Operations Support Specialist

baann.; Netherlands; Remote; EUR 469,000 - 603,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenregeling

25 vakantiedagen + 8% vakantiegeld

Kantoor met koffie, lunch en fruit

Team-bonusdoelstelling

Ontwikkeling en opleidingsmogelijkheid

Office-with-a-view

Job summary

baann. zoekt een support specialist die directie en medewerkers ondersteunt en het contact met klanten en leveranciers goed laat verlopen. Je werkt circa 24 uur per week, flexibel verdeeld over 3 tot 5 werkdagen en geniet van een informele start-up sfeer.

Je beheert mailboxen, bewaakt kwaliteitsprocessen zoals VCU en ziekteverzuim, en levert administratieve ondersteuning voor plaatsingen en facturatie. Verwacht zelfstandige taken en ruimte voor ontwikkeling binnen een ambitieus team.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau (of MBO+ met ruime relevante werkervaring).
• Nauwkeurig, gestructureerd en in staat hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Proactief met initiatief; sneller slimmer of beter.
• Ervaring met ATS/CRM-systemen is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Humor en hands-on mentaliteit in een ondernemende start-up omgeving.

Responsibilities

• Directie- & communicatieondersteuning: rechterhand van de directie en communicatie richting klanten, medewerkers, partners en leveranciers.
• Mailbox- & beheer: beheren van mailboxen en vragen snel en juist afhandelen.
• Proces & kwaliteit: borgen van kwaliteitsprocessen zoals VCU en ziekteverzuim.
• Plaatsingen & administratie: controleren urenregistraties, tariefstellingen en facturatiegereedheid.
• Klantenportals & Vacature-scanning: up-to-date houden van portals en vacatures scannen.
• Aanspreekpunt voor medewerkers: beantwoorden van vragen over inzet en praktische afspraken.
• Registraties & beheer: overzicht houden op uitgaven en kantoorartikelen.
• Projecten & uitzoekwerk: offertes aanvragen en leveranciersselectie voorstellen aan directie.

Skills

HBO/MBO+

Nauwkeurig & gestructureerd

Eigenaarschap / proactief

ATS/CRM-systemen

Nederlands communicatie

Hands-on / ondernemende mindset

Education

HBO / MBO+

Tools

ATS/CRM-systemen

Job description

Wat ga je doen?

Bij baann. bouwen we met veel energie aan een ambitieus detacheringsbureau in de techniek. Als support specialist (of ‘spil in het web’, net hoe je het wilt noemen) ben jij het aanspreekpunt voor de directie, onze medewerkers, klanten en leveranciers. Kortom: jij zorgt dat de trein soepel blijft rijden!

Jouw werkdag is divers, dynamisch en geen dag is hetzelfde. Je combineert strakke administratieve processen met het oppakken van inventieve, nieuwe projecten. Een greep uit jouw takenpakket:

• Directie- & communicatieondersteuning: Jij bent de rechterhand van de directie. Je ondersteunt in de dagelijkse communicatie en administratie richting klanten, gedetacheerde medewerkers, partners en leveranciers.
• Mailbox- & beheer: Je bent verantwoordelijk voor het beheren van diverse mailboxen (o.a. info, wagenpark en facturatie) en zorgt dat vragen snel en juist worden afgehandeld.
• Proces & kwaliteit (VCU & Ziekteverzuim): Je borgt onze kwaliteitsprocessen. Je draagt zorg voor de naleving van het ziekmeldingsprotocol én zorgt dat al onze certificeringen (zoals VCU) perfect op orde zijn en nageleefd worden.
• Plaatsingen & administratieve check: Je verwerkt nieuwe plaatsingen en houd scherp toezicht op de totale administratie: lopen de urenregistraties goed, kloppen de tariefstellingen en staat alles klaar voor facturatie?
• Klantenportals & Vacature-scanning: Je houdt de diverse klantenportals up-to-date met de juiste documenten en informatie. Tevens scan je deze portals op relevante nieuwe vacatures die naar voren komen voor ons salesteam.
• Aanspreekpunt voor medewerkers: Je staat klaar voor onze gedetacheerde professionals en beantwoordt uiteenlopende vragen over hun inzet, zaken rondom werk of praktische afspraken.
• Registraties & beheer: Je behoudt het overzicht over uitgegeven goederen (laptops, gereedschap, kleding) en houdt bij welke medewerkers op buitenlandse projecten actief zijn. Ook het beheer van de telefonieabonnementen en kantoorbestellingen (boodschappen, kantoorartikelen) pak jij op.
• Projecten &uUitzoekwerk: Je deinst er niet voor terug om nieuwe zaken grondig uit te zoeken. Welk marketingbureau past het beste bij baann.? (Inclusief het opvragen van 3 offertes). Welke aanbieder kiezen we voor onze vaste telefonie? Jij onderzoekt het, vergelijkt de opties en brengt een strak voorstel uit aan de directie.

Wie ben jij?

• HBO werk- en denkniveau (of MBO+ met ruime relevante werkervaring);
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd en houdt hoofd- en bijzaken moeiteloos gescheiden;
• Je toont eigenaarschap en initiatief: zie je dat iets sneller, slimmer of beter kan? Dan pak je dat op;
• Ervaring met ATS/CRM-systemen is een pré, of je maakt nieuwe software razendsnel eigen;
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands (zowel mondeling als schriftelijk);
• Humor, een hands-on mentaliteit en je voelt je thuis in een ondernemende start-up omgeving.

Wat bieden wij?

• €3.500 – €4.500 (afhankelijk van de werkervaring die je meeneemt);
• Flexibiliteit om ongeveer 24 uur per week in te delen over 3 tot 5 werkdagen hoe jij dat wenst;
• Telefoon, laptop, reiskostenregeling;
• 25 vakantiedagen naar rato + mogelijkheid tot bijkopen & 8% vakantiegeld;
• Lekkere koffie, lunch en fruit op kantoor;
• Office-with-a-view (je moet écht even langskomen om het te bewonderen);
• Deelname in de team-bonusdoelstelling;
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Baann. is een start-up en we willen groeien, je kan veel vrijheid en autonomie krijgen om jouw carrière vorm te geven binnen een ambitieus en ondernemend bedrijf.

Waar ga je werken?

Wij zijn baann. Een startend bureau in het bemiddelen van young professionals in de technische sector. Opgericht door Bas en Anne, beide met een bewezen staat van dienst in deze sector en een overtuiging om het met baann. anders te doen. Wil je daar meer over weten? Extra informatie vind je hier.