Proactieve Secretaresse | Agenda, Coördinatie & Support

WSP Global Inc.; Netherlands; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible hours

Hybrid work

Benefits package

Inclusive culture

Development opportunities

Job summary

WSP zoekt een veelzijdige collega voor Utrecht die 32 tot 36 uur per week werkt in het secretariaat van de Business Unit Rail. Je biedt ondersteuning aan collega's en management en werkt nauw samen met een team van circa 150 technische specialisten.

Je coördineert communicatie, administratieve processen, plant agenda's en dient als eerste aanspreekpunt. Je houdt bestanden actueel, beheert kantoorvoorzieningen en signaleert verbeterkansen.

Qualifications

• Bewezen organisatorische vaardigheden en proactieve instelling.
• Ervaring met interne en externe communicatie is een plus.
• Aantoonbare ervaring in administratieve en registratieve processen.

Responsibilities

• Ondersteunen bij interne en externe communicatie en facilitaire diensten.
• Coördineren van administratieve en registratieve processen en behouden van nauwkeurige dossiers.
• Plannen van afspraken en beheren van agenda's voor leidinggevenden en teams.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor vragen via telefoon, e-mail, post en bezoekers.
• Diverse informatiebestanden actueel houden (contracten, normen, abonnementen, voorraden).
• Organiseren van dienstkleding, kantoorbenodigdheden, reizen en facilitaire voorzieningen.
• Signaleer verbeterkansen en draag bij aan een vlot kantoorverloop.

Skills

Organisatie

Plannen

Ondersteunen

Communicatie

Agendabeheer

Job description

WSP zoekt een veelzijdige collega voor Utrecht die 32 tot 36 uur per week werkt in het secretariaat van de Business Unit Rail. Je biedt ondersteuning aan collega's en management en werkt nauw samen met een team van circa 150 technische specialisten.

Je coördineert communicatie, administratieve processen, plant agenda's en dient als eerste aanspreekpunt. Je houdt bestanden actueel, beheert kantoorvoorzieningen en signaleert verbeterkansen.