief & Proactief

Arbeidsvoorwaarden

Wat kun je van ons verwachten?

• Een aantrekkelijke, afwisselende en dienstverlenende rol binnen een groeiend en dynamisch team;
• Marktconform arbeidsvoorwaardenpakket, afhankelijk van achtergrond en werkervaring;
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Standplaats Amsterdam;
• Laptop en telefoon;
• Premievrije pensioenregeling.