Operationeel manager

Architectenweb; Amsterdam; Hybrid; EUR 18,000 - 24,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

Pensioen PFAB

Vakantie-uren naar rato

Jaarcontract met uitzicht op onbepaald

Ruimte voor eigen inbreng

Directe samenwerking met eigenaar

Job summary

Studio Ard Hoksbergen in Amsterdam zoekt een Operationeel manager voor 12 uur per week. Je neemt de financiële administratie op je, beheert contracten en aanbestedingsdocumenten en onderhoudt Notion-workflows.

Je werkt zelfstandig, legt processen vast en schakelt met de eigenaar. Ervaring bij architecten- of ontwerpbureau is een pré; AI-tools zoals Claude Code zijn een pluspunt. Een jaarcontract met uitzicht op onbepaalde tijd, plus ruimte om de bedrijfsvoering mee vorm te geven.

Qualifications

• Ervaring in een vergelijkbare rol.
• Voorkeur voor ervaring bij een architecten-/ontwerpbureau.
• Inzicht in uren- en begrotingsbeheer voor projecten.
• Gedegen administratie- en documentatievaardigheden.
• Competent in zelfstandig werken en procesregistratie.
• Kennis van AI-tools; nieuwsgierigheid naar Claude Code.

Responsibilities

• Financiële administratie: facturatie, herinneringen, debiteuren, inkomende facturen en bonnen, betalingen voorbereiden
• Maandelijks contact met de accountant, BTW-aangifte voorbereiden, regie op salarisadministratie
• Vaste lasten en contracten: huur, verzekeringen, abonnementen en licenties
• Personeelszaken: arbeidsovereenkomsten en vervaldatums, cao-werking, verzuim en vakanties, onboarding
• Aanbestedingsadministratie: referenties, uittreksels, documenten en termijnen
• Beheer Notion-bureaubesturingssysteem: processen vastleggen en verbeteren
• Beheer van mailboxen en archivering

Skills

Zelfstandig werken

Proactieve communicatie

Uren- en budgetbeheer

AI-tools nieuwsgierig

Notion-kennis

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Simplicate

Job description

Operationeel manager (12 uur per week) — Studio Ard Hoksbergen, Amsterdam

Wij zijn een architectenbureau in Amsterdam. We werken aan scholen, woningbouw en gebiedsopgaven, met een focus op voor biobased en houtbouw. We gaan de komende tijd flink groeien.

Met die groei is een kantelpunt bereikt. De administratie, de contracten en de aanbestedingsdocumenten doen we nu tussen de dagelijkse werkzaamheden door. Dat gaat ten koste van onze kerntaken. We zoeken iemand die dit overneemt en beter doet dan wij het doen.

Wat je gaat doen

• Financiële administratie: facturatie, herinneringen, debiteuren, inkomende facturen en bonnen, betalingen voorbereiden
• Maandelijks contact met de accountant, BTW-aangifte voorbereiden, regie op de externe salarisadministratie
• Vaste lasten en contracten: huur, verzekeringen, abonnementen en licenties, leveranciers en bestellingen
• Personeelszaken: arbeidsovereenkomsten en afloopdata, toepassing van de cao voor architectenbureaus, verzuim en vakanties, onboarding
• Aanbestedingsadministratie: referentieverklaringen, uittreksels, standaarddocumenten, inschrijvingsdossiers en termijnen
• Beheer van ons bureaubesturingssysteem in Notion: processen en werkwijzen vastleggen, actueel houden en verbeteren
• Beheer van de algemene mailboxen en de archivering

Wat je meebrengt

• Hbo werk- en denkniveau en ervaring in een vergelijkbare rol
• Ervaring bij een architectenbureau, ontwerpbureau of aanverwante organisatie heeft sterke voorkeur. Je weet hoe projectgestuurd werken zich verhoudt tot uren en budget
• Comfortabel met financiële administratie. Je hoeft geen accountant te zijn, maar je schakelt zelfstandig met de onze
• Kennis van Simplicate of vergelijkbaar systeem is een pre
• Je legt vast wat je doet, zodat het overdraagbaar is
• Je werkt zelfstandig en zoekt uit jezelf contact als iets vastloopt
• Wij werken met AI-tooling, onder meer Claude Code. Je hoeft dat niet te kunnen, je bent wel nieuwsgierig.

Wat wij bieden

• 12 uur per week, in te delen in overleg
• Inschaling in salarisschaal 4 van de cao voor architectenbureaus, afhankelijk van ervaring
• 8% vakantietoeslag, pensioen bij PFAB, vakantie-uren naar rato
• Een jaarcontract met uitzicht op onbepaalde tijd
• Veel ruimte om de bedrijfsvoering naar eigen inzicht in te richten, omdat er nu nog weinig staat
• Korte lijnen: je werkt rechtstreeks met de eigenaar

Groeit het bureau verder, dan groeit deze rol mee.

Geen acquisitie.

Bezoekadres Krelis Louwenstraat 1F05 1055 KA Amsterdam