Procesondersteuner 24-32 uur

Gemeente Westland; Westland; Remote; EUR 32,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget 17,05%

Westland Academie

Flexibele werktijden

Thuiswerkvergoeding

Betaalde ouderschapsverlofregeling

Job summary

Gemeente Westland zoekt een proactieve procesondersteuner die vergaderingen en overleggen nauwkeurig voorbereidt en documenteert. Je zet stukken klaar, verspreidt ze tijdig en helpt het bestuur en medewerkers met planning en coördinatie van informatiestromen.

Je hebt een mbo-diploma secretarieel niveau 4, werkt nauwkeurig, bent klantgericht en communicatief sterk. De functie biedt een aantrekkelijke balans tussen werk en privé en ruimte voor professionele groei.

Qualifications

• Afgerond mbo-diploma (niveau 4) in een secretariële richting.
• Ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken.
• Klant- en kwaliteitsgericht met uitstekende communicatieve vaardigheden.
• In staat zelfstandig te werken en ook een teamspeler met leergierigheid.

Responsibilities

• Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, waaronder de portefeuillehoudersoverleggen met wethouders en burgemeester.
• Verzamelen van relevante stukken, opstellen van de conceptagenda en verslaglegging.
• Administratieve ondersteuning, zoals agendabeheer, mailbeheer en het bewaken en coördineren van in- en externe informatiestromen.
• Ondersteunen bij administratieve processen en het inrichten en toegankelijk houden van digitale dossiers.
• Actueel houden van de lange termijn agenda, controleren van planningen en bewaken van deadlines en opdrachten richting medewerkers.

Skills

Klantgerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig en gestructureerd werken

Planmatig werken

Teamspeler

Stressbestendigheid

Education

MBO niveau 4 secretariële richting

Tools

Microsoft Office

Job description

Vind je plek bij gemeente Westland

Westlanders zijn wat je noemt gewoon nuchter. Niet alleen praten, maar ook aanpakken en doen. Dit heeft inmiddels bijzondere ontwikkelingen in Westland opgeleverd. Daar zijn we trots op, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. Dat is ook kenmerkend voor onze organisatie. Hier vind je jouw plek in misschien wel één van de meest unieke gebieden van Nederland. Bij ons krijg je de ruimte en de verantwoordelijkheid die je nodig hebt. Dát vinden wij in Westland heel gewoon.

Maak het

De procesondersteuning van de portefeuillehoudersoverleggen is onderdeel van de Concernstaf binnen het domein Mens & Middelen. De Gemeente Westland is op zoek naar een proactieve, stressbestendige en nauwkeurige procesondersteuner.

Als procesondersteuner zorg jij ervoor dat de portefeuillehoudersoverleggen tussen de organisatie en het bestuur goed worden voorbereid en genotuleerd. Dit zijn de momenten waarop de burgemeester en wethouders met de organisatie afstemmen.

Je zet hiervoor de stukken klaar en zorgt voor tijdige en zorgvuldige verspreiding van deze stukken. Dankzij jouw voorbereiding, planning en overzicht kunnen anderen hun werk optimaal doen.

Doe het

In je rol als Procesondersteuner zijn jouw werkzaamheden:

• Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, waaronder de portefeuillehoudersoverleggen met wethouders en burgemeester;
• Verzamelen van relevante stukken, opstellen van de conceptagenda en verslaglegging;
• Administratieve ondersteuning, zoals agendabeheer, mailbeheer en het bewaken en coördineren van in- en externe informatiestromen;
• Ondersteunen bij administratieve processen en het Inrichten en toegankelijk houden van digitale dossiers;
• Actueel houden van de lange termijn agenda, controleren van planningen en bewaken van deadlines en opdrachten richting medewerkers.

Wil jij een betekenisvolle rol spelen in een dynamische gemeentelijke organisatie? Vind je het leuk om processen soepel te laten verlopen, overzicht te bewaren en bestuurders én collega’s te ondersteunen? Dan is deze functie iets voor jou!

Breng het

Wij zoeken een enthousiaste stressbestendige collega die van aanpakken weet en die zichzelf herkent in het volgende profiel:

• Afgerond mbo-diploma (niveau 4) in een secretariële richting;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken;
• Je bent klant- en kwaliteitsgericht en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Je kunt zelfstandig werken en bent ook een teamspeler met een sterke wil om te leren.

Het team en haar taken zijn nog volop in ontwikkeling. In het komende jaar zullen de taken en de taakverdeling binnen het team gaan verschuiven. Het kan betekenen dat er ook andere taken tot je takenpakket gaan behoren.

Merk het

Bij gemeente Westland werk je samen met inspirerende en fijne collega's die het niet alleen leuk vinden om dingen uit te denken maar vooral ook dingen te doen. Er zijn volop kansen voor jouw talent en al je ideeën die onze gemeente nóg mooier maken. Waar iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt en verschillen benut en gerespecteerd worden. Bij ons merk je de vrijheid om je passie te volgen en je ambities waar te maken. Met volop mogelijkheden voor jouw ontwikkeling en groei.

Daarbij vinden wij het gewoon dat je natuurlijk een goede werk- en privébalans en een aantrekkelijk salaris verdient! Naast een prettige informele werksfeer en een leuk team aan collega’s, krijg je van ons:

• Een brutosalaris van minimaal € 2.875 tot maximaal€ 4.556 op basisva n 36 uur;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris waarmee je maandelijks de beschikking hebt over een deel van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt een bedrag laten uitbetalen of gebruiken voor o.a. de aanschaf van een fiets of het kopen van bovenwettelijk verlof;
• Ruimte voor groei via onze Westland Academie;
• Flexibele werktijden die passen bij eigentijds werken;
• Tegemoetkoming in de kosten voor woon-/werkverkeer en een thuiswerkvergoeding;
• Betaalde ouderschapsverlofregeling voor onze (aanstaande) ouder.

We hebben een actieve personeelsvereniging met ruim aanbod aan gezellige activiteiten. En een jong ambtenarennetwerk, Jong Westland, die allerlei interessante activiteiten organiseert om je verder te ontwikkelen als professional. Ook organiseren we een paar keer per jaar gezellige events waarbij je collega’s van verschillende afdelingen kunt ontmoeten én nieuwe inzichten kan opdoen.

Regel het

Meer weten over de functie? Neem contact op met Rachel Tienkamp-Beishuizen, teammanager Concernstaf op06-50120363.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Benader Jack Verbeek telefonisch of via Whatsapp op06-28841975.