Programmasecretaris Future@Work

LUMC; Nederland; Hybrid; EUR 35,000 - 47,000; Part time

Benefits offered by this job

8,3% eindejaarsuitkering

Vakantiegeld

Fietsregeling

Sportbudget

Thuiswerkvergoeding

Uitstekende reiskostenregeling

ABP pensioenfonds

Job summary

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) zoekt een programmasecretaris Future@Work. Je organiseert en bereidt bijeenkomsten voor, legt besluiten vast en volgt acties op. Je beheert de digitale ondersteuningsstromen en zorgt voor tijdige informatie voor betrokken collega’s.

Je werkt binnen een programmateam aan open communicatie, samenwerking en een inclusieve cultuur en ondersteuning van de programmamanager en projectleiders.

Qualifications

• Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met secretariële of administratieve ondersteuning, incl. notuleren en verslaglegging.
• Kennis van communicatietools en digitale toepassingen is welkom.

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en organiseren van overleggen, inclusief agendaafstemming en verzamelen van stukken.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten en bewaken van deadlines.
• Beheren van de centrale mailbox en praktische correspondentie zoals uitnodigingen, bevestigingen en herinneringen.
• Ordenen en beheren van documenten in Teams en SharePoint en ondersteunen van programmamanager en projectleiders.

Skills

Nederlands (uitstekend)

Engels (goed)

Organisatievermogen

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint

Job description

Je hebt nog 13 dag(en) om te solliciteren

Draag bij aan een veilige, gelijkwaardige en inclusieve werkomgeving waarin medewerkers prettig kunnen samenwerken. Als programmasecretaris Future@Work bij het LUMC ondersteun je een cultuurprogramma dat organisatiebreed verandering stimuleert. Met jouw organisatorische vaardigheden zorg je dat overleggen soepel verlopen, afspraken worden opgevolgd en informatie toegankelijk blijft. Daarbij werk je samen met collega's uit verschillende functies en organisatieonderdelen. Een afwisselende functie waarin jouw ondersteuning bijdraagt aan een cultuur van openheid, samenwerking en verbinding.

Deel deze pagina

Future@Work is het cultuurprogramma van het LUMC. Vanuit de drie projecten sociale veiligheid, verbindend leiderschap en samenwerken & feedback werken we aan een veilige, gelijkwaardige en inclusieve werk- en leeromgeving. Verschillende collega's en overlegorganen zijn hierbij betrokken, waaronder de stuurgroep, het programmateam, een klankbordgroep en ambassadeursnetwerken. Als programmasecretaris verzorg je de voorbereiding en verslaglegging van deze overleggen en houd je overzicht over gemaakte afspraken, openstaande acties en te behalen mijlpalen. Daarnaast zorg je dat informatie goed toegankelijk blijft en betrokken collega's tijdig worden geïnformeerd.

Je belangrijkste taken zijn:

• Plannen, voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het afstemmen van agenda's, verzamelen van vergaderstukken en regelen van praktische faciliteiten. Daarbij verzorg je de verslaglegging en stel je heldere verslagen, besluitenlijsten en actiepunten op die je tijdig verspreidt.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten, bewaken van afgesproken deadlines en navragen van de voortgang bij betrokken collega's. Zo zorg je dat afspraken worden opgevolgd en openstaande acties niet uit het oog worden verloren.
• Beheren van de centrale Future@Work-mailbox, beantwoorden en doorzetten van vragen en bewaken van openstaande verzoeken. Ook verzorg je praktische correspondentie, zoals uitnodigingen, bevestigingen, herinneringen en het delen van relevante informatie.
• Beheren en ordenen van documenten binnen Teams en SharePoint, zodat vergaderstukken, verslagen en andere informatie actueel en gemakkelijk terug te vinden zijn. Daarnaast ondersteun je de programmamanager en projectleiders bij overige ondersteunende

Naast deze werkzaamheden denk je actief mee over verbeteringen in werkprocessen en manieren om de administratieve ondersteuning slimmer en efficiënter in te richten. Door je betrokkenheid bij de verschillende overleggen draag je bij aan een goede samenwerking tussen alle betrokkenen binnen Future@Work.

Waar ga je werken?

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) is een toonaangevend centrum voor patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Binnen het LUMC werken we voortdurend aan een omgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen, prettig samenwerken en het beste uit zichzelf en elkaar halen.

Je gaat aan de slag bij Future@Work, het cultuurprogramma waarmee het LUMC werkt aan een prettig en veilig leer- en werkklimaat waarin onze kernwaarden Persoonlijk, Gelijkwaardig, Nieuwsgierig en Verbindend zichtbaar worden in het dagelijks handelen.

