Management Assistent - Directie Sociale Verzekeringen

Sociale Verzekeringsbank; Utrecht; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Goede arbeidsvoorwaarden conform caoSV

Opleidings- en trainingsmogelijkheden

Coaching en begeleiding

Job summary

Sociale Verzekeringsbank zoekt een managementassistent ter ondersteuning van vijf MT-leden binnen Directie DSV. Je organiseert, plant en stemt werkzaamheden af zodat MT-leden optimaal worden ondersteund. Hoofdtaak is agenda- en mailboxbeheer met afstemming op prioriteiten en spoedzaken.

Je werkt nauw samen met collega’s, behoudt overzicht in een dynamische omgeving en denkt mee om processen beter te organiseren. Thuiswerken is mogelijk, met minimaal twee dagen op kantoor in Utrecht.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 32 uur per week beschikbaar.
• Goede digitale vaardigheden.
• Ervaring met Microsoft Office en Teams is een pre.

Responsibilities

• Agenda- en mailboxbeheer voor MT-leden.
• Bewaken van prioriteiten en tijdsplanning bij veranderende urgenties.
• Coördineren van bijeenkomsten en afstemming met interne en externe contacten.
• Samenwerken binnen een klein secretariaatsteam en collega’s bij afwezigheid vervangen.

Skills

Teamspirit

Timemanagement

Plannen

Communicatie

Klantgerichtheid

Aanpassingsvermogen

Integriteit

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Teams

Job description

• Jij krijgt energie van puzzelen met complexe agenda's en vindt altijd een passende oplossing.
• Je houdt overzicht, ook wanneer prioriteiten gedurende de dag meerdere keren veranderen.
• Je werkt graag samen in een hecht team waarin je elkaar helpt, vervangt en versterkt.

3 redenen waarom dit jouw baan is

• Jij krijgt energie van puzzelen met complexe agenda's en vindt altijd een passende oplossing.
• Je houdt overzicht, ook wanneer prioriteiten gedurende de dag meerdere keren veranderen.
• Je werkt graag samen in een hecht team waarin je elkaar helpt, vervangt en versterkt.

Jij doet het

Als managementassistent binnen de Directie Sociale Verzekeringen (DSV) ondersteun je samen met drie collega-managementassistenten vijf leden van het managementteam (Directeuren DSV, de adjunct directeuren DSV en de afdelingsmanager Ondersteuning). Je bent de spil in het organiseren, plannen en afstemmen van werkzaamheden en zorgt ervoor dat de MT-leden optimaal worden ondersteund.

Je werkzaamheden bestaan voor een belangrijk deel uit agenda- en mailboxbeheer. Daarbij beoordeel je continu wat urgent is, welke afspraken prioriteit hebben en waar ruimte gevonden kan worden in volle agenda's. Geen dag verloopt volgens plan. Regelmatig komen MT-leden of directeuren tussendoor met nieuwe verzoeken, wijzigingen of spoedzaken. Juist in die dynamiek voel jij je thuis.

Je bent alert op wat er speelt, denkt vooruit en handelt zelfstandig waar nodig. Tegelijkertijd stem je voortdurend af met collega's, zodat de ondersteuning van het managementteam soepel blijft verlopen.

Wij kunnen op je rekenen als managementassistent bij het:

• proactief beheren van complexe agenda's en mailboxen;
• signaleren van knelpunten en het aandragen van oplossingen;
• stellen van prioriteiten in een omgeving waarin veel tegelijkertijd speelt;
• organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, overleggen en sessies;
• afstemmen met interne en externe contacten;
• samenwerken binnen een klein secretariaatsteam en het vervangen van collega's bij afwezigheid;
• professioneel omgaan met vertrouwelijke informatie.

Jij bent het

Ervaring als managementassistent is mooi meegenomen, maar geen vereiste. Wij nodigen nadrukkelijk ook kandidaten uit die beschikken over onderstaande competenties en zich verder willen ontwikkelen in het vak.

Wij zoeken iemand die:

• graag samenwerkt en actief bijdraagt aan een sterke teamspirit;
• snel kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• rustig blijft wanneer de planning onverwacht verandert;
• overzicht houdt in een dynamische omgeving;
• initiatief neemt en kansen ziet om zaken beter te organiseren;
• klantgericht is en gemakkelijk relaties opbouwt;
• zich flexibel aanpast aan nieuwe situaties;
• zorgvuldig en integer werkt;
• helder en professioneel communiceert, zowel mondeling als schriftelijk;
• sterk is in plannen, organiseren en timemanagement;
• Voor een optimale bezetting van het secretariaat is aanwezigheid op maandag en vrijdag noodzakelijk;

Daarnaast beschik je over:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 32 uur beschikbaarheid per week;
• goede digitale vaardigheden;
• ervaring met Microsoft Office en Teams;
• affiniteit met een bestuurlijke omgeving.

Welke kansen bieden we jou?

Je komt terecht in een hecht secretariaatsteam (Secretariaat Directie DSV) waar volop wordt samengewerkt, geschakeld en kennis gedeeld. In een dynamische omgeving krijg je veel verantwoordelijkheid, vertrouwen en ruimte om jezelf verder te ontwikkelen. Samen zorgen jullie ervoor dat het managementteam iedere dag kan rekenen op professionele en proactieve ondersteuning.

Daarnaast bieden wij:

• Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Goede begeleiding en coaching vanuit ervaren collega’s.
• De mogelijkheid om opleidingen en trainingen te volgen.
• Een professionele, informele en collegiale werkomgeving.
• Een aantrekkelijk salaris van € 3.623,- tot € 4.513,- bruto per maand. Afhankelijk van ervaring.
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden conform de cao SVB.

Meer informatie over onze ijzersterke secundaire arbeidsvoorwaarden (vergoedingen, pensioen en opleidingsbudget) vind je hier (https://werkenbijdesvb.nl/vacatures/arbeidsvoorwaarden/).

Jouw werkomgeving

Van kinderbijslag tot AOW-pensioen: namens de overheid en samen met 4.500 collega’s maken we het mogelijk om de volksverzekeringen uit te betalen. Dat betekent dat we elk jaar 62 miljard euro overmaken aan zo’n 5,6 miljoen mensen. Op tijd, eerlijk en efficiënt.

We werken met elkaar samen en ontmoeten elkaar op kantoor (Graadt van Roggenweg 400 in Utrecht, dichtbij het station en centrum). Thuiswerken is mogelijk maar je werkt in ieder geval twee dagen per week op locatie Utrecht. Dit doen wij in afstemming met het team en de leidinggevende.

De SVB wil een diverse en inclusieve organisatie zijn, waar iedereen zich thuis voelt. Een afspiegeling van de samenleving. Onze doelgroep is immers ook divers. Teams met diversiteit waar iedereen ertoe doet maken ons effectiever, creatiever en zorgen voor betere dienstverlening.

Een VOG-screening maakt onderdeel uit van het proces. Een assessment kan onderdeel uitmaken van het proces.

Heb je eerst nog vragen? Stel deze aan Paul via + 31 6 24 37 48 21 of [e-mail].