Officemanager

VORM; Rotterdam; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

43 verlofdagen (cao Bouw en Infra)

Pensioenregeling via BPF

Ontwikkelbudget €3.000/jaar

38,75 uur per week (fulltime)

Stoelmassage en teamactiviteiten

Job summary

VORM Bouw zoekt een Office Manager die het management op alle vlakken achter de schermen ontzorgt en continu verbetert. Je regelt agenda’s, coördineert overlegmomenten en organiseert events, onboarding en interne communicatie, met aandacht voor detail en proactieve oplossingen.

Je hebt een afgeronde HBO/ MBO-opleiding, relevante ervaring als Office Manager of secretarieel/ directiesecretaresse en uitstekende organisatorische vaardigheden.

Qualifications

• Een afgeronde MBO- of HBO-opleiding, bij voorkeur richting Office Management, Secretarieel of Bedrijfskunde.
• Enkele jaren relevante werkervaring als Office Manager, management- of directiesecretaresse.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten.
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en oog voor detail.
• Stressbestendigheid: jij behoudt het overzicht, ook als er tegelijkertijd van alles op je afkomt.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Discretie en een dienstverlenende, gastvrije houding;

Responsibilities

• Complex agendabeheer en het plannen en coördineren van afspraken voor het management;
• Management-, team- en projectoverleggen voorbereiden, organiseren en ondersteunen, en acties, deadlines en gemaakte afspraken bewaken en tijdig laten opvolgen;
• Interne bijeenkomsten, trainingen, kennissessies, leiderschapsdagen en andere evenementen organiseren, inclusief het reserveren en voorbereiden van vergaderruimtes en externe locaties (jij regelt wat wij vergeten zijn te vragen );
• De onboarding van nieuwe collega’s coördineren en sollicitatiegesprekken en afspraken met kandidaten organiseren;
• Ondersteunen bij interne communicatie, nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie-uitingen, en fotografie, drukwerk, relatiegeschenken en overige communicatiemiddelen regelen;
• Diverse rapportages, planningen, overzichten en adressenbestanden beheren en actualiseren;
• Facilitaire zaken op kantoor en projectlocaties signaleren en oplossen;
• Jubilea, attenties, afscheidscadeaus en andere bijzondere momenten voor collega’s organiseren, net als borrels, bedrijfsuitjes en (bijvoorbeeld) stoelmassages op onze projecten.

Skills

Organisatievermogen

Proactieve instelling

Prioriteiten stellen

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO/HBO richting Office Management of Secretarieel/Bedrijfskunde

Job description

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Je ondersteunt het management op organisatorisch, administratief en facilitair vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en proactieve houding kunnen collega’s zich volledig richten op hun eigen werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden. Van complexe agenda’s beheren en management overleggen tot evenementen en onboardingtrajecten. Je denkt vooruit, signaleert wat eraan komt en zorgt dat acties worden opgevolgd, vaak nog voordat iemand daarom hoeft te vragen.

Concreet ga je:

• Complex agendabeheer en het plannen en coördineren van afspraken voor het management;
• Management-, team- en projectoverleggen voorbereiden, organiseren en ondersteunen, en acties, deadlines en gemaakte afspraken bewaken en tijdig laten opvolgen;
• Interne bijeenkomsten, trainingen, kennissessies, leiderschapsdagen en andere evenementen organiseren, inclusief het reserveren en voorbereiden van vergaderruimtes en externe locaties (jij regelt wat wij vergeten zijn te vragen );
• De onboarding van nieuwe collega’s coördineren en sollicitatiegesprekken en afspraken met kandidaten organiseren;
• Ondersteunen bij interne communicatie, nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie-uitingen, en fotografie, drukwerk, relatiegeschenken en overige communicatiemiddelen regelen;
• Diverse rapportages, planningen, overzichten en adressenbestanden beheren en actualiseren;
• Facilitaire zaken op kantoor en projectlocaties signaleren en oplossen;
• Jubilea, attenties, afscheidscadeaus en andere bijzondere momenten voor collega’s organiseren, net als borrels, bedrijfsuitjes en (bijvoorbeeld) stoelmassages op onze projecten.

Daarnaast speel je een actieve rol in het continu verbeteren van onze organisatie. Zie jij mogelijkheden om processen slimmer, sneller of efficiënter in te richten? Dan krijg je alle ruimte om met ideeën te komen en verbeteringen door te voeren. De functie kent veel vrijheid en verantwoordelijkheid, waardoor je jouw eigen accenten kunt leggen en de rol verder kunt ontwikkelen.

Dit ben jij

Jij bent de spin in het web: je houdt overzicht, denkt vooruit en weet met jouw organisatietalent en proactieve instelling het management moeiteloos te ontzorgen.

Kortom: als Office Manager bij VORM Bouw ben je de verbindende factor die zorgt voor structuur, overzicht en een vlekkeloze ondersteuning van management, collega’s en organisatie.

Je brengt mee:

• Een afgeronde MBO- of HBO-opleiding, bij voorkeur richting Office Management, Secretarieel of Bedrijfskunde;
• Enkele jaren relevante werkervaring als Office Manager, management- of directiesecretaresse;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten;
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en oog voor detail;
• Stressbestendigheid: jij behoudt het overzicht, ook als er tegelijkertijd van alles op je afkomt;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Discretie en een dienstverlenende, gastvrije houding;

Wat bieden wij jou?

• Een marktconform salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Met 43 verlofdagen volgens de Cao Bouw en Infra heb je veel ruimte voor vrije tijd. Van dit totaal wordt 13 dagen toegevoegd aan je individuele budget. Wil je meer vrije dagen en kun je deze 13 dagen weer terugkopen;
• Een goed geregelde pensioenregeling via BPF, zodat je later zorgeloos kunt genieten;
• Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 3.000,- per jaar om te investeren in opleidingen, trainingen of coaching;
• Bij VORM staat fulltime gelijk aan 38,75 uur per week;
• Werken bij een organisatie met een duurzame en sociale missie: we bouwen niet alleen aan projecten, maar ook aan mensen;
• Een organisatie waar leren, ontwikkelen en samenwerken centraal staan.

Bij VORM werken we hard, maar we vinden het minstens zo belangrijk om samen te genieten. Denk aan een gezellige zomer-BBQ of even ontspannen met een stoelmassage. En wil je iets extra’s doen voor het goede doel? Sluit je dan aan bij ons enthousiaste Roparun-team.