Office Manager & Operations Support

EnergySwap; Rotterdam; Hybrid; EUR 28,000 - 39,000; Part time

Job summary

EnergySwap zoekt een gestructureerde Management Assistant voor hybride werk en parttime inzet. Je ondersteunt de CEO als Personal Assistant, beheert office- en HR-administratie en zorgt voor soepele front- en backoffice operaties.

Je beheert klant- en partnercommunicatie, begeleidt onboarding en houdt CRM-werkstroom en sales follow-up strak. Wij bieden ruimte voor initiatief, een informele sfeer en groei in een dynamische energietransitie.

Qualifications

• Enkele jaren ervaring in een veelzijdige en uitvoerende rol.
• Ervaring in een startup/scale-up of energiesector is een plus.
• Goede Nederlandse en Engelse communicatie; Frans is een plus.

Responsibilities

• PA van de CEO: agenda, vergaderingen en ad-hoc prioriteiten.
• Beheer HR-administratie en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Beheer front- en backoffice en operationele ondersteuning voor klanten en partners.

Skills

Office Manager

Sales Support

Operations Support

Junior Operations Specialist

Tools

CRM

Automation tools

Job description

Ben jij een gestructureerde doener die houdt van afwisseling, eigenaarschap neemt en floreert in een dynamische, snelgroeiende omgeving? Bij EnergySwap zoeken we een veelzijdig teamlid voor de rol van Management Assistant & Front- en Backoffice Support.

In deze hybride, uitvoerende rol verdeel je jouw tijd tussen het ondersteunen van onze CEO als Personal Assistant, het beheren en coördineren van de office- en HR-administratie, en het soepel laten draaien van onze front- en backoffice (van de dagelijkse klantondersteuning tot de administratieve opvolging van partner-resellers/)

1. Executive & HR Support (PA voor de CEO)

• Fungeer als de vertrouwde rechterhand (PA) van de CEO: je pakt het agendabeheer op, plant strategische vergaderingen in en regelt ad-hoc prioriteiten. Neem de leiding over de interne HR-administratie: je bent verantwoordelijk voor de begeleiding van medewerkers, het contractbeheer en de ondersteuning bij de onboarding van nieuwe collega's. Behoud het overzicht over office management-taken om dagelijks te zorgen voor een vlotte en prettige werkomgeving.

2. Commerciële & Partner Operations

• Wees het eerste aanspreekpunt voor onze partner-resellers: je zorgt voor hun onboarding, belt hen na over contracten en houdt de partner-pipeline nauwkeurig bij in ons CRM-systeem. Volg warme salesleads en contractondertekeningen op: je monitort de status via onze systemen en gaat actief achter ontbrekende gegevens aan (zoals ontbrekende kWh-standen of prijsverschillen). Plan sales afspraken in en verzorg de operationele opvolging voor het salesteam en hun support (waaronder organisatie seminars/shows). Verbeter de klantflow: knelpunten en terugkerende uitzonderingen leg je vast en geef je terug als input voor procesverbetering.

3. Front- & Backoffice Support (Operations & Administratie)

• Beheer de Customer-ticketwachtrij: je bent het aanspreekpunt voor klanten en helpt hen praktisch op weg met vragen over de onboardingsstatus voor energiedelen en energiedeelgemeenschappen. Verwerking betalingen en administratie: je verwerkt betalingen en zorgt voor de nauwkeurige verwerking van dagelijkse administratieve stromen in de backoffice. Escaleer klantzaken: complexere of uitzonderlijke situaties signaleer je en zet je direct door naar de juiste collega, zoals de Head of Product Operations. Verbeter de klantflow: knelpunten en terugkerende uitzonderingen leg je vast en geef je terug als input voor procesverbetering.

Onder andere:

• Ervaring: Een paar jaar ervaring in een soortgelijke, veelzijdige en uitvoerende rol (bijv. Office Manager, Sales Support, Operations Support of Junior Operations Specialist). Ervaring in een startup/scale-up of de energiesector is een grote plus.
• Communicatie: Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. Frans is een pluspunt. Je voelt je comfortabel in het contact met zakelijke partners en klanten.
• Zelfstandigheid: Je bent een gestructureerde doener. Je werkt zeer nauwkeurig, georganiseerd en kunt uitstekend zelfstandig prioriteiten stellen.
• Tech-driven: Je pikt nieuwe tools snel op. Ervaring met CRM- en automatiseringstools wordt zeer gewaardeerd.
• Beschikbaarheid: Je bent parttime beschikbaar voor ongeveer 16 tot 25 uur per week en werkt bij voorkeur 4 tot 5 dagen per week, gemiddeld 4 tot 5 uur per dag. Dankzij deze vaste dagelijkse aanwezigheid zorg je voor continuïteit in onze operationele processen en ondersteuning van klanten en partners.

Dit is wat je bij ons kunt verwachten Een sleutelrol binnen een snelgroeiende organisatie die bijdraagt aan de energietransitie. Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Een informele werkomgeving met korte lijnen. De mogelijkheid om processen verder te professionaliseren en mee te groeien met EnergySwap.

€2.500 - €3.500 bruto per maand op basis van fulltime, afhankelijk van ervaring.