Office & Operations Manager

Cushman & Wakefield; Amsterdam; On-site; EUR 60,000 - 82,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop and iPhone

31 vacation days per year

Bonus scheme

Pension plan

Job summary

Cushman & Wakefield’s Amsterdam office seeks an Office & Operations Manager to own administrative and operational workflows. You will oversee invoices, contracts, onboarding/offboarding, and coordinate with Finance and IT to maintain a professional, organized workspace.

The role leads the Office Support team, manages reception/front-office duties, and ensures Health & Safety, with a move to The Pulse in November. A dynamic, client-focused environment awaits.

Qualifications

• Experience combining administrative processes with operational office management.
• Ability to process invoices and manage contracts; follow deviations through to resolution.
• Strong planning, organization, and ability to maintain overview.
• Proactive identification of bottlenecks and improvements.

Responsibilities

• Admin & Process Management: handle incoming invoices, onboarding/offboarding, access control, KPI checks.
• Operations & Vendor Management: manage contracts, subscriptions, vendor relations, and coordinate external suppliers.
• Team & Governance: oversee Office Support team, manage reception and front-office processes, ensure health & safety and audits.

Skills

Office management

Finance coordination

Vendor management

Data analysis

People leadership

Excel proficiency

Dutch & English communication

Education

HBO level education

Tools

Workday

Excel

Job description

Office & Operations Manager

Job Title Office & Operations Manager Job Description Summary Neem jij graag eigenaarschap over administratieve en operationele stromen, en zorg je ervoor dat alles achter de schermen klopt én blijft draaien? Dan is deze rol iets voor jou. Job Description Voor ons Office Management-team zoeken we een Office & Operations Manager die verantwoordelijk is voor zowel de administratieve keten (o.a. facturatie, contractbeheer, onboarding/offboarding) als de operationele aansturing van het kantoor (o.a. receptie en facilitaire partners). Je bent de verbindende schakel tussen Office Management, Finance en IT en zorgt dat collega’s kunnen vertrouwen op een professioneel georganiseerde werkomgeving.

Wat ga je doen?

Cushman & Wakefield heeft meerdere kantoren in Nederland, waarvan Amsterdam en Utrecht de grootste zijn. Je werkt vanuit ons kantoor in Amsterdam, waar een belangrijk deel van de administratieve en operationele processen samenkomt. Je richt je primair op Amsterdam, maar hebt daarnaast een coördinerende rol voor operationele processen en leveranciersafspraken binnen de overige Nederlandse kantoren. Het Office Management-team bestaat uit de Head of Operations, Office Support en deze rol. Waar Office Support zich vooral richt op de dagelijkse uitvoering van facilitaire en operationele werkzaamheden, ben jij verantwoordelijk voor het bewaken, structureren en verbeteren van de processen en afspraken die daaronder liggen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Administratie & Procesbeheer: Verwerken en bewaken van inkomende facturen, inclusief het uitzoeken en oplossen van afwijkingen (samen met het Financial Service Center en interne stakeholders) Coördineren en bewaken van onboarding en offboarding (systemen en toegangsbeheer), inclusief kwaliteitscontrole en procesoptimalisatie in samenwerking met Office Support Analyseren van werkwijzen, signaleren van knelpunten en initiëren van verbeteringen om processen efficiënter en betrouwbaarder te maken
• Operations & Vendor Management: Beheren van contracten, abonnementen en leveranciersafspraken (afsluiten, evalueren, heronderhandelen, bewaken van looptijden en verplichtingen) Coördineren en aansturen van externe leveranciers (bijv. schoonmaak, catering) en fungeren als eerste aanspreekpunt Ondersteunen bij de coördinatie van de verhuizing naar ons nieuwe kantoor in The Pulse en bijdragen aan een soepele ingebruikname van de nieuwe werkomgeving
• Team & Governance: Aansturen en begeleiden van het Office Support team (2 medewerkers), inclusief de coördinatie van receptie- en frontofficeprocessen, en zorgen voor een effectieve taakverdeling en professionele dienstverlening. Verantwoordelijk voor Health & Safety op de werkvloer, inclusief het borgen van voldoende BHV-bezetting en het aanleveren en coördineren van documentatie voor interne en externe audits (in afstemming met het EMEA-team) Fungeren als centraal aanspreekpunt voor kantoor- en operationele vraagstukken en bewaken van de kwaliteit en continuïteit van processen

Gewenst profiel

• Beschikbaar voor minimaal 36 uur per week
• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol waarin administratieve processen en operationele kantoororganisatie samenkomen
• Ervaring met factuurstromen, contractbeheer; je pakt afwijkingen zelfstandig op en volgt ze door tot oplossing
• Goede basisvaardigheden in Excel en je kunt zelfstandig met data/overzichten werken
• Sterk in plannen, organiseren en het houden van overzicht; je werkt gestructureerd en maakt zaken af
• Proactief: je ziet knelpunten en zet verbeteringen in gang
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels
• Ervaring met het aansturen van medewerkers is een pré
• Ervaring met Workday is een pré

Wat bieden wij jou?

Een moderne werkplek op ons kantoor in Amsterdam, en vanaf november vanaf ons gloednieuwe kantoor in The Pulse, eveneens op de Zuidas. 31 verlofdagen op fulltime basis. Laptop en iPhone. Vakantiegeld en bonusregeling. Pensioenregeling met gunstige voorwaarden.

Waarom Cushman & Wakefield?

Cushman & Wakefield is een internationale speler in commercieel vastgoed. Op ons kantoor in Amsterdam werken dagelijks zo’n 100 collega’s: voornamelijk makelaars en taxateurs, maar ook ondersteunende afdelingen zoals HR, Marketing en Finance hebben hier hun vaste plek. Je start vanuit ons huidige kantoor aan de Zuidas. Per november verhuizen we naar ons gloednieuwe kantoor in The Pulse, eveneens op de Zuidas. Daarmee krijg je de kans om onderdeel te zijn van een belangrijke mijlpaal voor onze organisatie en mee te bouwen aan een moderne werkomgeving voor collega’s en bezoekers. De locatie is praktisch en levendig, met veel voorzieningen in de directe omgeving en Station Zuid op loopafstand. Het is een plek waar veel gebeurt, teams elkaar makkelijk weten te vinden en je onderdeel bent van de dagelijkse dynamiek van het kantoor.

Equal Opportunity Statement

Cushman & Wakefield is an equal opportunity / affirmative action employer. All qualified candidates will receive consideration for employment without regard to ethnicity, gender, gender identity or expression, sexual orientation, age, disability, religion, marital status, or any other legally protected characteristic. Cushman & Wakefield is committed to equity in employment, and our goal is to have a diverse, inclusive and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need any other accessible accommodations during the hiring process, you are invited to bring this to the Talent Acquisition Advisor’s attention once they have made contact.

INCO: "Cushman & Wakefield"

About Cushman & Wakefield Cushman & Wakefield Cushman & Wakefield (NYSE: CWK) is a leading global commercial real estate services firm for occupiers and investors with approximately 53,000 employees in over 350 offices and nearly 60 countries. In 2025, the firm reported revenue of $10.3 billion across its core service lines of services, Leasing, Capital markets, and Valuation and other. Built around the belief that Better never settles, the firm receives numerous industry and business accolades for its award-winning culture. For additional information, visit www.cushmanwakefield.com