On-Site Services Lead

Tata Consultancy Services; Utrecht; On-site; EUR 100,000 - 140,000; Full time

Job summary

Tata Consultancy Services (TCS) zoekt een ervaren OSS & Logistics Manager om On-Site Services en logistieke dienstverlening in een grootschalige omgeving aan te sturen. U werkt aan operationele continuïteit, governance en klantrelaties in een multi-supplier setting.

Daarnaast beheert u IMACD-diensten, verzorgt rapportages en bewaakt KPI’s zoals SLA/OLA. Ervaring met ITIL 4 en ITSM-tools zoals ServiceNow is gewenst; sectorervaring in publieke of complexe enterpriseomgevingen is een pre.

Qualifications

• Minimaal 10 jaar relevante ervaring binnen Workplace Services, End User Services, On-Site Services, logistiek of IT Service Management.
• Aantoonbare ervaring met het aansturen van OSS- en logistieke dienstverlening binnen een grootschalige en complexe omgeving.
• Brede kennis van werkplekdienstverlening, hardwarelogistiek, asset lifecycle management en voorraadbeheer.
• Ervaring met IMACD-processen en de administratie van geleverde en verbruikte diensten.
• Ervaring met forecasting, voorraadanalyses, serviceconsumptie en operationele rapportages.
• Ervaring met facturatieondersteuning, validatie van servicevolumes en reconciliatie van operationele en financiële gegevens.
• Ervaring met werken binnen een multi-supplier- of managed-servicesomgeving.
• Goede kennis van IT Service Management-processen en ITIL 4.
• Ervaring met minimaal één gangbare ITSM-oplossing, zoals ServiceNow, ManageEngine, Omnitracker of TOPdesk.
• Ervaring binnen de publieke sector of een vergelijkbare complexe enterpriseomgeving is een duidelijke pre.
• ITIL 4 Foundation-certificering is gewenst.

Responsibilities

• Dagelijkse aansturing en beheersing van de On-Site Services- en logistieke dienstverlening.
• Zorgen voor een stabiele operationele dienstverlening en continuïteit van dagelijkse werkzaamheden.
• Fungeren als primair aanspreekpunt voor OSS-, logistieke en hardware-gerelateerde onderwerpen.
• Bewaken van operationele risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties en zorgen voor tijdige opvolging.
• Actief najagen van openstaande actiepunten en bewaken dat afspraken tijdig en aantoonbaar worden afgerond.
• Toezien op het behalen van SLA-/OLA- en overige prestatiedoelstellingen.
• Optreden als sparringpartner voor klant, demandorganisatie, leveranciers en interne stakeholders.
• Vertegenwoordigen van TCS in multi-supplier dienstverlening en calibreren van TCS-aandeel.
• Deelnemen aan governance meetings met klant en interne stakeholders.
• Voorbereiden en verzorgen van duidelijke voortgangsrapportages en analyses.
• Opbouwen en onderhouden van constructieve relaties met klantvertegenwoordigers, leveranciers en interne deliveryteams.
• Logistiek en hardwarebeheer: toezicht houden op voorraadniveaus, leveringen en afvoer; opstellen van forecasts; analyseren van trends.
• IMACD en serviceadministratie: beheren van IMACD-dienstenregistratie en leveren van betrouwbare service consumptiegegevens.
• Procesownership en verbetering: eigenaar zijn van OSS- en logistieke processen en verbeterplannen bewaken.
• Facturatie en financiële ondersteuning: ondersteunen van facturatie en reconciliatie van servicevolumes.

Job description

Tata Consultancy Services (TCS) (BSE: 532540, NSE: TCS) is wereldwijd de voorkeurspartner op het gebied van digitale transformatie en technologie voor toonaangevende organisaties. Sinds de oprichting in 1968 hanteert TCS de hoogste standaarden op het gebied van innovatie, technische excellentie en klantenservice.

Geworteld in het erfgoed van de Tata Group richt TCS zich op het creëren van langetermijnwaarde voor haar klanten, investeerders, medewerkers en de samenleving als geheel. Met een hooggekwalificeerde workforce van meer dan 580.000 medewerkers, actief in 55 landen en 202 service delivery centers wereldwijd, is TCS erkend als topwerkgever op zes continenten. Dankzij het vermogen om nieuwe technologieën snel toe te passen en op te schalen, heeft TCS duurzame samenwerkingsverbanden opgebouwd met haar klanten. Deze partnerships helpen organisaties zich te ontwikkelen tot blijvend adaptieve ondernemingen. Veel van deze relaties bestaan al tientallen jaren en hebben elke technologische cyclus doorstaan — van mainframes in de jaren zeventig tot Artificial Intelligence vandaag.

TCS is sponsor van 14 van ’s werelds meest prestigieuze marathons en uithoudingsevenementen, waaronder de TCS New York City Marathon, de TCS London Marathon en de TCS Sydney Marathon, met een sterke focus op gezondheid, duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid.

Jou verantwoordelijkheden.

De OSS & Logistics Manager is verantwoordelijk voor het aansturen en continu verbeteren van de On-Site Services- en logistieke dienstverlening binnen een grootschalige en complexe werkplekomgeving.

De On-Site Services Lead vertegenwoordigt TCS binnen het samenspel van de klantorganisatie, de demandorganisatie en de betrokken leveranciers. De functie combineert operationele continuïteit met procesownership, stakeholdermanagement, governance, administratie, rapportage en continue verbetering. Het doel is om de dagelijkse dienstverlening stabiel te houden, verbeteringen te realiseren en de Service Delivery-organisatie te ondersteunen bij het nakomen van haar operationele, financiële en contractuele verantwoordelijkheden.

Operationele aansturing

• Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en beheersing van de On-Site Services- en logistieke dienstverlening.
• Zorgen voor een stabiele operationele dienstverlening en het waarborgen van de continuïteit van de dagelijkse werkzaamheden.
• Fungeren als primair aanspreekpunt voor OSS-, logistieke en hardwaregerelateerde onderwerpen binnen de dienstverlening.
• Bewaken van operationele risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties en zorgen voor tijdige opvolging.
• Actief najagen van openstaande actiepunten en bewaken dat afspraken tijdig en aantoonbaar worden afgerond.
• Toezien op het behalen van de overeengekomen SLA-, OLA- en overige prestatiedoelstellingen.
• Optreden als professioneel sparringpartner voor de klant, demandorganisatie, leveranciers en interne stakeholders.
• Vertegenwoordigen van TCS binnen de multi-supplier dienstverlening en verantwoordelijkheid nemen voor het TCS-aandeel binnen de volledige keten.
• Deelnemen aan operationele, tactische en overige governancemeetings met de klant en interne stakeholders.
• Voorbereiden en verzorgen van duidelijke voortgangsrapportages, analyses, adviezen en besluitvormingsinformatie.
• Opbouwen en onderhouden van constructieve relaties met klantvertegenwoordigers, leveranciers en interne deliveryteams.

Logistiek en hardwarebeheer

• Toezien op de logistieke beheersing van een grootschalige werkplekomgeving met circa 25.000 laptops en 25.000 mobiele telefoons.
• Bewaken van voorraadniveaus, hardwarebeschikbaarheid, leveringen, innames, vervangingen, retourstromen en afvoer van apparatuur.
• Opstellen en onderhouden van forecasts voor hardwarebehoefte, verbruik, voorraadontwikkeling en toekomstige vraag.
• Analyseren van voorraadbewegingen, verbruikspatronen, afwijkingen en operationele trends.
• Signaleren en voorkomen van voorraadtekorten, overvoorraden, vertragingen en onnodige kosten.
• Zorgen voor een betrouwbare en controleerbare administratie van hardware, voorraad en logistieke transacties.

IMACD en serviceadministratie

• Beheren en bewaken van de uitvoering en administratie van IMACD-diensten: Install, Move, Add, Change en Dispose.
• Zorgen voor een volledige, tijdige en juiste registratie van geleverde en verbruikte diensten.
• Bewaken van de kwaliteit en volledigheid van operationele gegevens in de relevante ITSM-, asset- en administratiesystemen.
• Uitvoeren of coördineren van periodieke controles en reconciliaties tussen geregistreerde activiteiten, hardwarebewegingen en gefactureerde diensten.
• Beschikbaar stellen van betrouwbare serviceconsumptiegegevens aan Service Delivery, Finance en Contract Management.

