Office Manager met secretariële support voor de directie

NLV Nederlands Vastgoed; Den Haag; Remote; EUR 37.000 - 49.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

36-urige werkweek (4 dagen op kantoor)

Laptop en telefoon

NS Business Card + thuiswerkvergoeding

Eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Inkomensaanvulverzekering bij arbeids­

Zusammenfassung

NLV (Nederlands Vastgoed) in Den Haag zoekt een Office Manager die de kantoororganisatie en interne processen centraal houdt. Je verzorgt agenda’s, coördineert facilitaire zaken en bent het aanspreekpunt voor bezoekers en stakeholders.

Je ondersteunt een directielid en draagt bij aan een betrokken, professionele werkomgeving. Het team werkt met Microsoft 365 en Copilot; je handen zijn hands-on en je hebt sterke communicatieve vaardigheden.

Qualifikationen

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring in office management of directieondersteuning.
• Ervaring met complex agendabeheer en interne/externe stakeholders vereist.
• Kennis van Microsoft 365 en AI-ondersteunde werkomgeving is een pré.

Aufgaben

• Zorgen voor soepele kantoororganisatie en voorraadbeheer.
• Ontvangen bezoekers, handhaven representatieve kantooromgeving en facilitaire coördinatie.
• Ondersteunen van directielid met agendas, afspraken en opvolging.
• Verwerken van post en e-mail, verspreiden van interne communicatie.
• Organiseren van bedrijfsbrede activiteiten en lunches.

Kenntnisse

Office management

Communicatieve vaardigheden

Gastvrijheid

Organisatievermogen

Samenwerken

Ausbildung

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Copilot

Jobbeschreibung

Als Office Manager bij NLV ben jij de spil van onze kantoororganisatie in Den Haag. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkomgeving soepel, gastvrij en professioneel verloopt: van een representatieve kantooromgeving tot een warm welkom voor bezoekers en goed georganiseerde interne activiteiten. Je bent zichtbaar, benaderbaar en krijgt energie van het verbinden van collega’s. Met een positieve, oplossingsgerichte houding zie je wat er nodig is en pak je dit zelfstandig op. Daarnaast ondersteun je één directielid met brede secretariële en organisatorische ondersteuning, waaronder complex agendabeheer, afspraken met externe stakeholders en praktische organisatorische zaken. Je schakelt gemakkelijk tussen hands-on werkzaamheden op kantoor en discrete ondersteuning op directieniveau. Je zorgt zo voor rust, structuur en een prettige werkomgeving. Wil jij jouw kennis en vaardigheden inzetten om NLV te laten groeien? We maken graag kennis met je.

Jouw uitdaging als Office Manager bij NLV

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het:

• Dagelijks zorgen dat de kantoororganisatie soepel verloopt, inclusief het beheren en bestellen van kantoor- en lunchbenodigdheden en het bewaken van de voorraad;
• Gastvrij ontvangen van bezoekers en actief zorgen voor een representatieve, prettige en goed verzorgde kantooromgeving;
• Coördineren van facilitaire zaken, waaronder het contact met externe onderhoudspartijen en het WTC Den Haag;
• Organiseren en faciliteren van bedrijfsbrede activiteiten, zoals de maandelijkse kennissessies, het jaarlijkse zomer- en kerstevenement;
• Organiseren en verzorgen van de dagelijkse lunch, inclusief het klaarzetten en netjes achterlaten van de lunchruimte;
• Verzorgen van post- en e-mailafhandeling in algemene mailboxen en het verspreiden van interne nieuwsbrieven;
• Ondersteunen van één directielid met complex agendabeheer, het plannen en voorbereiden van afspraken met interne en externe stakeholders en het bewaken van praktische opvolging;
• Slim inzetten van Microsoft 365 en Copilot om agenda-, mailbox- en administratieve processen efficiënter te organiseren en kansen voor verdere automatisering te signaleren;
• Uitvoeren van BHV-taken en taken als preventiemedewerker (NLV verzorgt de certificering).
• Minimaal Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in office management, hospitality, facility management of managementondersteuning;
• Minimaal 3 jaar relevante ervaring in een rol waarin Office Management en management- of directieondersteuning samenkomen;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het professioneel schakelen met directie, collega’s en externe stakeholders;
• Ervaring met facility management en/of BHV is een pré, ervaring als preventiemedewerker en kennis van de RI&E wordt gewaardeerd;
• Je bent een natuurlijke verbinder: zichtbaar, benaderbaar, dienstverlenend en iemand die met positieve energie actief bijdraagt aan een prettige werksfeer;
• Je bent hands-on, ziet werk en vindt het vanzelfsprekend om zowel praktische kantoortaken op te pakken als op directieniveau te ondersteunen;
• Je bent stressbestendig, organisatorisch sterk, discreet en kunt uitstekend prioriteiten stellen
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en schrijfvaardigheden in het Nederlands en werkt vlot met Microsoft 365; affiniteit met Copilot en AI-ondersteund werken is een pré;
• Je bent minimaal 32 uur per week op locatie in Den Haag beschikbaar. Vanwege het karakter van de rol werk je vier dagen per week op kantoor in Den Haag; bij een vierdaagse werkweek ben je hoofdzakelijk op kantoor aanwezig;
• Je voelt je prettig in een professionele organisatie waarin samenwerken, eigenaarschap en een positieve bijdrage aan het team en de organisatie belangrijk zijn.

Wij bieden jou

• Een salaris tussen de €3.300,- en €4.400,- (op basis van een 36-urige werkweek);
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 216 uur aan vakantie (op basis van 36 uur) en de mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen, een eindejaarsuitkering, vakantiegeld, een goede pensioenregeling, een inkomensaanvulverzekering bij arbeidsongeschiktheid, een laptop, mobiele telefoon en een maandelijkse netto internetvergoeding;
• Een NS Business Card (inclusief 1e klas privéreizen) en een thuiswerkvergoeding voor thuiswerkdagen;
• Een moderne en inspirerende werkomgeving in het WTC in Den Haag;
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget en een sportabonnement in het WTC Den Haag, omdat we de gezondheid van onze medewerkers belangrijk vinden;
• Een werkgever waar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en het belang van medewerkers zeer hoog op de agenda staan;
• Ruimte voor verbinding en ontwikkeling. We organiseren regelmatig activiteiten. Elke laatste donderdag van de maand is er bijvoorbeeld een kennissessie met aansluitend een borrel.

Wie zijn wij?

NLV (Nederlands Vastgoed), opgericht in 2023, specialiseert zich in toekomstbestendig en duurzaam vermogensbeheer van direct Nederlands vastgoed voor vooraanstaande Nederlandse pensioenfondsen. De organisatie heeft geen primair winstoogmerk, maar streeft naar verantwoord rendement en heeft aandacht voor mens, milieu en maatschappij. We werken mee aan een zorgeloze toekomst voor de pensioendeelnemers, hebben aandacht voor de behoeften van onze huurders en leveren een positieve bijdrage aan het milieu en de maatschappij. Onze cultuur kenmerkt zich door professionaliteit, betrokkenheid en eigenaarschap, met oog voor elkaar en voor de maatschappelijke impact van ons werk. Met een beheerd vermogen van circa €5,7 miljard is NLV één van de grootste direct vastgoed vermogensbeheerders in Nederland.

Ben jij de energieke en verbindende Office Manager die graag zorgt dat alles op kantoor klopt én een directielid professioneel ontzorgt? Dan maken we graag kennis met je. De procedure bestaat uit twee of drie gesprekken en een Pre-Employment Screening.