Programmasecretaris Powerport

1UP Training; Zevenbergen; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

1UP Training zoekt een programmasecretaris voor het Powerport-programma in de regio Moerdijk. Je zorgt voor een goed functionerende structuur, bewaakt uitvoeringsafspraken en ondersteunt het programmateam en de stuurgroep zodat besluiten tijdig en gestructureerd plaatsvinden.

Je organiseert ritme, bewaakt voortgang en denkt mee aan procesmatige regie binnen complexe gebiedsontwikkelingen en interbestuurlijke samenwerking.

Qualifications

• Enkele jaren werkervaring (ongeveer 2–5 jaar) in een soortgelijke rol of omgeving.
• Organisatorisch sterk: structuur aanbrengen, prioriteren en deadlines bewaken.
• Communicatief vaardig met een vlotte pen voor diverse stukken.
• Besluitvorming begrijpen binnen gemeentelijke processen en bestuurlijke context.

Responsibilities

• Voorbereiden van agenda’s en stukken voor het programmateam, stuurgroep en programmalijnen; input ophalen en besluitpunten scherp neerzetten.
• Verslaglegging van overleggen en beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Afspraken vastleggen, deadlines en kritieke paden bewaken en opvolging aanjagen.
• Organiseren van sessies en contactmomenten met inwoners, in samenwerking met communicatie/participatie.
• Processupport voor programmalijnen: planning, stukkenstroom en randvoorwaarden, met eigenaarschap bij trekkers.
• Zorgen voor overzicht en navolgbaarheid in het zaaksysteem en Teams-omgeving.

Skills

Organisatorisch sterk

Communicatief vaardig

Besluitvormingsinzicht

Hands-on mentaliteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Programmasecretaris Powerport

Context
Het programma Powerport richt zich op de ontwikkeling van energiesystemen, de zeehaven en circulaire economie in en rond Moerdijk. Vanwege de dynamiek en complexiteit is behoefte aan een stevige programmasecretaris die zorgt voor een goed functionerende werkstructuur, coördinatie van de stukkenstroom en bewaking van uitvoering van afspraken en besluiten.

Opdracht
Als programmasecretaris ben jij de spil in de organisatie van het programma. Je zorgt dat interne overlegstructuren werken, acties worden opgevolgd, besluiten navolgbaar zijn vastgelegd en de programmaplanning haalbaar blijft. Je ondersteunt het programmateam, de interne stuurgroep en programmalijnen, zodat inhoudelijke trekkers kunnen leveren en besluitvorming tijdig en goed voorbereid plaatsvindt.
Je werkt in tandem met de programmamanager: de programmamanager stuurt integraal aan; jij organiseert het ritme, bewaakt overzicht en opvolging, en houdt het programma “op de rails”. Je meedenkt, (mee)schrijft waar dat helpt en krijgt dingen voor elkaar.

Taken

Voorbereiden van agenda’s en stukken voor het programmateam, de stuurgroep en waar nodig programmalijnen; input ophalen bij de juiste mensen en besluitpunten en dilemma’s scherp neerzetten.
Verslaglegging van overleggen (o.a. stuurgroep en waar nodig programmalijnoverleggen); maken en beheren van actie- en besluitenlijsten.
Afspraken vastleggen, deadlines en kritieke paden bewaken en opvolging actief aanjagen.
Organiseren van sessies en contactmomenten met inwoners, inclusief praktische en procesmatige regie (in samenwerking met communicatie/participatie en inhoudelijke rollen).
Processupport voor programmalijnen: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden, met behoud van eigenaarschap bij inhoudelijke trekkers.
Beheren van centrale mailbox(en) samen met de programmaondersteuner en triageren van binnenkomende signalen en vragen; uitzetten bij juiste collega’s en opvolging bewaken.
Zorgen voor een navolgbaar programmadossier in het zaaksysteem en de Teams-omgeving: vindbaarheid van stukken, helder versiebeheer en traceerbaarheid van besluiten en onderbouwingen, passend bij bestuurlijke gevoeligheid en WOO-opvolging.

Profiel

Ervaring: Enkele jaren werkervaring (ongeveer 2-5 jaar) in een soortgelijke rol of omgeving.
Organisatorisch sterk: Je brengt structuur aan, prioriteert, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat acties echt worden opgevolgd.
Communicatief vaardig: Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en niveaus en hebt een vlotte pen om bij te dragen aan diverse stukken.
Besluitvormingsinzicht: Gevoel voor hoe besluitvorming binnen een gemeente werkt (bestuurlijk en ambtelijk). Hands-on mentaliteit: Je krijgt energie van een veelzijdige rol dicht op het programma en betrokken partijen, en draagt bij aan zowel inhoudelijke voortgang als organisatie en uitvoering.

Eisen

• De kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of relevante werkervaring

Gunningscriteria

• De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol en/of vergelijkbare opdrachten bij meerdere gemeenten en/of provincies
• De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen, ruimtelijke programma's of infrastructurele projecten
• De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met interbestuurlijke samenwerking tussen gemeenten, provincies, Rijksoverheid en andere publieke partners
• De kandidaat beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Dit wordt beoordeeld en/of getoetst in een eventueel persoonlijk gesprek