Office manager

Trafieq educatie en advies B.V.; Zeist; Remote; EUR 32,000 - 44,000; Part time

Job summary

Trafieq educatie en advies B.V. zoekt een Office Manager voor 28–36 uur per week. Je beheert het kantoor in Zeist, dient als gastvrij visitekaartje en pakt zelfstandig HR- en planningstaken op. Je brengt structuur, overzicht en rust in de dagelijkse werkzaamheden en ondersteunt trainers en cursussen.

Je werkt op kantoor van Zeist en ontvangt bezoekers vriendelijk. Medewerkers en trainers rekenen op jouw proactieve aanpak en vlotte afhandeling van administratieve en facilitaire processen.

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau vereist.
• Sterke organisatietalent en planningsvaardigheden.
• Nauwkeurig en gestructureerd werken, digitaal vaardig.

Responsibilities

• Centraal locatiecontactpersoon voor kantoor Zeist.
• Ondersteunen en samenwerken met Team Support bij dagelijkse werkzaamheden.
• Onboarding van trainers rond HR en opleidingen.
• Ondersteunen Team Planning en inplannen van 90 trainers op cursussen.
• Plannen en organiseren van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten.
• Verantwoordelijk voor kantoor- en voorraadbeheer, inclusief duurzame beleid.
• Beantwoorden van vragen van cursisten via de helpdesk.
• Wekelijkse bereikbaarheidsdienst op zaterdag in overleg.
• Trainers en deelnemers vriendelijk welkom heten en weghuis op locatie.
• Proactief trainingen voorbereiden en ruimtes klaarzetten.

Skills

Organiseren

Plannen

Gastvrijheid

Communicatie

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Krijg jij energie van een levendige werkomgeving waarin jij het aanspreekpunt bent voor collega’s en bezoekers? Werk je nauwkeurig en ben jij een organisatorisch en gastvrij talent dat zorgt dat op kantoor alles op rolletjes loopt? Dan zoeken we jou!

Wij zijn per direct op zoek naar een enthousiaste Office Manager voor 28-36 uur per week. Je beheert het kantoor, bent ons gastvrije visitekaartje en pakt zelfstandig taken op rondom HR en Planning.

Geen dag is hetzelfde! Als Office Manager breng je structuur, overzicht en gezelligheid op ons kantoor in Zeist. Je ontvangt onze bezoekers vriendelijk en voert samen met het team werkzaamheden uit rondom HR en Planning.

Dankzij jouw proactieve en positieve instelling lopen alle administratieve, facilitaire en organisatorische processen soepel: elke dag maak je ons kantoor een beetje beter.

Doordeweeks werk je op kantoor, op zaterdag (frequentie in overleg) ben je overdag telefonisch bereikbaar voor dringende vragen van onze trainers.

Wat je onder andere gaat doen

• Je bent de centrale locatiecontactpersoon voor ons kantoor in Zeist;
• Je ondersteunt en werkt samen met Team Support bij de dagelijkse werkzaamheden;
• Je voert werkzaamheden uit rondom HR en opleidingen, zoals het verzorgen van de onboarding van nieuwe trainers;
• Je ondersteunt Team Planning en springt waar nodig bij om onze 90 trainers in te plannen op cursussen en scholingen;
• Je plant en organiseert vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten;
• Je bent verantwoordelijk voor kantoor- en voorraadbeheer, inclusief het verzorgen van boodschappen en meedenken over ons (duurzame) beleid;
• Je beantwoordt vragen van cursisten in onze helpdesk;
• Je draait bereikbaarheidsdienst op zaterdag (frequentie in overleg) om dringende vragen van trainers snel op te lossen;
• Je geeft trainers en deelnemers een warm welkom en maakt ze wegwijs op onze locatie;
• Je ondersteunt trainers proactief, bijvoorbeeld door het klaarzetten van de trainingsruimtes.

Jouw plek in onze organisatie

Je komt terecht in Team Support op ons kantoor in Zeist, waar je samenwerkt met enthousiaste collega’s.

Trafieq werkt landelijk met zo’n 90 trainers. Ook op kantoor is er volop reuring: trainers en deelnemers komen regelmatig langs voor cursussen, evenementen en scholingen. In deze dynamische omgeving breng jij rust, structuur en verbinding, zodat alles soepel verloopt.

Je krijgt energie van regelen, organiseren en mensen helpen. Je bent proactief en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je communiceert helder met collega’s, sollicitanten, klanten en deelnemers.

Wat we verder van je vragen

• MBO werk- en denkniveau;
• Sterke vaardigheden in organiseren en plannen;
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en bent digitaal vaardig;
• Open, positieve en gastvrije houding;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (minimaal B2-niveau);
• Flexibel inzetbaar, waaronder de telefonische bereikbaarheid op zaterdag (in overleg);
• Bereidheid om een VOG te overleggen.

Iedereen kan het verschil maken. Als mens, als collega en als organisatie. Bij Trafieq geloven we dat de kracht van organisaties zit in de mensen. Daarom helpen we organisaties om mensen in beweging te krijgen, zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen en samen het verschil kunnen maken.

Ons werk richt zich op gezond en veilig gedrag op de weg en op het werk: veilig verkeersgedrag, sociale veiligheid en een veilige en nuchtere werkvloer. Rondom deze thema's kun je bij ons terecht voor advies en beleid, training, voorlichting, analyse en metingen, coaching en begeleiding.

Wat we belangrijk vinden in de samenwerking met onze opdrachtgevers geldt ook binnen Trafieq. Bij ons staat de menselijke maat voorop. Dat zie je terug in hoe we met elkaar werken:

In de sfeer: persoonlijk, informeel, benaderbaar en met zorg naar elkaar.

In de eigen verantwoordelijkheid: proactief en vanuit eigenaarschap. Wat kun jij zelf doen?

In een oordeelvrije houding: divers en nieuwsgierig naar wat achter gedrag zit.

In de maatschappelijke en menselijke impact die we willen maken: voor mensen, de maatschappij en de wereld om ons heen (people, planet, profit).

Ons aanbod

Bij Trafieq zijn humor en collegialiteit net zo belangrijk als professionaliteit. We bieden je een warme, professionele werkomgeving met volop ruimte voor jouw eigen initiatieven en persoonlijke en professionele ontwikkeling.

We bieden je een veelzijdige functie voor minimaal 28 uur per week binnen een hecht en informeel team. Je start met een jaarcontract, met uitzicht op een vaste aanstelling.

Je salaris past bij je rol en jouw ervaring. Ons aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaardenpakket groeit mee met de ontwikkelingen van deze tijd.

Je zult voornamelijk werken op ons kantoor in Zeist, samen met je collega’s van Team Support. De bereikbaarheidsdienst op zaterdag kun je draaien vanuit huis (of elke andere locatie).

Bij Trafieq staat de mens centraal. We geloven dat een team het best werkt wanneer iedereen de ruimte krijgt om zichzelf te zijn en eigen perspectieven, ideeën en ervaringen meebrengt.