Office & People Coordinator

Movement On The Ground; Amsterdam; Hybrid; EUR 34,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Lunch inbegrepen

Pensioen PFZW

Job summary

Movement On The Ground zoekt een georganiseerde en proactieve Office & HR Support om de dagelijkse backoffice te versterken. Je zorgt voor een stabiele administratieve basis, ondersteunt HR, Finance en Fundraising en houdt de kantoren operationeel. Je werkt nauw samen met teams en bouwt aan efficiënte processen.

Mogelijkheid om mee te groeien naar een Office Manager-positie. We starten met een 6 maanden contract voor 32 uur per week op ons kantoor in Amsterdam.

Qualifications

• Organisatievermogen en nauwkeurigheid voor een brede administratieve rol.
• Proactieve en flexibele houding met can-do mentaliteit.
• Goede communicatie in Nederlands en Engels.
• Ervaring met administratieve ondersteuning in HR/Office.
• Bij voorkeur mbo-opleiding in administratieve richting.

Responsibilities

• Ondersteunen van HR, Finance en Fundraising en zorgen dat backoffice vlekkeloos draait.
• Beheren van centrale mailbox, post, agenda en reisplanning.
• Opstellen van contracten en onboarding van nieuwe collega's.
• Bijdragen aan interne communicatie en documentbeheer.
• Ondersteunen bij processen en rapportages en nauwkeurig bijhouden van systemen.

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat floreert in een dynamische omgeving? Wil je jouw skills inzetten voor een organisatie die vluchtelingenkampen wereldwijd transformeert naar menswaardige, veilige en zelfvoorzienende communities? En ben jij klaar om mee te groeien met onze organisatie? Dan zoeken wij jou!

Wie zijn wij?
Bij Movement On The Ground praten we niet alleen over verandering, we creëren die werkelijkheid. Met onze Camp to Campus-filosofie geven we humanitaire hulp een nieuwe betekenis. Samen met bewoners van opvanglocaties en woongroepen creëren we omgevingen waar mensen zich weer mens kunnen voelen, zich kunnen ontwikkelen en kunnen bouwen aan hun toekomst.
Onze organisatie wordt gedreven door een ondernemende cultuur. We zijn betrokken, daadkrachtig en denken in mogelijkheden. Samen zoeken we continu naar duurzame oplossingen die écht impact maken.

Jouw rol: een sterke basis én ruimte om te groeien
Jij bent een belangrijke spil in onze dagelijkse operatie. Je zorgt ervoor dat de administratieve en organisatorische basis staat als een huis en dat onze teams achter de schermen soepel hun werk kunnen doen.

Je start met een veelzijdige rol waarin de ondersteuning van HR & Office Support ongeveer 50% van je tijd beslaat. Daarnaast ondersteun je collega’s binnen onder andere Finance en Fundraising. Van het regelen en organiseren van praktische zaken tot het ondersteunen van processen: jij houdt overzicht, pakt aan en zorgt dat dingen geregeld worden.

Tegelijkertijd is dit meer dan een ondersteunende rol. Je krijgt volop de ruimte om MOTG van binnenuit te leren kennen, initiatief te nemen en mee te bouwen aan onze verdere groei. Zie je iets dat slimmer, beter of efficiënter kan? Dan hoor'n we dat graag van jou.
Op dit moment werken we vanuit het kantoor van The Social Hub. Begin volgend jaar verwachten we de stap te maken naar onze eigen locatie. En daar komt iets moois bij kijken: de mogelijkheid om door te groeien naar de rol van Office Manager. Je krijgt de kans om mee te bouwen aan onze nieuwe werkomgeving en op termijn verantwoordelijkheid te nemen voor het reilen en zeilen van ons eigen kantoor.

Kortom: je start met een brede, praktische rol waarin je veel leert en veel kunt betekenen, met volop ruimte om mee te groeien met onze organisatie én met je eigen ambities.

Wat ga je doen?
In deze positie is geen dag hetzelfde. Je ondersteunt verschillende teams: van HR en Finance tot Fundraising, en zorgt ervoor dat collega’s hun werk optimaal kunnen doen. Dankzij jouw organisatietalent en proactieve houding loopt alles achter de schermen op rolletjes.

• Jij bent de spil van het team. Je ondersteunt bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Van het stroomlijnen van processen tot het opmaken van documenten en presentaties: jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.


• Jij houdt het kantoor draaiende. Je beheert de centrale mailbox, verwerkt de post, plant team-overleggen en beheert de teamagenda. Daarnaast ondersteun je collega’s bij het boeken van reizen en andere praktische zaken, help je bij het verspreiden van interne communicatie en zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel verloopt.


• Jij organiseert momenten die verbinden. Je ondersteunt bij de organisatie van inspirerende teamdagen en sportieve evenementen zoals de Dam tot Damloop, kerst- en iftarvieringen, evenementen rondom World Refugee Day en bijeenkomsten voor onze partners en donateurs.


• Jij ondersteunt ons Fundraising & Partnerships-team. Je houdt de CRM-database actueel, bewaakt deadlines voor subsidiecycli en rapportages en zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig wordt verzameld voor donor- en partnerrapportages.


• Jij zorgt voor een vliegende start van nieuwe collega’s. Je ondersteunt HR bij het opstellen van contracten, verzorgt de praktische kant van de onboarding, maakt accounts aan in systemen zoals Google Workspace, Rydoo, Exact, NMBRS en VerzekeringInzicht en zorgt ervoor dat alles klaarstaat voor een goede eerste werkdag.


• Jij ondersteunt onze financiële processen. Onder begeleiding van het Finance-team help je bij het beheren van grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers.


• Daarnaast ondersteun je bij de onboarding van leveranciers en zorg je ervoor dat de administratie zorgvuldig en actueel blijft.


• Jij schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Loopt de dag anders dan gepland? Geen probleem. Jij houdt juist van dynamiek, springt bij waar nodig en wees snel de juiste prioriteiten te stellen.

Kortom: een veelzijdige functie waarin je elke dag bijdraagt aan de Impact die Movement On The Ground kan maken.

Wij zoeken iemand die energie krijgt van een dynamische omgeving, verantwoordelijkheid neemt en graag bijdraagt aan een organisatie met maatschappelijke impact.

• Je bent georganiseerd en nauwkeurig. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en krijgt energie van het regelen en verbeteren van zaken.


• Je bent proactief en flexibel. Je ziet wat nodig is, denkt in oplossingen en beweegt makkelijk mee met veranderingen.


• Je hebt een can-do mentaliteit. Je pakt aan, neemt initiatief en werkt graag samen in een ondernemende omgeving.


• Je communiceert makkelijk in Nederlands en Engels. Je voelt je thuis in een internationale organisatie.


• Je voelt je verbonden met onze missie en je hebt affiniteit met het humanitaire werk.


• Je hebt bij voorkeur een afgeronde mbo-opleiding en ervaring in een ondersteunende of administratieve rol.

Wat bieden wij jou?

• Een ondernemende community: je wordt onderdeel van een gedreven en internationaal team van doeners


• Betekenisvolle impact: een sleutelrol waarbij je direct kunt bijdragen aan een menswaardig bestaan voor mensen op de vlucht.


• Een sterke basis: een kantoor in hartje Amsterdam, inclusief lunch en een pensioenregeling bij PFZW


• Ruimte voor ontwikkeling: een persoonlijk ontwikkelbudget en een well-being programma


• Perspectief: we starten met een 6 maanden contract voor 32 uur, met de intentie om langdurig met elkaar samen te werken.

Ben jij klaar om in beweging te komen?
Herken jij jezelf in dit profiel en kun je niet wachten om je mouwen op te stropen voor Movement
On The Ground?