Het programma brengt verschillende onderwerpen en initiatieven samen. Denk aan het versterken van sociale veiligheid, het stimuleren van open gesprekken over samenwerking en het ontwikkelen van verbindend leiderschap. Daarbij betrekken we actief medewerkers en leidinggevenden uit verschillende delen van de organisatie.

Je werkt binnen een programmateam met een programmamanager en projectleiders die zich bezighouden met de inhoudelijke ontwikkeling en uitvoering van de verschillende onderdelen van Future@Work. Jij verzorgt de secretariële ondersteuning van het programma als geheel.

Door je betrokkenheid bij verschillende overleggen krijg je veel mee van wat er binnen het cultuurprogramma en het LUMC speelt. Je hebt contact met collega's uit verschillende functies en organisatieonderdelen en draagt eraan bij dat de samenwerking tussen de betrokkenen goed wordt ondersteund.

Wat neem je mee?

Een goed verslag schrijven vraagt meer dan alleen snel kunnen typen. Met jouw gevoel voor taal luister je aandachtig, begrijp je wat belangrijk is en leg je helder vast wat er is besproken en afgesproken. Daarbij werk je nauwkeurig en weet je informatie op een overzichtelijke manier te ordenen. Afspraken neem je serieus: je houdt bij wat er nog moet gebeuren en herinnert collega's tijdig aan openstaande acties.

Zelfstandig werken en het indelen van je werkzaamheden gaan je goed af. Tegelijkertijd stem je gemakkelijk af met anderen en weet je wanneer het nodig is om vragen te stellen of zaken te bespreken. Met vertrouwelijke informatie ga je zorgvuldig om en je werkt prettig samen met collega's uit verschillende functies en organisatieonderdelen. Daarnaast neem je initiatief en denk je graag mee over manieren om administratieve werkzaamheden slimmer en efficiënter in te richten.

Daarnaast beschik je over:

• Mbo- of hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een projectmatige omgeving.
• Ervaring met secretariële of administratieve ondersteuning, waaronder het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het opstellen van heldere verslagen, besluitenlijsten en actiepunten.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint en de bereidheid om nieuwe digitale toepassingen te leren gebruiken. Interesse in digitale hulpmiddelen en AI om administratieve processen te verbeteren is daarbij welkom.

Wat bieden we jou?

Door gezondheid gedreven; dat is onze missie. Dit geldt uiteraard niet alleen voor onze patiënten maar ook voor onze medewerkers. We streven naar een veilige, inclusieve en gelijkwaardige werkomgeving waarin talentontwikkeling en verbindend leiderschap centraal staan. Om te kunnen blijven leren en ontwikkelen bieden wij interne opleidingen en bijscholing aan. Daarnaast heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantiegeld, fietsregeling, sportbudget, thuiswerkvergoeding en een uitstekende reiskostenregeling voor woon-werkverkeer. Ook ben je als medewerker van het LUMC aangesloten bij het ABP pensioenfonds. Dit betekent dat maar liefst 70% van je pensioenpremie betaald wordt door het LUMC en je daardoor netto meer salaris over houdt. Wel zo fijn!

Als academisch medisch centrum streeft het LUMC naar een medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de samenleving. Wij zetten ons in voor de hoogste kwaliteit op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs en (internationaal) onderzoek, waarbij diverse perspectieven van cruciaal belang zijn. Duurzaamheid staat bij ons ook hoog in het vaandel: we zetten ons in voor een gezonde toekomst, niet alleen voor mensen, maar ook voor de planeet. In lijn met deze waarden willen we een creatieve en inspirerende werkplek zijn, waar het voor ons van essentieel belang is dat iedereen zich thuis, veilig en erkend voelt. Bij ons draait het om wie je bent en wat je bijdraagt, ongeacht je achtergrond. Samen werken wij aan een duurzame en inclusieve toekomst, zowel voor de mensen om ons heen als voor de wereld waarin we leven. Samen zijn wij LUMC.

Meer informatie

• Als gedreven programmasecretaris Future At Work bedraagt je salaris minimaal € 3.126,- en maximaal € 4.182,- bruto per maand (schaal 7, CAO UMC). Deze bedragen zijn op basis van een fulltime dienstverband.
• Per 1 mei 2027 geldt een loonsverhoging van 3,5%.
• Het betreft een tijdelijk dienstverband voor de duur van het project, voor 32 uur per week.
• De sollicitatieprocedure bestaat uit een selectie van kandidaten en sollicitatiegesprekken. Gedetailleerde informatie over het verdere verloop van de procedure volgt.
• Deze vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Conform het LUMC-beleid hebben interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang in de procedure.