Planner

Maltha studiecoaching; Netherlands; Remote; EUR 19,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Onboarding met Anne

Kantoor in Bilthoven nabij station

Job summary

Bij Maltha studiecoaching zoeken we een Planner met Office manager skills die tussen leerlingen, ouders en bijless/docenten de planning regelt. Je werkt vanuit ons hoofdkantoor in Bilthoven en hebt een eigen kantoorruimte dicht bij de ingang.

Je hebt een 40-urige werkweek, met de mogelijkheid om 3 dagen te werken. Je maakt gebruik van een geautomatiseerd facturatiesysteem en krijgt begeleiding van Anne bij de onboarding.

Qualifications

• Passie voor je werk en aanpakker; je bewaart overzicht in drukke tijden.
• Je kunt meerdere taken tegelijk regelen en houdt deadlines in de gaten.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kunt communiceren met ouders, leerlingen en docenten.

Responsibilities

• Plan en coördineer alle individuele begeleidingsvormen tussen leerling en docent voor Bilthoven, Zeist en Utrecht.
• Werk vanuit het hoofdkantoor in Bilthoven en beheer de planning en facturatie.
• Schakel tussen telefoon, mail en planning en onderhoud overzicht over alle afspraken.

Skills

Planning

Office management

Communicatie

Nederlands spreken

Klantgerichtheid

Education

MBO/HBO/Universiteit

Tools

Geautomatiseerd facturatiesysteem

Job description

Elke werkdag zo voorspelbaar als het bereiden van je AVG’tje, jij moet daar niet aan denken! Jij bent namelijk op je opperbest als er reuring is, dingen door elkaar lopen, je orde moet creëren of casussen aan elkaar moet koppelen. Kortom: jij functioneert het best in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.

Als Planner met een vleugje Office manager skills ben jij de spil tussen bijlesdocenten en de leerlingen (en hun ouder(s) ) die een bijles willen inplannen. En ja agenda’s veranderen wel eens per maand, waardoor het plannen weer een mooie uitdaging geeft, want voorspelbaarheid was niet jouw ding toch?

Wat ga je in grote lijnen doen

Jij bent degene die verantwoordelijk is voor het inplannen van alle individuele begeleidingsvormen (bijles, studiecoaching, citotraining etc.) tussen leerling en bijlesdocent voor de vestigingen in Bilthoven, Zeist en Utrecht.In het begin is het even zoeken en dat is logisch. Je groeit hier stap voor stap in. En ja dat is een gepuzzel. Maar weet, een puzzel leg je ook niet meteen in één keer goed.Gelukkig staat Anne voor je klaar. Zij regelt alles rondom cijfers en leert je stap voor stap het systeem kennen. Bij haar kun je altijd terecht met vragen.

Dit alles doe je vanuit het hoofdkantoor in Bilthoven, waar jij je eigen stek hebt. Je eigen kantoor dicht bij de ingang zodat je ook de leerlingen, collega’s en soms ook een aantal ouders kan verwelkomen op deze vestiging. Je werkt met meerdere schermen en hebt een geautomatiseerd facturatiesysteem,zodat je goed overzicht houdt.

Je schakelt makkelijk tussen telefoon, mail en planning en houdt overzicht in je werk.

Laten we beginnen met je werkplek: een eigen kantoor in hartje Bilthoven!Ons kantoor ligt op loopafstand van station Bilthoven en is goed bereikbaar vanuit Utrecht. Ben jij een fietser? Zalig, lekker doen! In 15 minuten vanuit Utrecht, ben je wel hier. En verder:

• Een werkweek van 40 uur. Het liefst voltijd, omdat wij altijd groeien, nooit stilzitten en er werk voor je is. Maar liever 3 dagen, dan is dat zeker bespreekbaar. Werktijden zijn ook bespreekbaar, maar liefst van 10.30-18.30 uur.
• Het is een startersfunctie. Dus mocht dit je eerste baan zijn, don’t worry. Je hebt genoeg collega’s die je kunnen helpen en begeleiden.
• Een salaris tussen de €1700 - €2800.
• Een uitgebreide inwerkperiode met Anne. Zij zal je helpen met het planning- en geautomatiseerde facturatiesysteem. Zij werkt ook op de vestiging in Bilthoven, dus je kunt haar altijd vragen stellen en even met haar sparren.
• Gezellige teamborrels, activiteiten en intervisiebijeenkomsten.

Dit heb je nodig

Mbo, hbo, universiteit? Ons maakt het helemaal niks uit. Het allerbelangrijkste is dat je passie voor je werk hebt!

Maar als jij je kantoor afsluit op vrijdag met een goed gevoel en maandag weer vol energie hier binnenkomt om de week goed te beginnen, is het volgende toch wel handig:

• Je bent een aanpakker! Jij laat mails of telefoontjes niet een dag liggen. Je pakt het op, regelt het en klaar.
• Je behoudt overzicht, ook al gebeurt er van alles tegelijk of veranderen er dingen.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
• Jij houdt wel van een puzzel. Maar dan geen legpuzzel, maar een echte, met mensen en een dienst. Jij gaat net zo lang door totdat je bijvoorbeeld leerling Mats die voor bijles Wiskunde A komt hebt gekoppeld aan bijlesdocent Merel van 14.00-15.00 uur op de vestiging in Zeist. Puzzel 1 gelegd en zo heb je er nog wel een paar, maar dat schrikt jou niet af. Sterker nog, dit geeft je energie!
• Je hebt een eigen geautomatiseerd facturatiesysteem. Dat klikt alsof je iets met administratie moet hebben gestudeerd, maar is absoluut niet zo. Het systeem koppelt alles en jij hoeft alleen te controleren, uit te printen en zorgen dat de betalingen binnenkomen.

Dit zijn wij

Wij zijn een team van ongeveer 30-40 mensen, waaronder dus jij, de planner, directeur, adjunct directeur, vestigingsmanagers van de 3 vestigingen, (ortho)pedagogen, psychologen, studiebegeleiders, bijlesdocenten, administratiemedewerker en stagiaires. Wij hebben hier bij Maltha korte lijntjes en een informele sfeer. Ons werk bestaat vaak uit dingen die we dezelfde dag moeten regelen. Even bij elkaar binnenlopen om iets te vragen / overleggen doen wij dus regelmatig. Ontzettend fijn, want daardoor kan jouw werk doorgaan en staan we niet stil. En mede daardoor bestaan we al 44 jaar! Daarnaast ontwikkelen wij al onze producten zelf en zo ook jouw planning- en facturatiesysteem. Wij zijn namelijk niet goed in stilzitten.

De leerlingen die hier komen zitten op de basisschool, middelbare school of zijn studenten. Zij komen hier voor elke hulpvraag van school en wij zijn gespecialiseerd in leerproblemen en begeleiding op maat.

Denk jij nu: Heerlijk een eigen werkplek in hartje Bilthoven! En die puzzel leggen, ja count me in! Kom dan eens langs op je toekomstige werkplek in Bilthoven. Wij staan klaar met een lekker bakje koffie (thee mag uiteraard ook)!