Medior Documentatie Specialist

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Medior Documentatie Specialist die technische documentatie beheert en levert in CMS-omgevingen. Je werkt met QuILS en Apart, zet data om naar duidelijke documentatie en onderhoudt bestaande documenten.

De rol vereist HBO-opleiding, ervaring met XML en ERP-systemen (SAP), en goede Engels- en Duits-communicatie.

Qualifications

• HBO-opleiding op het gebied van IT, informatiemanagement of techniek.
• Aantoonbare ervaring met technische documentatie in een CMS.
• Kennis van XML en ERP-systemen (bij voorkeur SAP).
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Engels en/of Duits.

Responsibilities

• Beoordelen van door leveranciers geleverde data en documentatie.
• Het verrijken van data en omzetting naar gebruiksklare documentatie.
• Onderhouden van documentatie met CMS en SAP-omgevingen zoals QuILS/Apart.
• Projectondersteuning op het gebied van materieel-technische documentatie.
• Opstellen van eisenprogramma's voor materieeldata en documentatie.

Skills

Engels/Duits

Stakeholder communicatie

XML-kennis

Education

HBO-opleiding IT/informatiemanagement/techniek

Tools

QuILS

Apart

SAP

Job description

Contractduur Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling

Uren per week - 38

Maandsalaris €3.762,00 - €5.411,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Vakgebied Techniek / productie

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als Medior Documentatiespecialist bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Naast het werken met software of Content Management System (CMS) heb je veel contact met uiteenlopende stakeholders zowel binnen als buiten Defensie. Denk hierbij aan de afdeling projecten van COMMIT, JIVC, CLAS en met de verschillende leveranciers van ons materieel.

Je zal binnen je functie de volgende taken uitvoeren:

• Beoordelen van door leveranciers geleverde data en documentatie;
• Het verrijken van data en het omzetten naar gebruiksklare documentatie;
• Het werken met QuILS en Apart software en SAP;
• Het onderhouden van bestaande documentatie door middel van het doorvoeren van updates;
• Projectondersteuning op het deelgebied materieel-technische documentatie;
• Het mede opstellen van een programma van eisen ten aanzien van materieel-technische data en documentatie die leveranciers aanleveren;
• Het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders;
• Het bezoeken van congressen gericht op de S-serie standaarden;
• Het volgen van cursussen gericht op de S-seriestandaarden;
• Het met enige regelmaat bezoeken van leveranciers in binnen- en buitenland;
• Afgeronde HBO opleiding op het gebied van IT, informatiemanagement, of techniek.;
• Aantoonbare ervaring op het gebied van het maken van technische documentatie in een Content Management Systeem.;
• Aantoonbare kennis en ervaring van XML
• Of een vergelijkbare combinatie van kennis en ervaring, te toetsen in een assessment;
• Kennis van ERP-systemen (bij voorkeur SAP). Zo nodig kan hiervoor intern-Defensie een opleidingstraject worden gevolgd.
• Kennis van de (Europese) regelgeving, normen, voorschriften en wettelijke kaders gerelateerd aan het vakgebied;
• Ervaring binnen het militair materieel-logistieke domein is een pré;
• Bekendheid met de Nederlandse defensieorganisatie is een pré;
• Voorkeur gaat uit naar ervaring met resultaatgerichte bedrijfsvoering;
• Voorkeur gaat uit naar ervaring met werken in project-/systeemteams;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Engels en/of Duits.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Maandsalaris €3.762,00 - €5.411,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog.
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

- De vacature kan eerder gesloten worden indien een geschikte kandidaat is gevonden. Het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde voorrang geniet.
- Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
- Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Als Medior Documentatie Specialist ga je aan de slag in het kenniscluster van het bureau Integrated Logistics Support (ILS), van de afdeling Grondgebonden Wapensystemen (GWS) onderdeel van het Commando Materieel & IT (COMMIT). Binnen een team van 5 mensen ben je mede verantwoordelijk voor het opleveren en beheren van Interactieve Elektronische Technische Documentatie (IETD), waarmee onze grondgebonden wapensystemen worden gebruikt en onderhouden. Om IETD op te leveren en te beheren werkt Defensie volgens de zogenaamde S-series standaarden (SX000i, S1000D en S2000M). Kort samengevat ontvangen wij informatie en data van onze leveranciers, die wij met specialistische software omzetten naar de gewenste documentatie-formats, ten behoeve van de eindgebruiker “in het veld”.

Materieel-technische documentatie is een onderdeel van het vakgebied Integrated Logistics Support (ILS). ILS is van groot belang voor wapensystemen. Het doel van ILS is om de vereiste beschikbaarheid van een systeem te garanderen bij een vooraf bepaald gebruikersprofiel tegen de laagst mogelijke kosten. Gedurende de gehele levenscyclus van een (wapen)systeem loopt het ILS-proces parallel aan het productontwikkelingsproces. ILS genereert data en plannen voor logistieke ondersteuning, optimaliseert systeemonderhoud, inzet van bedrijfsmiddelen en personeel, en beheerst de levensduurkosten van systemen. Denk hierbij aan het in kaart brengen, analyseren en optimaliseren van ILS gegevens. Hierbij worden de belanghebbenden, zoals gebruikers, technici, wapensysteemmanagers en leveranciers nauw betrokken. Je werkt samen met diverse professionals, zoals ILS-ers, technici, normstellers aan grondgebonden systemen, zoals tanks, pantservoertuigen, vrachtauto’s of wapens.

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

www.defensie.nl/organisatie/commit

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Erik van Trigt
[e-mail]
0647822419