Officemanager & Directie-assistent

VCSW BV; Den Haag; On-site; EUR 28,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

24 vakantiedagen + 5 aanvullende days

Collegiale pensioenregeling

Job summary

VCSW Groep zoekt een Officemanager & Directie-assistent die het kantoor in Den Haag als spil beheert en de groepsdirectie ondersteunt. Je combineert organiseren en regelen met verantwoordelijkheid voor inkoop, contractbeheer en facilitaire zaken.

De functie vereist minimaal 3 jaar relevante ervaring, mbo+ niveau, en beheersing van NL en EN. Je werkt zelfstandig, schakelt snel en bent nauwkeurig in een dynamische organisatie.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Officemanager, Directie-assistent, Directiesecretaresse of een vergelijkbare functie.
• Nederlands en Engels goed beheersen, mondeling en schriftelijk.
• Rijbewijs B.
• Goede kennis van Microsoft Office en snel kunnen wegvinden in verschillende systemen.

Responsibilities

• Beheer van kantoor in Den Haag en vestigingen, representatief en praktisch ingericht.
• Beheer facilitaire zaken en leverancierscontact.
• Onderhandelen over contracten en facilitaire dienstverlening.
• Ondersteunen van de directie bij agenda, afspraken en reizen.
• Documenteren van belangrijke informatie en contracten.

Skills

Office management

Directie-assistent

Contractbeheer

Inkoop

Facilitaire zaken

Microsoft Office

Nederlands

Engels

Rijbewijs B

Vertrouwelijke informatie

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Job description

Jij houdt het overzicht. Regelt wat nodig is. En zorgt dat alles loopt.

VCSW Groep groeit hard. We bouwen aan één sterke organisatie met verschillende labels en ontwikkelen ons steeds verder richting een one-stop-HR-shop: van recruitment en HR tot salarisadministratie en alles daaromheen.

Die groei brengt natuurlijk ook de nodige dynamiek met zich mee. Nieuwe collega’s, nieuwe locaties, nieuwe contracten en regelmatig een extra BV binnen de groep. Dan is het belangrijk dat iemand het overzicht houdt en zorgt dat de zaken achter de schermen gewoon goed geregeld zijn.

Daar kom jij in beeld.

Als Officemanager & Directie-assistent ben jij de spil van het kantoor in Den Haag én de rechterhand van onze groepsdirectie. Je combineert een praktische en organiserende rol met verantwoordelijkheid voor zaken als inkoop, contractbeheer en facilitaire zaken.

Je wacht niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren. Je ziet wat nodig is, pakt het op en zorgt dat het geregeld wordt.

VCSW is een innovatief en vooruitstrevend bedrijf binnen de financiële dienstverlening, met een focus op het optimaliseren van loonlasten voor onze klanten. Wat ons uniek maakt is de inzet van slimme tools en geavanceerde technologieën, waarmee wij praktische oplossingen bieden voor complexe vraagstukken binnen de sociale wetgeving. Samenwerking met onze klanten staat centraal in alles wat we doen – we geloven dat een sterk partnerschap de sleutel is tot succes.

Jouw werkdag is afwisselend. Het ene moment regel je een contract met een leverancier, het volgende moment ondersteun je de directie bij een belangrijke afspraak. Tussendoor houd je het kantoor draaiende en zorg je dat administratieve zaken goed zijn vastgelegd.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Je zorgt dat het kantoor in Den Haag en de andere vestigingen goed georganiseerd, representatief en praktisch ingericht zijn.
• Je beheert facilitaire zaken en zorgt ervoor dat problemen snel worden opgelost.
• Je onderhoudt contact met leveranciers en bent verantwoordelijk voor inkoop en contractbeheer.
• Je onderhandelt over contracten, bijvoorbeeld op het gebied van facilitaire dienstverlening, abonnementen en het wagenpark.
• Je houdt afspraken, looptijden en voorwaarden scherp in de gaten en zorgt dat we goede afspraken maken.
• Je bent de vaste rechterhand van de groepsdirectie en ondersteunt bij agenda, afspraken, reizen, vergaderingen en andere organisatorische zaken.
• Je bereidt vergaderingen voor, bewaakt acties en zorgt dat afspraken worden opgevolgd.
• Je ondersteunt bij uiteenlopende administratieve werkzaamheden binnen de groep.
• Je houdt overzicht over documenten, contracten en andere belangrijke informatie, ook wanneer er nieuwe entiteiten of locaties bijkomen.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en weet wat prioriteit heeft.

Geen dag is precies hetzelfde. Juist de combinatie van organiseren, regelen, ondersteunen en verbeteren maakt deze functie interessant.

Wat vragen we van jou

Je bent iemand die graag de touwtjes in handen heeft en energie krijgt van een omgeving waarin veel gebeurt.

Dit heb je nodig:

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Officemanager, Directie-assistent, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je beheerst Nederlands en Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een rijbewijs B.
• Je bent handig met Microsoft Office en kunt snel je weg vinden in verschillende systemen.

Je hoeft niet voor alles ervaring te hebben. We vinden het belangrijker dat je zelfstandig kunt werken, snel schakelt en verantwoordelijkheid neemt voor wat je oppakt.

• houdt van regelen en organiseren en vindt het prettig als zaken gewoon goed voor elkaar zijn;
• bent servicegericht, maar durft ook kritisch te zijn als een afspraak of leverancier niet levert wat is afgesproken;
• hebt affiniteit met inkoop, contractbeheer en facilitaire zaken;
• bent gewend om dicht bij een directie te werken en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• houdt het hoofd koel wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen;
• ziet werk liggen en komt zelf in actie;
• bent nauwkeurig, maar verliest het grotere plaatje niet uit het oog;
• communiceert makkelijk met collega’s, leveranciers en directie;
• bent flexibel en vindt het leuk om mee te bewegen met een organisatie die volop in ontwikkeling is.

Werken bij VCSW Groep

Bij VCSW Groep gebeurt veel. We groeien, ontwikkelen nieuwe dienstverlening en voegen regelmatig nieuwe bedrijven en collega’s toe aan onze organisatie.

Dat betekent dat we niet alles vooraf hebben uitgedacht. We zoeken daarom mensen die zelfstandig kunnen handelen, verantwoordelijkheid pakken en niet bang zijn om iets op te pakken dat nog niet eerder is gedaan.

Je werkt met korte lijnen en hebt veel contact met collega’s en de directie. We vinden het belangrijk dat we elkaar kunnen vertrouwen, afspraken nakomen en elkaar helpen wanneer dat nodig is.

Zie jij dat een proces slimmer kan? Dan is het fijn als je dat niet alleen signaleert, maar ook met een oplossing komt. We willen iedere dag een beetje beter worden in hoe we samenwerken en onze organisatie laten draaien.

Wat bieden wij jou?

Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke rol speelt binnen een groeiende organisatie. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken en daadwerkelijk invloed te hebben op hoe zaken worden georganiseerd.

Je kunt rekenen op:

• Een salaris tussen €2.500 en €4.500 bruto per maand obv 40 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een functie van 32 – 40 uur per week.
• Den Haag als standplaats, met incidenteel werkzaamheden op een andere vestiging.
• Veel zelfstandigheid en ruimte om zaken op jouw manier goed te organiseren.
• Een afwisselende functie met direct contact met de groepsdirectie.
• Een organisatie die volop groeit en waarin jouw rol mee kan ontwikkelen.
• Korte lijnen en een informele werkomgeving.
• 24 vakantiedagen + 5 aanvullende mandatory days.
• Een collectieve pensioenregeling.