Office Manager

Prodeba; Leiden; On-site; EUR 36,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Opleidingsbudget 1,5% jaarsalaris

Individueel keuzebudget 8,33%

Maandelijks vakantiegeld 8,33%

Leaseauto van de zaak (wagen privé)=可

Laptop en telefoon

Job summary

Prodeba zoekt een Office Manager die verbindend en organisatorisch sterk is, met ervaring in facilitaire dienstverlening en leidinggeven. Je geeft leiding aan een team van circa 10 fte en draagt zorg voor HR-cyclus, kantooruitvoering en gastvrije omgevingen op meerdere locaties.

Je beheert facilitaire inkoop, contracten en facturen, coördineert evenementen en organiseert draaiboeken en budgetten met interne en externe stakeholders. Een proactieve aanpak en duidelijke communicatie zijn essentieel.

Qualifications

• Minimaal HBO-diploma in facilitaire dienstverlening.
• Aantoonbare ervaring in leidinggevende of coördinerende rol.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Je kunt zelfstandig werken en prioriteiten stellen.

Responsibilities

• Leiding geven aan een team van circa 10 fte (receptie, secretariaat en afdelingssecretariaten).
• Begeleiden en ontwikkelen van HR-cyclus en facilitaire processen.
• Coördineren activiteiten, evenementen en inkoop/ leveranciersafspraken.
• Zorgdragen voor een gastvrije en veilige kantooromgeving en naleving ARBO/hygiënerichtlijnen.

Skills

Leidinggevende ervaring

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO-diploma facilitaire dienstverlening

Job description

Ben jij een verbindende en organisatorisch sterke professional met ervaring in facilitaire dienstverlening en leidinggeven? Krijg jij energie van het optimaliseren van werkprocessen, het aansturen van teams en het creëren van een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen als Office Manager?

Als office manager ben jij verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse facilitaire en secretariële ondersteuning binnen de organisatie. Je geeft leiding aan een team van circa 10 fte, bestaande uit receptionisten, secretaresses en afdelingssecretariaten op verschillende locaties en zorgt ervoor dat medewerkers en bezoekers zich welkom voelen in een veilige en goed georganiseerde omgeving.

Je bent verantwoordelijk voor de personele bezetting, begeleiding en ontwikkeling van de teams en draagt zorg voor de volledige HR-cyclus. Daarnaast houd je overzicht over de dagelijkse gang van zaken op de kantoorlocaties en weet je snel te schakelen tussen operationele werkzaamheden, verbeterprocessen en organisatorische vraagstukken.

Jouw takenpakket bestaat ook uit:

Activiteiten & evenementen

• In samenspraak met de directiesecretaresse, het organiseren en coördineren van activiteiten, bijeenkomsten en evenementen;
• Opstellen van draaiboeken, planningen en budgetbewaking;
• Coördineren van de logistieke en organisatorische uitvoering, waaronder afstemming met interne en externe betrokkenen en leveranciers;
• Ondersteunen bij communicatie rondom evenementen;
• Begeleiden van activiteiten en verzorgen van evaluaties achteraf.

Veiligheid & ondersteuning

• Coördineren en ondersteunen van de BHV-organisatie op kantoorlocaties;
• Organiseren van oefeningen en toezien op EHBO-middelen en veiligheidsvoorzieningen;
• Toezien op naleving van ARBO- en hygiënerichtlijnen.

Facilitaire processen & inkoop

• Verantwoordelijk voor facilitaire inkoop, waaronder kantoorartikelen en spel- en testmaterialen;
• Beheren en controleren van facilitaire facturen en contracten;
• Contact onderhouden met leveranciers en monitoren van gemaakte afspraken en dienstverlening.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen de € 3.183,02 en € 4.440,64 bruto o.b.v. 36 uur. Inschaling op basis van kennis en ervaring;
• Een opleidingsbudget van 1,5% van je jaarsalaris dat je kunt inzetten voor jouw persoonlijke ontwikkeling via bijvoorbeeld de Prodeba Academy;
• Je krijgt 8,33% vakantiegeld en ruim 5,5 week vakantie bij een fulltime dienstverband. Dus genoeg ruimte om op te laden en te genieten;
• Een individueel keuzebudget van 8,33% van je jaarsalaris dat je kunt gebruiken voor extra verlofdagen, extra opleidingsbudget of je kunt het laten uitbetalen;
• Een laptop, telefoon en een lease auto van de zaak, waarbij het ook mogelijk is om de leaseauto privé te rijden;
• Uitgebreide onboardingsdag met alle nieuwe collega’s;
• Budget voor een teambuildingsactiviteit met jouw team;
• Traditiegetrouw een kerstfeest waarbij jouw partner mee mag;
• Altijd een verrassing op jouw verjaardag!

Wat vragen wij jou?

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de richting facilitaire dienstverlening, facility management of een vergelijkbare opleiding;
• Je hebt kennis van facilitaire processen, inkoop en bijbehorende administratieve procedures;
• Je hebt aantoonbare ervaring in een leidinggevende of coördinerende rol;
• Je kunt zelfstandig werken en goed prioriteiten stellen;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Je bent nauwkeurig in administratie en factuurverwerking;
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.

Werken bij Prodeba

Bij Prodeba kom je te werken in een krachtige en vooruitstrevende omgeving, waar passie en nabijheid centraal staan in de zorg die we bieden en de omgeving die we creëren. De cultuur is open, direct, innovatief, mensgericht en (positief) kritisch met ruimte voor eigen inbreng en ideeën. Prodeba denkt vooral in mogelijkheden.

Wat heb je nodig?

• HBO-diploma in de richting van facilitaire dienstverlening
• Je hebt aantoonbare ervaring in een leidinggevende of coördinerende rol
• 32-36 uur beschikbaarheid

Wat krijg je?

• Opleidingsbudget
• Individueel keuzebudget
• Maandelijks vakantiegeld

Mara de Ruiter, via 06-49752458.