Office Manager

Akwa GGZ; Utrecht; Hybrid; EUR 40,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioen via Pensioenfonds Zorg en Wel

Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling

Parkeren op eigen terrein

Job summary

Akwa GGZ zoekt een Office Manager voor 32 uur per week in Utrecht. Je regelt alle kantoorprocessen, ondersteunt collegas en bestuur, beheert agenda’s en verzorgt praktische en secretariële taken. Je onderhoudt contact met leveranciers en zorgt voor een soepele kantoorervaring.

De functie vereist organisatorische skills, zelfstandigheid en een proactieve houding. Werken in een informele sfeer met korte lijnen en ruimte voor eigen initiatief behoort tot de werkomgeving.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in officemanager/secretariële rollen.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden en een professionele werkhouding.
• Ervaring met agenda-beheer en vergaderingen organiseren.
• Handig met gangbare digitale systemen en Office-applicaties.

Responsibilities

• Organisatie en ondersteuning: beheer agenda’s, vergaderingen plannen, locaties boeken, ontvangst van bezoekers en afhandeling van telefoongesprekken.
• Facilair en kantoorbeheer: contact met leveranciers, schoonmaak en onderhoud, zorgen dat kantoor op orde is.
• Bijeenkomsten en activiteiten: ondersteunen bij interne en externe bijeenkomsten en personeelsuitjes.
• Ondersteuning van directie en bestuur: meeplannen vergaderingen MT/Bestuur, HR-administratie en agendabeheer voor de directeur.
• Post en materialen: afhandelen van post en beheer van informatiemateriaal.

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een organisator die graag zorgt dat alles op kantoor soepel loopt? Houd je overzicht, pak je zaken zelfstandig op en vind je het leuk om voor collega’s, bezoekers én externe partijen het eerste aanspreekpunt te zijn? Dan zoeken wij jou als Office Manager bij Akwa GGZ. Je komt terecht in een kleine organisatie met korte lijnen, waar we samenwerken in een informele sfeer en waar ruimte is voor eigen initiatief.

Wat ga je doen?
Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles op en rond ons kantoor goed geregeld is. Je ondersteunt collega’s en het bestuur, houdt overzicht over agenda’s en praktische zaken en zorgt voor een prettige en goed georganiseerde werkomgeving. Je bent een echte regelaar: je ziet wat nodig is, schakelt snel en zorgt dat het gebeurt.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

Organisatie en ondersteuning
Je beheert agenda’s, organiseert interne- en externe vergaderingen en je selecteert en boekt locaties. Je ontvangt bezoekers, handelt inkomende telefoongesprekken af en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende praktische en secretariële zaken. Ook help je nieuwe collega’s op weg met praktische zaken en een inwerkschema.

Facilitair en kantoorbeheer
Je bent verantwoordelijk voor alle faciliteiten van het kantoor en hebt contact met leveranciers en dienstverleners, schoonmaakbedrijf, onderhoudspartijen en de eigenaar van het pand. Kortom je zorgt ervoor dat ons kantoor op orde is en dat collega’s prettig kunnen werken.

Bijeenkomsten en activiteiten
Van een lunch bij een interne bijeenkomst tot een personeelsuitje: jij helpt bij de organisatie en zorgt dat alle zaken goed geregeld zijn.

Ondersteuning van directie en bestuur
Je werkt samen met de bestuurssecretaris bij het plannen en organiseren van vergaderingen van onder andere het MT, bestuur en de Raad van Toezicht én ondersteunt bij bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten. Ook ben je verantwoordelijk voor de HR-administratie en je ondersteunt de directeur bij agendabeheer.

Post en materialen
Je verzorgt de inkomende en uitgaande post en helpt bij het beheren van campagne- en informatiemateriaal, in afstemming met collega’s.

Wat neem jij mee?
Als Office Manager ben je gastvrij, zelfstandig en servicegericht. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en vindt het leuk om veel verschillende dingen tegelijk te regelen. Je ziet wat er nodig is en pakt het op.

Bij voorkeur heb je:

• Minimaal 5 jaar ervaring in een functie als officemanager, managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende rol;
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Goede communicatieve vaardigheden en een professionele, toegankelijke manier van werken;
• Ervaring met agendabeheer en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Handigheid met gangbare digitale systemen en Microsoft Office;
• Een praktische instelling en gevoel voor wat een organisatie en je collega’s nodig hebben;
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands.

Wat bieden wij?
Akwa GGZ is een alliantie van beroeps-, branche-, en patiëntenverenigingen en ondersteunt kwaliteitsverbetering van zorg. Akwa GGZ beheert zorgstandaarden, faciliteert lerende netwerken én creëert spiegelinformatie voor zorgorganisaties op basis van gegevens uit de praktijk.

Akwa GGZ is een organisatie met 30 medewerkers. Er heerst een informele sfeer en we hebben een fijne werkplek in een mooi stukje Utrecht, goed bereikbaar met het openbaar vervoer en de auto. Parkeren kan op eigen terrein.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisindicatie tussen de € 3.600,- en € 4.800,- bruto per maand o.b.v. een 40-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Het betreft een functie voor 32 uur per week;
• Pensioen via Pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Door de aard van de functie is deze op kantoor.