Procesownership en verbetering

• Eigenaar zijn van de relevante OSS- en logistieke processen, procedures, werkinstructies en operationele afspraken.
• Zorgen dat procesdocumentatie actueel, werkbaar en aantoonbaar geïmplementeerd blijft.
• Identificeren en realiseren van verbeteringen op het gebied van kwaliteit, efficiëntie, automatisering, standaardisatie en klanttevredenheid.
• Opstellen, prioriteren en bewaken van verbeterplannen en bijbehorende actiepunten.
• Voortgang op verbeterinitiatieven zichtbaar maken en stakeholders aanspreken op gemaakte afspraken.
• Ondersteunen van audits, controles, service reviews en complianceactiviteiten.

Facturatie en financiële ondersteuning

• Ondersteunen van het facturatie- en invoicingproces richting de klant.
• Valideren van aantallen, serviceconsumptie en onderliggende administratieve gegevens.
• Onderzoeken en oplossen van verschillen tussen geleverde diensten, geregistreerde volumes en gefactureerde bedragen.
• Aanleveren van analyses en forecasts ter ondersteuning van financiële en contractuele besluitvorming.
• Ondersteunen van het Service Delivery-team bij het nakomen van operationele, financiële en contractuele verantwoordelijkheden.

Vereiste kennis en kunde:

· Minimaal 10 jaar relevante ervaring binnen Workplace Services, End User Services, On-Site Services, logistiek of IT Service Management.

·Aantoonbare ervaring met het aansturen van OSS- en logistieke dienstverlening binnen een grootschalige en complexe omgeving.

·Brede kennis van werkplekdienstverlening, hardwarelogistiek, asset lifecycle management en voorraadbeheer.

·Ervaring met IMACD-processen en de administratie van geleverde en verbruikte diensten.

·Ervaring met forecasting, voorraadanalyses, serviceconsumptie en operationele rapportages.

·Ervaring met facturatieondersteuning, validatie van servicevolumes en reconciliatie van operationele en financiële gegevens.

·Ervaring met werken binnen een multi-supplier- of managed-servicesomgeving.

·Goede kennis van IT Service Management-processen en ITIL 4.

·Ervaring met minimaal één gangbare ITSM-oplossing, zoals ServiceNow, ManageEngine, Omnitracker of TOPdesk.

·Ervaring binnen de publieke sector of een vergelijkbare complexe enterpriseomgeving is een duidelijke pre.

· ITIL 4 Foundation-certificering is gewenst.

(Inter)persoonlijke vaardigheden:

·Sterk ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel en aantoonbaar eigenaarschap.

·Proactieve en resultaatgerichte werkhouding.

·In staat om zelfstandig voortgang te bewaken en actiepunten naar afronding te brengen.

·Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels.

·In staat om op operationeel, tactisch en managementniveau te communiceren.

·Professionele en constructieve sparringpartner voor klant- en interne stakeholders.

·Sterk in stakeholdermanagement, leveranciersmanagement en relatiebeheer.

·In staat om stakeholders constructief uit te dagen en aan te spreken op gemaakte afspraken.

·Uitstekende analytische, administratieve en rapportagevaardigheden.

·Nauwkeurig en procesgericht, met behoud van overzicht over de volledige dienstverlening.

·Pragmatische probleemoplosser die operationele continuïteit en structurele verbetering kan combineren.

Overige informatie

Binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid kan de werkgever andere werkzaamheden opdragen indien de bedrijfsvoering dit vereist.

Privacyverklaring

Tata Consultancy Services (TCS) is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij zijn ervan overtuigd dat een divers personeelsbestand essentieel is voor ons succes. Wervingsbeslissingen worden altijd genomen op basis van de vaardigheden, competenties, ervaring en potentiële geschiktheid van de kandidaat voor de beschikbare functie.