Officemanager

ICS Spiral Freezers; Dordrecht; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

32–40 uur per week mogelijk

32 uur optie

25 vakantiedagen

13 ATV dagen

Marktconform salaris 3.250–4.250 EUR/m

Internationale werkomgeving

Job summary

ICS Spiral Freezers zoekt een Office Manager die het kantoor draaiende houdt en naar een hoger niveau tilt. Je beheert HR-administratie, office management en de boekhouding en denkt mee over digitalisering met AI als serieus gereedschap.

In Dordrecht ben je het centrale aanspreekpunt en werk je met klanten en leveranciers door heel Europa. Je implementeert verbeteringen en stuurt op efficiency terwijl je een informeel, toegewijd team ondersteunt.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Sterke boekhoudkundige basis; ervaring met HR- en salarisadministratie is een plus.
• Nauwkeurig, zelfstandig en oplossingsgericht in een drukke omgeving.
• Interesse in AI en digitale werkwijzen.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor verkoopfacturen, order- en betalingsprocessen.
• Boekhouding invoeren en sparringpartner van de externe accountant/CFO.
• Overzicht houden op offertes, orders en spare parts.
• Personenadministratie en verlof/ziekte/vakantie bijhouden.
• Salarisadministratie coördineren met het salarisbureau.
• Ontvangen en te woord staan van klanten, leveranciers en bezoekers.
• Kantoorcontacten, mailboxen en algemene correspondentie beheren.
• Ondersteunen van management en operationele collega’s.

Skills

Administratie

HR-administratie

Boekhouding

Salarisadministratie

Nauwkeurig werken

Communicatief NL/EN

Tools

Exact

Job description

Office Manager – word de spil van IC S Spiral Freezers

Op locatie in Dordrecht | 32 - 40 uur

Onze spiraalvriezers en -koelers staan in bakkerijen en voedselfabrieken door heel Europa. Achter elke machine die de deur uitgaat, zit een kantoor dat moet kloppen: orders, facturen, personeelszaken en contact met klanten en leveranciers. Wij zoeken iemand die dat kantoor niet alleen draaiende houdt, maar het naar een hoger niveau tilt.

Als Office Manager ben jij het middelpunt van onze organisatie. Je houdt HR-administratie, office management en de boekhouding strak op orde. Daarnaast krijg je het vertrouwen en de ruimte om onze administratie opnieuw in te richten: slimmer, sneller en digitaler, met AI als serieus gereedschap in plaats van een modewoord.

ICS Spiral Freezers ontwikkelt en bouwt spiraalvriezers, spiraalkoelers en spiraalrijstorens voor industriële bakkerijen en voedselproducenten in binnen- en buitenland. Ons team heeft meer dan 30 jaar ervaring en sinds kort maken we deel uit van de Sticomax groep, een groeiende groep bedrijven met ruim 300 medewerkers.

Waarom deze rol het verschil maakt

• Je bent geen radertje in een grote machine. In ons compacte team is jouw werk direct zichtbaar en merkbaar.
• Je bouwt mee. De aansluiting bij de Sticomax groep vraagt om processen die opnieuw worden ingericht, en jij hebt daar een belangrijke stem in.
• Je werkt internationaal. Onze klanten zitten door heel Europa, dus Engels hoort bij je dagelijkse werk.
• Je moderniseert. Jij bepaalt mee hoe we slimme tools en AI inzetten om ons werk makkelijker te maken.

Financiën en orders

• Je maakt en verstuurt de verkoopfacturen, en bewaakt dat alles klopt van order tot betaling.
• Je voert de boekhouding in Exact en bent de sparringpartner van onze externe accountant/cfo.
• Je houdt het overzicht over offertes en orders voor spare parts, zodat onze klanten snel geholpen worden.
• Je beheert de personeelsdossiers en houdt verlof, ziekmeldingen en vakantiedagen bij.
• Je bent de schakel met het salarisbureau en zorgt dat de salarisadministratie elke maand foutloos verloopt.
• Je bent het visitekaartje van IC S: het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en bezoekers, aan de telefoon en bij de receptie.
• Je beheert de algemene mailbox en de inkomende correspondentie.
• Je regelt de zakelijke randvoorwaarden: verzekeringen, tankpassen, drukwerk, archief en kantoorbenodigdheden.
• Je ondersteunt het managementteam en de operationele collega’s. Jij bent degene die weet hoe iets geregeld wordt.

Verbeteren en vernieuwen

• Je kijkt kritisch naar hoe we werken en brengt in kaart waar het sneller, foutlozer of eenvoudiger kan.
• Je zet slimme tools en AI in, bijvoorbeeld om facturatie, documentbeheer of rapportages te automatiseren.
• Je neemt je collega’s mee in nieuwe werkwijzen en maakt verbeteren onderdeel van de dagelijkse praktijk.

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur als office manager of in een vergelijkbare rol.
• Je hebt een stevige basis in boekhouding; ervaring met HR- en salarisadministratie is een pluspunt.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, en je houdt het hoofd koel en het overzicht als het druk wordt.
• Je krijgt energie van verbeteren: een omslachtig proces laat je niet met rust.
• Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologie en wilt AI echt leren inzetten in je werk.
• Je communiceert makkelijk in het Nederlands en het Engels, met collega’s, klanten en leveranciers.
• Je kent Exact, of je maakt het je snel eigen.

Wat bieden wij?

• Een fulltime functie van 40 uur per week in Dordrecht. Het is mogelijk de functie in 32 uur in te vullen, waarbij op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag wordt gewerkt.
• Een veelzijdige, zelfstandige rol met echte verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
• De kans om de administratie mee vorm te geven en te moderniseren. Jouw ideeën worden ook echt uitgevoerd.
• Een informeel, hecht team met korte lijnen naar het management.
• De dynamiek van een compact, internationaal bedrijf, met de stabiliteit van een groeiende groep.
• Een marktconform salaris tussen de €3.250,= en €4.250,= en goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder 25 vakantiedagen en 13 ATV dagen.