Office Support

Whale IT Recycling; Tilburg; Remote; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon van de zaak

Gratis sportschoolabonnement

Lease a bike

Vast contract

Moderne werkplek in Tilburg

Job summary

Whale IT Recycling zoekt een gedreven teamlid voor ondersteuning op logistiek en administratie. Je verzorgt planning, administratie, offertes en hebt contact met klanten via balie, telefoon en e-mail. Je werkt nauw samen met inkoop en operatie en houdt de orderflow in CRM zoals Pipedrive.

Een vriendelijke, klantgerichte houding en nauwkeurigheid zijn belangrijk bij een groeiend duurzaam familiebedrijf. De functie is fulltime op onze Tilburg-vestiging.

Qualifications

• Administratief en organisatorisch sterk.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden en klantcontact.
• Overzicht houden en prioriteiten stellen.
• Gastvrij en klantgericht.
• Goede Nederlandse en Engelse communicatie.
• Geavanceerde MS Office-kennis.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor dagelijkse planning en logistiek.
• Verwerken van orders en transportdocumenten.
• Offertes opstellen volgens vaste tarieven.
• Ondersteunen accountmanager en andere afdelingen.
• Bewaken orderflow in CRM en registreren klanten.
• Ontvangen klanten aan de balie en via telefoon.

Skills

Administratieve vaardigheden

Klantcontact

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Nederlands & Engels

MS Office

Tools

MS Office

Job description

Help jij klanten graag verder en krijg je energie van plannen, organiseren en zaken goed afronden? Bij Whale Recycling zoeken we een veelzijdige collega die gemakkelijk schakelt en zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Je werkt in een klein team met een informele en gezellige werksfeer, waar technologie, duurzaamheid en service samenkomen. Op onze nieuwe vestiging krijg je de ruimte om mee te denken, eigen ideeën in te brengen en mee te bouwen aan een groeiend bedrijf.

Jij verzorgt de logistiek, houdt de administratie op orde en ondersteunt collega’s van inkoop en operatie. Je helpt klanten met hun aanvragen en de logistieke uitvoering van hun opdrachten, verwerkt orders en werkt offertes uit op basis van vaste afspraken of instructies van de accountmanager.

Bij onze hoofdingang en balie ben jij het vertrouwde gezicht voor klanten en bezoekers. Ook via telefoon, e-mail en WhatsApp kunnen zij bij jou terecht. Je bent klantgericht, communiceert duidelijk en vindt het leuk om verschillende zaken te regelen.

Je stelt prioriteiten, werkt nauwkeurig en blijft rustig wanneer meerdere mensen tegelijk iets van je nodig hebben. Jij houdt bij wat er moet gebeuren en zorgt voor de opvolging.

Geen ervaring in de IT-wereld? Geen probleem, wij leren het je graag!

• Je verzorgt de dagelijkse planning en stemt deze af met de betrokken collega's.
• Je verwerkt de bijbehorende transportdocumenten en zorgt dat alles netjes is vastgelegd.

Commerciële ondersteuning

• Je verstuurt standaardoffertes en handelt kleine standaardorders en herhaalopdrachten af binnen vaste tarieven en voorwaarden.
• Je helpt de accountmanager bij binnenkomende klantaanvragen en bestaande opdrachten. Je werkt vanuit klantvragen, vaste afspraken en duidelijke instructies. De nadruk ligt op goed regelen en opvolgen; je hoeft zelf niet actief te verkopen.
• Je werkt offertes op maat uit volgens instructies van de accountmanager.
• Je registreert nieuwe klanten, maakt orders aan en bewaakt de orderflow.
• Je houdt het overzicht in Pipedrive, ons CRM-systeem.

Organisatorische en administratieve ondersteuning

• Je ondersteunt verschillende afdelingen bij de dagelijkse organisatie en administratie. Denk aan benodigdheden bestellen, de urenregistratie bijhouden en zorgen dat alle voorbereidingen worden getroffen voor het ontvangen van een nieuwe collega.
• Je plant cursussen en certificeringen in en stemt praktische zaken af met onze dienstverleners.
• Je houdt de onderhoudskalender en vervaldata bij en plant onderhoud en keuringen in bij vaste leveranciers.
• Je bewaakt de uitvoering en zorgt dat rapporten worden vastgelegd. Bijzonderheden stuur je door naar de verantwoordelijke collega.

Ontvangst en contact

• Je ontvangt klanten en bezoekers gastvrij aan de balie.
• Je beantwoordt de telefoon en algemene e-mail, helpt waar je kunt en schakelt de juiste collega in wanneer dat nodig is.

Wat breng je mee?

• Je bent administratief en organisatorisch sterk en hebt ervaring met administratieve werkzaamheden en klantcontact.
• Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je werkt nauwkeurig en blijft rustig als het druk is.
• Je bent gastvrij, klantgericht en vindt het leuk om collega’s van verschillende afdelingen te ondersteunen.
• Je communiceert goed in het Nederlands en kunt je verstaanbaar maken in het Engels.
• Je hebt gevorderde kennis van MS Office.

Kennis van onze branche en systemen leren we je graag.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende fulltime baan van 40 uur per week.
• Goede arbeidsvoorwaarden en uitzicht op een vast contract.
• Een moderne werkplek in Tilburg.
• Een klein team met korte lijnen en een informele werksfeer.
• Werken binnen een groeiend onderdeel van een duurzaam familiebedrijf.
• Ruimte voor eigen ideeën, persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
• Trainingen of cursussen, een laptop en een telefoon van de zaak.
• Een gratis sportschoolabonnement en een 'lease a bike'-regeling.