Programma secretaris res achterhoek (zzp - freelance)

gemeente Doetinchem; Doetinchem; Hybrid; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Gemeente Doetinchem zoekt een programmasecretaris voor de RES Achterhoek. De rol omvat agendabeheer, notuleren en verslaglegging voor diverse vergaderingen, en het aansturen van communicatie-activiteiten met diverse partijen.

De secretaris werkt samen met de programmamanager en levert een cruciale bijdrage aan de voortgang en evaluatie van de RES-Doelstellingen tot 2027, inclusief monitoring in samenspraak met DatalabGO. Het gaat om een 1-rrs functie binnen CAO-12 en een hybride werksetting.

Qualifications

• Sociale vaardigheden.
• Samenwerkingsvaardigheden.
• Complementariteit met de programmamanager.

Responsibilities

• De programmasecretaris neemt deel aan het programmateamoverleg en bereidt wekelijks de agenda voor.
• Beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Leidt de werkgroep Zon op Gebouw en stelt plannen op voor realisatie van RES-doelstellingen.
• Active rol in de werkgroep Energiegemeenschappen.
• Verantwoordelijk voor communicatie met gecontracteerde medewerkers en afstemming met gemeenten en provincie over gezamenlijke trajecten.
• Bereidt de regiegroep voor (circa 10–12 keer per jaar) en verzorgt verslaglegging en actielijsten.
• Ondersteunt de programmamanager bij bestuurlijke overleggen, agendas en stukken, en stelt verslaglegging op.
• Monitoring van RES en voortgangsrapportage 2027 met DatalabGO.

Skills

Sociale vaardigheden

Samenwerkingsvaardigheden

Complementariteit met de programmaman​

Job description

Opdrachtgever
Gemeente Doetinchem

De opdracht betreft het invullen van de rol van programmasecretaris van de RES Achterhoek. De rol van de programmasecretaris is van groot belang voor het goed functioneren van het programmateam. Deels door het op zich nemen van operationele taken maar zeker ook door het op strategisch niveau kritisch mee kunnen denken met de programmamanager. Hieronder geven we een beknopt overzicht van taken weer zoals wij die op dit moment zien. In overleg met de programmamanager kunnen wijzigingen aangebracht worden in het takenpakket van de projectsecretaris.

Verantwoordelijkheden
Programmateamoverleg en werkgroepen

De programmasecretaris zal als secretaris deelnemen aan het programmateamoverleg. In overleg met de programmamanager stelt zij/hij wekelijks een agenda op en deelt deze met de werkgroepleden. Daarnaast is zij/hij verantwoordelijk voor het bijhouden van de actie- en besluitenlijsten.

De programmasecretaris is trekker van de werkgroep Zon op Gebouw. Vanuit deze rol is de programmasecretaris verantwoordelijk voor het opstellen van een plan dat (voor zover mogelijk) perspectief biedt op het realiseren van de RES doelstelling m.b.t. zon op gebouw.

De programmasecretaris zal tevens een actieve rol spelen binnen de werkgroep Energiegemeenschappen.

Programmasecretaris is tevens verantwoordelijk voor de aansturing van de activiteiten met betrekking tot communicatie voor de RES. Dit betekent onder meer afstemming met de gecontracteerde communicatie medewerkers en de afstemming met andere gemeenten en de provincie over gezamenlijke communicatietrajecten.

Regiegroep
In overleg met de programmamanager bereidt de programmasecretaris de regiegroep (circa 10 - 12 keer per jaar) voor. Ze inventariseert onderwerpen bij de leden, stelt samen met de programmamanager een agenda op en zal tijdens deze overleggen zorgdragen voor de verslaglegging en voor het opstellen van een actie- en besluitenlijst.

Bestuurlijk overleg
In de voorbereiding van het bestuurlijk overleg (circa 4 – 6 keer per jaar) draagt de programmasecretaris er zorg voor dat het secretariaat van de bestuurlijk trekker van de RES de afspraken organiseert. Daarnaast ondersteunt ze de programmamanager bij het opstellen van agenda en benodigde stukken en draagt ze bij door op strategisch bestuurlijk niveau mee te denken bij de opzet van de vergaderingen. Daarnaast is de programmasecretaris verantwoordelijk voor het opstellen van verslagen en de actie- en besluitenlijsten van het overleg.

Evaluatie RES en voortgangsrapportage 2027
In 2027 wordt de RES Achterhoek geëvalueerd en dient er een voortgangsrapportage te worden opgesteld. Bij de realisatie van beide projecten ondersteunt de programmasecretaris actief de programmamanager.

Monitoring en data
De programmasecretaris is tevens verantwoordelijk voor de monitoring van de RES op basis van de werkwijze zoals deze wordt gehanteerd binnen de RES’en. Hierbij werkt de programmasecretaris nauw samen met DatalabGO.

Competenties

• Sociale vaardigheden;
• Samenwerkingsvaardigheden;
• Complementariteit met de programmamanager.

Benodigd aantal professionals
1.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do - Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.