Programmamedewerker -Vergroening, Bomen & Klimaatadaptatie

1UP Training (Netherlands); Utrecht; On-site; EUR 40,000 - 64,000; Full time

Job summary

Groen Utrecht zoekt een programmasecretaris om plannen verder te brengen: beheer van financiën, urenregistratie en werkbegrotingen, ondersteuning van de programmamanager en teams, en coördinatie van besluitvormingsprocessen. Ervaring met budgetten en Excel is een voordeel.

De functie kan ingevuld worden door één medewerker voor 36 uur per week of twee parttimers van circa 20 uur; werkzaamheden richten zich op vergroening en klimaatadaptatie binnen Utrecht.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Vijf jaar ervaring in een organiserende of ondersteunende rol.
• Interesse in duurzaamheidsthema’s zoals groen en klimaat.
• Je houdt overzicht en bouwt structuur bij veel tegelijk.
• Je plant en organiseert, bewaakt deadlines en houdt processen soepel.

Responsibilities

• Beheren van financiën, urenregistratie en werkbegrotingen.
• Verantwoordelijk voor inkomsten, uitgaven en verantwoording van subsidies.
• Verbeteren van werkprocessen en structuur aanbrengen in planning en besluitvorming.
• Volgen van voortgang van projecten en heldere afspraken/deadlines bewaken.
• Ondersteunen van de programmamanager/teammanager bij dagelijkse werkzaamheden en overleggen.
• Coördineren van besluitvormingsprocessen binnen het programma.
• Aanspreekpunt zijn voor vragen en knelpunten signaleren en oplossen.
• Zorgen dat collega’s tijdig over juiste informatie beschikken.

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Excel

Job description

Over de functie
Als programmasecretaris Groen help je plannen verder te brengen. Je zorgt dat processen soepel verlopen, brengt informatie bij elkaar en ondersteunt de programmamanager of teammanager. Je houdt inhoud, planning en financiën in samenhang en helpt zo de duurzame ambities van Utrecht verder te brengen.

Wat ga je doen?

Je beheert financiën, urenregistratie en werkbegrotingen.
Je bewaakt inkomsten en uitgaven en verzorgt de verantwoording van (Europese) subsidies.
Je verbetert werkprocessen en brengt structuur aan in planning en besluitvorming.
Je bewaakt de voortgang van projecten en zorgt dat afspraken en deadlines helder zijn.
Je ondersteunt de programmamanager of teammanager bij dagelijkse werkzaamheden en (strategische) overleggen.
Je coördineert besluitvormingsprocessen binnen het programma.
Je bent aanspreekpunt voor vragen, signaleert knelpunten en helpt oplossingen vinden.
Je zorgt dat collega’s op tijd over de juiste informatie beschikken.

Wat breng je mee?

Hbo-werk- en -denkniveau.
Vijf jaar ervaring in een organiserende of ondersteunende rol.
Interesse in duurzaamheidsthema’s, zoals groen en klimaat.
Je houdt overzicht en brengt structuur aan wanneer er veel tegelijk gebeurt.
Je plant en organiseert gemakkelijk, bewaakt deadlines en houdt processen soepel.
Je neemt initiatief, denkt vooruit en ziet wat er nodig is.
Je werkt graag samen en verbindt mensen uit verschillende teams en afdelingen.
Je werkt né, kalijk en zorgvuldig en houdt financiële en administratieve gegevens op orde.
Ervaring met budgetten, financiële administratie en Excel is een voordeel.

Omvang van de functie
De functie kan worden ingevuld door eenïn medewerker voor 36 uur per week of door twee parttimers van ongeveer 20 uur per week. De werkzaamheden voor vergroening, bomen en klimaatadaptatie beslaan ongeveer 20 tot 24 uur per week. De overige uren besteed je aan andere programma’s binnen Groen.

Eisen

• De kandidaat beschikt over hbo werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft vijf jaar ervaring in een organiserende of ondersteunende rol
• Kandidaten die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst zijn geweest, mogen niet worden voorgesteld
• Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet vooraf duidelijk worden aangegeven voor welke opdracht en in welke periode dit was
• De screening moet zijn afgerond voordat de kandidaat mag starten
• De kandidaat beschikt over een paspoort of identiteitskaart dat zowel bij de intake als op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd

Gunningscriteria

• Het is een voordeel als je handig bent met budgetten, financiële administratie en Excel