Officemanager

VORM; Nederland; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Verlof volgens Cao Bouw en Infra: 43 D

Pensioenregeling via BPF

Persoonlijk ontwikkelbudget €3.000/yr

38,75 uur per week

Teamgerichte, sociale werkomgeving

Résumé du poste

VORM Bouw zoekt een Office Manager die de spin in het web is en het management ontzorgt. Je houdt overzicht, plant encoördineert operations op kantoor en op projectlocaties, en ondersteunt interne communicatie. Je hebt een proactieve, servicegerichte houding en ervaring in secretariële taken.

Je brengt een afgeronde MBO/ HBO-opleiding en meerdere jaren relevante ervaring mee. Het aanbod bevat ruime verlofdagen, pensioenregeling en een persoonlijk ontwikkelbudget.

Qualifications

• Afgeronde MBO/ HBO-opleiding in Office Management, Secretarieel of Bedrijfskunde.

Responsabilités

• Beheer van complexe agenda’s en coördineren van afspraken voor het management.
• Voorbereiden en ondersteunen van management-, team- en projectoverleggen; bewaken van deadlines en acties.
• Organiseren van interne bijeenkomsten, trainingen, kennissessies en evenementen; reserveren van ruimtes.
• Coördineren van onboarding van nieuwe collega’s en afspraken met kandidaten.
• Ondersteunen van interne communicatie en regelt drukwerk, relatiegeschenken en communicatiemiddelen.
• Beheren en actualiseren van rapportages, planningen en adressenbestanden.
• Signaleren en oplossen van facilitaire zaken op kantoor en projectlocaties.
• Organiseren van jubilea, attenties en sociale activiteiten; BOR en bedrijfsuitjes.

Connaissances

Organisatievermogen

Proactieve houding

Overzicht houden

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Teamspeler

Formation

MBO/ HBO-opleiding Office Management of Secretarieel of Bedrijfskunde

Outils

Microsoft Office

Outlook

Excel

Description du poste

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Je ondersteunt het management op organisatorisch, administratief en facilitair vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en proactieve houding kunnen collega’s zich volledig richten op hun eigen werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden. Van complexe agenda’s beheren en management overleggen tot evenementen en onboardingtrajecten. Je denkt vooruit, signaleert wat eraan komt en zorgt dat acties worden opgevolgd, vaak nog voordat iemand daarom hoeft te vragen.

Concreet ga je:

• Complex agendabeheer en het plannen en coördineren van afspraken voor het management;
• Management-, team- en projectoverleggen voorbereiden, organiseren en ondersteunen, en acties, deadlines en gemaakte afspraken bewaken en tijdig laten opvolgen;
• Interne bijeenkomsten, trainingen, kennissessies, leiderschapsdagen en andere evenementen organiseren, inclusief het reserveren en voorbereiden van vergaderruimtes en externe locaties (jij regelt wat wij vergeten zijn te vragen);
• De onboarding van nieuwe collega’s coördineren en sollicitatiegesprekken en afspraken met kandidaten organiseren;
• Ondersteunen bij interne communicatie, nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie-uitingen, en fotografie, drukwerk, relatiegeschenken en overige communicatiemiddelen regelen;
• Diverse rapportages, planningen, overzichten en adressenbestanden beheren en actualiseren;
• Facilitaire zaken op kantoor en projectlocaties signaleren en oplossen;
• Jubilea, attenties, afscheidscadeaus en andere bijzondere momenten voor collega’s organiseren, net als borrels, bedrijfsuitjes en (bijvoorbeeld) stoelmassages op onze projecten.

Daarnaast speel je een actieve rol in het continu verbeteren van onze organisatie. Zie jij mogelijkheden om processen slimmer, sneller of efficiënter in te richten? Dan krijg je alle ruimte om met ideeën te komen en verbeteringen door te voeren. De functie kent veel vrijheid en verantwoordelijkheid, waardoor je jouw eigen accenten kunt leggen en de rol verder kunt ontwikkelen.

Dit ben jij

Jij bent de spin in het web: je houdt overzicht, denkt vooruit en weet met jouw organisatietalent en proactieve instelling het management moeiteloos te ontzorgen.

Kortom: als Office Manager bij VORM Bouw ben je de verbindende factor die zorgt voor structuur, overzicht en een vlekkeloze ondersteuning van management, collega’s en organisatie.

Je brengt mee:

• Een afgeronde MBO- of HBO-opleiding, bij voorkeur richting Office Management, Secretarieel of Bedrijfskunde;
• Enkele jaren relevante werkervaring als Office Manager, management- of directiesecretaresse;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten;
• Een proactieve, oplossingsgerichte instelling en oog voor detail;
• Stressbestendigheid: jij behoudt het overzicht, ook als er tegelijkertijd van alles op je afkomt;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Discretie en een dienstverlenende, gastvrije houding;

Wat bieden wij jou?

• Een marktconform salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Met 43 verlofdagen volgens de Cao Bouw en Infra heb je veel ruimte voor vrije tijd. Van dit totaal wordt 13 dagen toegevoegd aan je individuele budget. Wil je meer vrije dagen dan kun je deze 13 dagen weer terugkopen;
• Een goed geregelde pensioenregeling via BPF, zodat je later zorgeloos kunt genieten;
• Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 3.000,- per jaar om te investeren in opleidingen, trainingen of coaching;
• Bij VORM staat fulltime gelijk aan 38,75 uur per week;
• Werken bij een organisatie met een duurzame en sociale missie: we bouwen niet alleen aan projecten, maar ook aan mensen;
• Een organisatie waar leren, ontwikkelen en samenwerken centraal staan.

Bij VORM werken we hard, maar we vinden het minstens zo belangrijk om samen te genieten. Denk aan een gezellige zomer-BBQ of even ontspannen met een stoelmassage. En wil je iets extra’s doen voor het goede doel? Sluit je dan aan bij ons enthousiaste Roparun-team.