Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Werken voor Nederland; Den Helder; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

Werken voor Nederland zoekt een Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) in Den Helder. Je bent medeverantwoordelijk voor controles, dossierstructuur, en ondersteuning van collega’s. Je adviseert de bedrijfsvoering en werkt mee aan DI-beleid en DSP.

Je beheert autorisaties en verzorgt rapportages en overdracht van archieven. Het team werkt aan documentbeheer, informatieprofielen en het beschikbaar stellen van informatie.

Qualifications

• HBO/MBO+ opleiding of daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• Engelse taal op middelbaar niveau vereist.
• Franse taal op basisniveau vereist.
• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht.
• Zelfstandigheid en flexibiliteit.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• ICT-vaardig en bekend met kantoorautomatiseringstoepassingen.
• Kennis van documentbeheer en digitale dossiers.
• Klantadvieservaring als documentaire informatieverzorger gewenst.

Responsibilities

• Uitvoeren van controles en opzetten van de dossierstructuur.
• Ondersteunen van collega’s en adviseren van de bedrijfsvoering.
• Ontwerpen en inrichten van Documentair Informatiebeheer (DI) oplossingen.
• Bijdragen aan DI-beleid defensie breed en aan DSP.
• Beheer van autorisaties en voorbereiden van rapportages.
• Dossiervorming optimaliseren met efficiënte raadpleging en bewaring.

Skills

Engelse taal

Franse taal

Vriendelijke communicatie

Zelfstandigheid

Mondelinge en schriftelijke uitdrukk,

Flexibiliteit

Dienstverlenende instelling

Accuratesse

Discretie

ICT-vaardig

Kantoorautomatisering

Dossiervorming

Procesinrichting digitale dossiers

Klantadvieservaring

Education

HBO/MBO+ opleiding of daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring

Job description

Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Vacature kenmerken

Standplaats Den Helder

Contractduur Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.

Uren per week - 38

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast ongeveer 53 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 27 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Medior medewerker DIB ben je medeverantwoordelijk voor het uitvoeren van controles, het opzetten van de dossierstructuur en de ondersteuning van jouw collega’s. Daarnaast ben jij dé adviseur voor de bedrijfsvoering, onze klant. We zoeken een teamspeler die het initiatief durft te nemen.
Wil jij werken bij een enthousiast, dynamisch en jong team met direct zicht op de marineschepen? En pas jij in een team dat bestaat uit 13 zeer gedreven collega’s waar teamverband hoog in het vaandel staat? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren!

Defensie treedt informatie gestuurd op. Het is daarom van belang dat informatie up to date en snel beschikbaar is. Als Medior Medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) ben je hier medeverantwoordelijk voor.
Je adviseert lijnfunctionarissen en andere gebruikers op het gebied van Documentair Informatiebeheer (DI). Dit doe je door het verzamelen van relevante informatie over de opslag en ontsluiting van documentary informatie en het onderzoeken op welke wijze de inrichting van de DI kan plaatsvinden. Daarnaast formuleer je adviesvoorstellen voor het inrichten van de DI. Ook signaleer je knelpunten bij de uitvoering van de DI-werkzaamheden en adviseer je over mogelijke oplossingen. Verder lever je bijdragen aan het opstellen van informatieprofielen.

Bij een deel van je werkzaamheden ondersteun je de teamleider en de seniormedewerker DIB. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling en implementatie van het DI-beleid defensie breed en aan het Documentair Structuur Plan (DSP).
Je adviseert de senior over het verstrekken van autorisaties en voert het beheer over de autorisaties. Verder bereid je rapportages voor en maak je over te dragen archieven overdracht gereed. Het kan ook voorkomen dat je andere DIB loketten moet ondersteunen.

Je bent verantwoordelijk voor de diepte-ontsluiting en het meta dateren van ingekomen, uitgaande en interne documenten, inbegrepen de documenten van bijzondere aard. Verder bereid je de dossiervorming voor, rekening houdend met efficiënte raadpleging, bewaring en vernietiging.
Binnen het team verzorg je het documentatiebeheer door het toepassen van informatieprofielen. Je stemt papieren documenten met (digitale) documenten en gegevensbestanden af op het netwerk en je geeft sturing aan de behandeling van documenten (WFM).

Ten behoeve van de informatieverstrekking aan gebruikers verzorg je (soms buiten reguliere kantoortijden) mede de loketfunctie door het beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Je levert managementinformatie uit de DI-systemen en adviseert bij het zelfstandig raadplegen van informatie. Je verstrekt en verwerkt informatie uit Hoog Gerubriceerde Informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. humanitaire missies).

• HBO/MBO+ opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 of overeenkomstige/relevante DIOR-modulen en SOD 2. Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau.
• Kennis van de Franse taal op basisniveau.

• Met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• In het gebruik van kantoorautomatiseringstoepassingen.
• Met het verwerken van documenten in (digitale) dossiers.
• In het gebruik van processen en het implementeren van de (digitale) dossiers in deze processen.
• Het adviseren van klant: hiervoor moet je een of meer functies als documentaire informatieverzorger hebben vervuld.

• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht.
• Zelfstandigheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Flexibiliteit.
• Dienstverlenende instelling.
• Accuratesse.
• Discretie.
• ICT-vaardig.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Bij indiensttreding kan je ervoor kiezen om je arbeidsduur te verlengen naar 40 uur, of te verkorten naar 36 uur per week, waarbij 4 keer 9 uur in de week werken mogelijk is.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien