Directiesecretaresse

Prodeba; Nederland; Hybrid; EUR 36,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop en telefoon

Fietslease regeling

Opleidingsbudget 1,5% jaarsalaris

Keuzebudget 8,33% jaarsalaris

Onboardingdag

Teambuildingsbudget

Kerstfeest (met partners welkom)

Verjaardagsverrassing

Vakantiegeld 8,33% en 5,5 weken verlof

Job summary

Prodeba zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse (m/v) voor 20-24 uur op kantoor in Overijssel. Je bent het centrale aanspreekpunt voor de Raad van Bestuur en directie en vormt het gezicht van de organisatie intern.

Je verzorgt agenda's, notuleren, vergaderingen en notities, beheert correspondentie en bewaakt deadlines. Daarnaast organiseer en coördineer je bijeenkomsten en evenementen, en ondersteun je bij jaarverslag en archivering.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-opleiding.
• Ruime secretariële ervaring.
• Ervaring met Google Workspace.
• Parttime beschikbaarheid van 20-24 uur.
• Woensdag is een verplichte werkdag.
• Communicatief sterk, flexibel en proactief.
• Zelfstandig werken en betrouwbare omgang met informatie.
• Kennis van notuleren en archivering is een pré.

Responsibilities

• Centraal aanspreekpunt voor Raad van Bestuur en directie.
• Agenda's beheren en urgentie afwegen.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.
• Corresponderentie redigeren en rapportages verwerken.
• Beheren van mailadressen en afhandelen van communicatie.
• Onderhouden van interne en externe contacten.
• Zorgdragen voor digitaal archief- en documentatiesysteem.
• Deskresearch en bijdragen aan notities en jaarverslag.
• Coördineren van bijeenkomsten en evenementen incl. logistiek.

Skills

Secretariële ervaring

Communicatief sterk

Flexibel

Proactief

Zelfstandig werken

Betrouwbaar

Education

HBO opleiding afgerond

Tools

Google Workspace

Job description

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van schakelen op hoog niveau? Houd jij graag het overzicht en kun jij goed vooruitdenken? Dan zijn we op zoek naar jou! Als bestuurs- en directiesecretaresse (m/v) vervul jij namelijk een onmisbare rol ter ondersteuning van onze Raad van Bestuur en directie. Daarnaast ben jij intern ook hét gezicht van de organisatie en weten collega’s jou makkelijk te vinden met vragen over bijvoorbeeld evenementen die jij organiseert. Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Dan maken we graag kennis met jou!

Wat ga je doen als bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)?

Als bestuurs- en directiesecretaris/secretaresse ben je het centrale aanspreekpunt en de steunpilaar voor de Raad van Bestuur en directie. Je zorgt voor structuur, continuïteit en een soepele informatie- en besluitvorming. Je bent de enige bestuurs- en directiesecretaris/secretaresse binnen Prodeba, wat betekent dat je zelfstandig werkt. Daarnaast signaleer je wat nodig is en handel je proactief, met oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Hoe je dat doet?

Je bent het eerste aanspreekpunt en tussenpersoon voor de Raad van Bestuur en directie, zowel telefonisch als per e-mail;

Je beheert en bewaakt de agenda’s van de Raad van Bestuur en directie, waarbij je prioriteiten en urgentie zorgvuldig afweegt;

Je richt je op het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het bewaken van actiepunten en deadlines;

Je houdt je bezig met het redigeren en verwerken van correspondentie, verslagen, notities en rapportages;

Je beheert de gezamenlijke bestuurs- en directiesecretariaat mailadressen en handelt de inkomende en uitgaande communicatie af;

Je onderhoudt de in- en externe contacten namens bestuur en directie;

Je draagt zorg voor een zorgvuldig (digitaal) archief- en documentatiesysteem;

Het verrichten van deskresearch en bijdragen aan notities en het jaarverslag;

Je plant, organiseert en coördineert bijeenkomsten en evenementen, inclusief logistiek, afstemming en evaluatie. Hierbij kun je denken aan evenementen zoals ons kerstfeest, strategie bijeenkomsten en kantoorborrels.

Wat bieden wij jou

Een salaris tussen € 3.183,02 en € 4.440,64 bruto o.b.v. 36 uur. Inschaling op basis van kennis en ervaring;

Je krijgt 8,33% vakantiegeld en ruim 5,5 week vakantie bij een fulltime dienstverband. Dus genoeg ruimte om op te laden en te genieten;

Een opleidingsbudget van 1,5% van je jaarsalaris dat je kunt inzetten voor jouw persoonlijke ontwikkeling via bijvoorbeeld de Prodeba Academy;

Een keuzebudget van 8,33% van je jaarsalaris dat je kunt gebruiken voor extra verlofdagen, extra opleidingsbudget of je kunt het laten uitbetalen;

Een laptop en telefoon;

Een mooie regeling voor het leasen van een fiets naar keuze;

Uitgebreide onboardingsdag met alle nieuwe collega’s;

Budget voor een teambuildingsactiviteit met het hele team;

Traditiegetrouw een kerstfeest waarbij partners van harte welkom zijn;

Altijd een verrassing op je verjaardag!

Wat vragen wij jou?

Je hebt een afgeronde HBO opleiding;

Je hebt ruime ervaring in een secretariële functie, bij voorkeur in een soortgelijke functie;

Je hebt ervaring met Google Workspace;

Je bent parttime beschikbaar voor 20-24 uur, werkt op kantoor en bent flexibel t.a.v. vergaderingen van de cliëntenraad die in de avonden plaatsvinden;

De woensdag is een verplichte werkdag en ben je aanwezig op kantoor;

Je bent communicatief sterk, flexibel en proactief;

Je kan goed zelfstandig werken en bent betrouwbaar;

Je werkt nauwkeurig en weet secuur om te gaan met betrouwbare informatie;

Het is een pré als je in het bezit bent van een diploma van de opleiding tot ervaringsdeskundige.

Werken bij Prodeba

Bij Prodeba kom je te werken in een krachtige en vooruitstrevende omgeving, waar passie en nabijheid centraal staan in de zorg die we bieden en de omgeving die we creëren. De cultuur is open, direct, innovatief, mensgericht en (positief) kritisch met ruimte voor eigen inbreng en ideeën. Prodeba denkt vooral in mogelijkheden.

De vacature staat ook intern uit. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat.

We accepteren PDF, DOCX, JPG en PNG bestanden

Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden.

Wat heb je nodig?

Ervaring in een secretariële functie

20-24 uur beschikbaarheid

5,5 week vakantie bij een fulltime dienstverband